Jednostki mikro: definicja, kryteria i uproszczenia

Jednostki mikro odgrywają kluczową rolę w gospodarce. Te niewielkie, ale dynamiczne firmy, dzięki swojej elastyczności, stanowią fundament lokalnych gospodarek. Zrozumienie, jakie korzyści i uproszczenia oferuje im polskie prawo, jest kluczowe, by mogły skutecznie funkcjonować i rozwijać się w nieustannie zmieniającym się otoczeniu biznesowym.

Jednostki mikro to małe przedsiębiorstwa, które dzięki swojemu specjalnemu statusowi mają możliwość korzystania z licznych uproszczeń w codziennych obowiązkach prawnych, podatkowych lub sprawozdawczości finansowej. Artykuł omawia, jakie to kryteria oraz jakie konkretne korzyści przynosi posiadanie statusu jednostki mikro.

Mikroprzedsiębiorca, mały podatnik oraz jednostka mikro - definicje

W ustawodawstwie wyróżniamy kilka definicji, które wzajemnie się przeplatają, uzupełniają lub sobie towarzyszą. Z naszego punktu widzenia najważniejszymi jednak przepisami regulującymi mikro jest ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (dalej PP), ustawa z 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej CIT lub uPDoP) oraz ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej UoR).

I. Mikroprzedsiębiorca w prawie przedsiębiorców

Definicja mikroprzedsiębiorcy w prawie przedsiębiorców znajduje się w art. 7 ust. 1 pkt. 1 tej ustawy, jest ona również w obrocie najczęściej przywoływana. Mikroprzedsiębiorcą jest przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

a) Średniorocznie zatrudniał mniej niż 10 pracowników.

b) Osiągnął obrót netto lub sumę aktywów bilansu na koniec jedngo z tych lat o równowartości nieprzekraczającej 2 milionów euro.

Jakie profity daje status mikroprzedsiębiorcy?

Status mikroprzedsiębiorcy w Polsce wiąże się z licznymi uproszczeniami i ulgami, które mają na celu wspieranie rozwoju najmniejszych firm oraz ułatwienie im funkcjonowania na rynku. Tutaj można wymienić różne pomoce de minimis jak też uprzywilejowane traktowanie w zakrsie nowych obowiązków podatkowych. Przykładem takiej ulgi jest odroczenie wprowadzenia obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które dla mikroprzedsiębiorców zostało określone jako obowiązkowe od 1 kwietnia 2026 roku. Daje to dodatkowy czas na dostosowanie systemów i procesów do nowych wymogów, co jest istotnym ułatwieniem dla najmniejszych firm.

II. Mały podatnik w ustawach podatkowych

1) Mały podatnik w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT)

Zgodnie z art. 4a pkt. 10 ustawy o CIT, mały podatnik to przedsiębiorca, którego wartość przychodu ze sprzedaży wraz z należnym podatkiem od towarów i usług (VAT) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości 2 000 000 euro. Przeliczenia tej kwoty dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego. Mały podatnik to wiele korzyści.

a) Preferencyjna stawka CIT

9% CIT - zgodnie z art. 19 ust. 1 pkt 2, tutaj zastosowanie może odnaleźć preferencyjna obniżona stawka 9%. Taka stawka dostępna jest wyłącznie dla małych podatników oraz podatników rozpoczynających działalność, niniejsza stawka nie obowiązuje przychodów z zysków kapitałowych, które zawsze będą opodatkowane 19% stawką podatkową niezależnie od statusu podatnika.

Taka preferencyjna stawka nie może jednak zostać zastosowana przez przedsiębiorców, których wspólnicy wnieśli na poczet kapitału nowo utworzonego podmiotu uprzednio prowadzone przez siebie przedsiębiorstwo albo składniki majątku tego przedsiębiorstwa o wartości przekraczającej łącznie równowartość w złotych kwoty co najmniej 10 000 euro.

b) Jednorazowa amortyzacja

Mały podatnik ma również przywilej dodatkowej specjalnej jednorazowej amortyzacji, o której mowa w art. 16k ust. 7 i 14 uPDOP. Chodzi o amortyzację w ramach limitu 50 000 euro, która to możliwość dostępna jesy wyłącznie dla małych podatników oraz podatników rozpoczynających działalność gospodarczą. Takiego jednorazowego odpisu można dokonać od wartości początkowej środków trwałych zaliczanych do grupy 3-8 Klasyfikacji Środków Trwałych (zatem w odróżnieniu do limitu 100 000 zł zawiera się również grupa 7) z wyłączeniem samochodów osobowych. Co jest istotne limit ten dotyczy łącznej wartości wszystkich środków trwałych korzystających z tego udogodnienia, nie natomiast tylko jednego z nich.

c) Kwartalne rozliczenia zaliczek CIT

Rozliczenie kwartalne zaliczek na podatek dochodowy to również kolejne uproszczenie. Zgodnie z art. 25 ust. 1b ustawy o CIT, nowo zarejestrowani oraz mali podatnicy mogą opłacać zaliczki na podatek dochodowy kwartalnie.

2) Mały podatnik w ustawie o podatku od towarów i usług (VAT)

a) Kwartalne deklaracje VAT:

Zgodnie z art. 99 ust. 3a ustawy o VAT mali podatnicy mogą wybrać składanie kwartalnych deklaracji VAT (dokładnie JPK_V7K) jednak uprzednio muszą być czynnymi podatnikami VAT przez okres najmniej 12 miesięcy. Rozliczenie kwartalne podatku od towarów i usług to często wybierana opcja.

b) Metoda kasowa w VAT

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o VAT, mały podatnik ma możliwość wyboru rozliczania VAT metodą kasową, co oznacza, że obowiązek podatkowy w przypadku sprzedaży powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty od nabywcy. Jest to bardzo rzadko wybierana forma rozliczeniowa, niemniej może ona być korzystna przy ryzykownych działalnościach.

III. Jednostka mikro w ustawie o rachunkowości

W polskim prawie jednostki mikro są precyzyjnie określone w ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Dokument ten reguluje zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sprawozdawczości finansowej, dostosowując je do specyfiki mniejszych firm.

1) Kto może być jednostką mikro?

Nie każda firma może uzyskać status jednostki mikro. Aby było to możliwe, muszą zostać spełnione określone kryteria dotyczące przychodów oraz zatrudnienia. Spółki handlowe, zarówno osobowe, jak i kapitałowe, mogą być uznane za jednostki mikro, jeśli ich przychody netto mieszczą się w wyznaczonych granicach, a zatrudnienie nie przekracza ustalonych limitów. Podobnie, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz spółki cywilne osób fizycznych mogą kwalifikować się jako jednostki mikro, pod warunkiem spełnienia tych samych wymogów.

2) Definicja jednostki mikro w ustawie o rachunkowości

Definicję jednostki mikro w Ustawie o rachunkowości, odnajdujemy w art. 3 ustępach 1a oraz 1b. Jednostkami mikro mogą być:

1) Spółki handlowe (osobowe i kapitałowe), inne osoby prawne, a także oddziały przedsiębiorców zagranicznych, które w roku obrotowym, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

a) 1 500 000 zł – suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego.

Pierwszym istotnym kryterium dla jednostek mikro jest suma aktywów bilansu, która nie może przekraczać 1,5 miliona złotych na koniec roku obrotowego. Suma aktywów bilansu odzwierciedla całkowitą wartość majątku firmy, co jest istotne dla oceny jej stabilności finansowej.

b) 3 000 000 zł – przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy.

Drugim kryterium dla jednostek mikro jest poziom przychodów netto, który musi mieścić się w przedziale do 3 milionów złotych. Przychody netto to wskaźnik, który pokazuje, jak dobrze firma radzi sobie z generowaniem sprzedaży.

c) 10 osób – średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty.

Ostatnim z kluczowych kryteriów dla jednostek mikro jest średnioroczne zatrudnienie, które nie może przekraczać 10 osób. Średnioroczne zatrudnienie to wskaźnik, który pokazuje skalę zattrudnienia w działalności firmy. Wskaźnik dotyczy stosunku pracy, nie dotyczy on natomiast umów zlecenia.

2) Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które:

a) Dobrowolnie zdecydowały się prowadzić księgi rachunkowe, mimo że nie są do tego zobowiązane przepisami,

b) Nie przekroczyły co najmniej dwóch z wyżej wymienionych trzech wielkości.

3) Jednostki nieprowadzące działalności gospodarczej, takie jak fundacje i stowarzyszenia, pod warunkiem spełnienia kryteriów wielkościowych.

IV. Uproszczenia w rachunkowości dla jednostek mikro

Jednostki mikro, zgodnie z ustawą, muszą prowadzić księgi rachunkowe w sposób rzetelny i przejrzysty, aby ich sprawozdania finansowe były wiarygodne. Uproszczenia w przepisach pomagają im spełnić te wymogi, dzięki czemu, mikro lub małe firmy mogą skupić się na tym, na czym na prawdę powinny - czyli działalności.

W polskim systemie rachunkowości uproszczenia dla jednostek mikro odgrywają kluczową rolę, ponieważ umożliwiają sprawniejsze wykonanie obowiązków księgowych. Przyjrzyjmy się, jakie konkretne ułatwienia są dostępne dla tych przedsiębiorstw.

1) Uproszczone sprawozdanie finansowe

Załącznik nr 4 do ustawy o rachunkowości zawiera wzór uproszczonego sprawozdania finansowego, które jednostki mikro mogą sporządzać. Dokument ten jest idealnie dopasowany do specyfiki mikro firm, co sprawia, że ich sytuacja finansowa jest przedstawiona w znacznie łatwiejszy sposób. Zamiast tracić czas na skomplikowane procedury, mogą skupić się na strategicznych aspektach swojej działalności, co wspiera ich stabilny rozwój.

a) Uproszczony bilans

Jednostki mikro mają możliwość sporządzania uproszczonego bilansu, którego wzór znajduje się w załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości. Jest on dostosowany do specyfiki mikro firm i ułatwia wypełnienie obowiązków sprawozdawczych. Taki bilans zawiera wyłącznie najważniejsze informacje dotyczące aktywów i pasywów be żadnych szczegółów.

b) Uproszczony rachunek zysków i strat

Kolejnym uproszczeniem jest możliwość sporządzania uproszczonego rachunku zysków i strat. Dzięki temu raportowanie wyników finansowych staje się mniej skomplikowane, co w rezultacie znacznie ułatwia prowadzenie księgowości. To rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla mikro przedsiębiorstw, które często działają na ograniczonych zasobach i potrzebują prostych narzędzi do zarządzania księgowością.

c) Informacje uzupełniające do bilansu zamiast sporządzania informacji dodatkowej

Kolejnym uproszczeniem jest możliwość wprowadzenia informacji uzupełniająćej do bilansu zamiast informacji dodatkowej. Dzięki temu uproszczeniu jednostka nie musi tworzyć następnego złożonego dokumentu oszczędzając przy tym czas.

2) Rezygnacja z zasady ostrożności

Zasada ostrożności to takie „myślenie na zapas”, które chroni firmę przed zbyt optymistycznym spojrzeniem na jej finanse. Mikroprzedsiębiorcy mogą jednak z niej zrezygnować, korzystając z uproszczeń, o ile nie wpłynie to na rzetelność sprawozdania finansowego. Dzięki temu ich księgowość jest prostsza i tańsza w prowadzeniu.

Jednostki mikro mogą zrezygnować z zasady ostrożności przy wycenie aktywów i pasywów. To uproszczenie pozwala na bardziej elastyczne podejście do rozliczenia i oszczędza dodatkowej żmudnej pracy faktycznej przedsiębiorcy i następnie księgowej. Rezygnacja z tej zasady to jedno z wielu ułatwień przewidzianych w ustawie o rachunkowości, które mają na celu wspieranie mikro firm w prowadzeniu działalności.

3) Brak wymogu wyceny według wartości godziwej

a) Na czym polega wycena w wartości godziwej?

Wyobraź sobie, że masz coś wartościowego, na przykład fajny rower. Kiedy chcesz wiedzieć, ile ten rower jest wart, możesz zapytać: „Ile ktoś byłby skłonny mi za niego zapłacić teraz, gdybym go chciał sprzedać?”. To właśnie jest wartość godziwa – czyli najbardziej realistyczna cena, jaką można uzyskać za coś na rynku.

W rachunkowości wycena w wartości godziwej polega na tym samym – firma sprawdza, ile coś jest warte w danym momencie, patrząc na to, ile ktoś by za to zapłacił lub ile musiałaby zapłacić, żeby to kupić. Nie opiera się na tym, ile coś kosztowało w przeszłości (na przykład ile zapłacili za rower, kiedy go kupili), tylko na aktualnej wartości na rynku.

Zgodnie z art. 28a UoR jednostka mikro nie wycenia aktywów i pasywów według wartości godziwej i skorygowanej ceny nabycia. To uproszczenie pozwala zatem uniknąć skomplikowanych i czasochłonnych procedur, co jest szczególnie istotne dla mikro firm, które mogą skupić się po prostu na kluczowych aspektach swojej działalności, sprowadza się to trochę do tego, że w systemie wprowadza się fakturę - i tyle. To oznacza, że jednostka mikro nie musi przechodzić przez skomplikowane i czasochłonne procedury wyceny.

b) Oszczędność czasu i kosztów

Wycenianie w wartości godziwej w szczególności w stosunku do pojazdów, maszyn, urządzeń lub nieruchomości wymaga dostępu do rzetelnych danych rynkowych, najczęściej współpracy z ekspertami (np. biegłymi rzeczoznawcami). Mikroprzedsiębiorcy są zwolnieni z tych obowiązków, po prostu tego robić nie trzeba.

c) Prostsza księgowość - mniej formalności

Dla jednostek mikro wystarczy, że prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z zasadą kosztu historycznego, co jest dużo łatwiejsze i wymaga zdecydowanie mniejszego nakładu pracy i czasu.

d) Minimalizacja ryzyka błędów

Ustalanie wartości godziwej jest skomplikowane i podatne na subiektywne oceny. Korzystanie z wartości historycznych jest po prostu prostsze i mniej ryzykowne.

4) Amortyzacja podatkowa

Jednostki mikro mogą stosować amortyzację podatkową, która jest najłatwiejszą formą amortyzacji. Taki sposób rozliczenia upraszcza proces księgowy przez stosowanie przepisów podatkowych zamiast ustawy o rachunkowości. To rozwiązanie pozwala na bardziej efektywne zarządzanie kosztami podatkowymi, co jest szczególnie ważne dla małych firm, które muszą optymalizować swoje koszty operacyjne.

5) Rezygnacja z biernych rozliczeń międzyokresowych

Jednostki mikro mają możliwość rezygnacji z tworzenia biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących przyszłych świadczeń na rzecz pracowników. To uproszczenie pozwala na zmniejszenie złożoności księgowej, co jest korzystne dla małych firm, które często muszą radzić sobie z ograniczonymi zasobami kadrowymi i finansowymi.

Rezygnacja z biernych rozliczeń międzyokresowych daje większą elastyczność. Dzięki temu mogą skupić się na działalności, zamiast na skomplikowanych procedurach księgowych.

6) Rezygnacja z tworzenia rezerw na zobowiązania

Jednostki mikro mogą również zrezygnować z tworzenia rezerw na zobowiązania, co upraszcza proces księgowy.

7) Brak rachunku przepływów pieniężnych

Często pojawia się pytanie, czy jednostki mikro muszą sporządzać rachunek przepływów pieniężnych. Dobra wiadomość: nie muszą! To jedno z wielu uproszczeń, które mają na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla małych firm.

8) Brak sprawozdania z działalności

Dla jednostek mikro nie ma również obowiązku sporządzania rachunku przepływów pieniężnych. To uproszczenie znacząco redukuje obciążenia administracyjne, co jest istotne dla małych przedsiębiorstw, które muszą skupić się na kluczowych aspektach swojej działalności.

V. Korzyści wynikające z uproszczeń dla jednostek mikro oraz statusu mikroprzedsiębiorcy

1) Co daje status jednostki mikro lub mikroprzedsiębiorcy?

Wprowadzenie uproszczeń w rachunkowości dla jednostek mikro niesie ze sobą wiele korzyści, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność prowadzenia działalności. Dzięki tym zmianom, mniejsze firmy mogą skoncentrować się na kluczowych aspektach swojej pracy, zamiast tracić cenny czas na zawiłe kwestie księgowe. To istotna zmiana, która wpływa na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw.

2) Obniżenie kosztów prowadzenia ksiąg rachunkowych

Jedną z najważniejszych zalet uproszczeń w rachunkowości dla jednostek mikro jest zmniejszenie kosztów prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz znaczne ułatwienie procesów rozliczeniowych. Prostsze procedury pozwalają firmom znacząco ograniczyć wydatki na obsługę księgową, co ma szczególne znaczenie dla mikro oraz małych przedsiębiorstw, które często operują na mniejszych budżetach. Dzięki temu mogą lepiej zarządzać swoimi finansami, co w efekcie zwiększa ich konkurencyjność na rynku. To realna oszczędność, która przekłada się na większą stabilność finansową.

3) Realne zmniejszenie obciążeń administracyjnych

Uproszczenia w rachunkowości dla jednostek mikro przyczyniają się również do zmniejszenia obciążeń administracyjnych. Mniej formalności i uproszczone procedury pozwalają przedsiębiorcom skupić się na rozwoju firmy oraz wdrażaniu nowych pomysłów, zamiast tracić czas na skomplikowane procesy administracyjne. Ograniczenie biurokracji jest kluczowe dla małych firm, które muszą szybko reagować na zmieniające się warunki rynkowe i elastycznie dostosowywać się do nowych wyzwań. W dzisiejszym dynamicznym świecie to nieoceniona zaleta, która pozwala na szybsze podejmowanie decyzji i lepsze wykorzystanie zasobów.

4) Możliwość samodzielnej księgowości spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy mogą samodzielnie prowadzić rozliczenia swojej mikro sp. z o.o. lub prostej spółki akcyjnej. Odpowiedź? To zależy. Wszystko sprowadza się do tego, czy masz odrobinę czasu, chęci oraz czy posiadasz dostęp do odpowiednich narzędzi. Te wszystkie uproszczenia i ułatwienia powodują, że pełna księgowość online jest dostępna dla każdego, jeżeli ktoś chce taką księgowość poprowadzić.