Jakie są koszty związane z prowadzeniem spółki z o.o.?

Zakładając spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.), warto dokładnie rozważyć, jakie stałe koszty towarzyszą jej prowadzeniu, a najczęściej takimi kosztami będą:

a) bieżące koszty księgowe,

b) rozliczenia podatkowe,

c) wydatki związane z rejestracją i ewentualnymi zmianami w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

W porównaniu do jednoosobowej działalności gospodarczej, w ogólnym rozrachunku sp. z o.o. prezentuje się znacznie korzystniej pod względem obciążeń dla mikro oraz małych przedsiębiorców. Niemniej o ile mogą odpaść obciążenia ZUSowskie to prowadzeniu spółki z o.o. będą czasem towarzyszyły opłaty o charakterze administracyjnym, a które będą związane z opłatami sądowymi (jak za rejestrację spółki czy też dokonane zmian podlegających wpisowi w Krajowym Rejestrze Sądowym).

W zależności od skali działalności i formy rozliczenia księgowego, miesięczne koszty mogą również się względem siebie różnić. Dlatego, zanim zdecydujesz się na założenie spółki z o.o., warto dokładnie oszacować potencjalne stałe wydatki, aby uniknąć niespodzianek.

I. Koszty założenia spółki z o.o.

Zakładanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.) wiąże się z kilkoma wydatkami, które warto uwzględnić planując budżet. Na początek, pod lupę weźmiemy opłaty rejestracyjne. 

a) Jeśli zdecydujesz się na rejestrację online przez system S24 to opłata sądowa wyniesienie 350 zł plus 39 groszy prowizji operatora płatności.

b) Jeżeli natomiast skorzystamy z tradycyjnej formy rejestracji umowy spółki zawartej w formie aktu notarialnego, to opłata sądowa wyniesie nas już 600 zł. Dodatkowo dojdą opłaty notarialne (najczęściej od 500 do 1000 złotych) lub wynagrodzenie profesjonalnego pełnomocnika (Radcę Prawnego albo Adwokata) przygotowującego umowę spółki.

Oprócz kosztów związanych z rejestracją, należy pamiętać o kapitale zakładowym, który musi zostać pokryty przez wspólników, a wynoszącym najmniej 5000 zł. Kapitał zakładowy można wnieść w formie pieniężnej lub niepieniężnej, ale już tylko przed notariuszem jako tzw. aport (najczęściej nieruchomości, maszyny czy inne wartościowe aktywa). Kapitał zakładowy są to środki lub aktywa przede wszystkim mające na celu umożliwienie rozpoczęcia prowadzenia działalności przez spółkę. Kapitał zakładowy w formie pieniężnej domyślnie jest pokrywany w gotówce i może (ale nie musi) zostać wpłacony na rachunek bankowy zarejestrowany przez spółkę.

Nie można też zapomnieć o podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC), który wynosi 0,5% wartości kapitału zakładowego i jest płatny przy rejestracji spółki (dla 5000 zł najczęściej 23 zł). To dodatkowy wydatek, który należy również ująć w wyliczeniach.

Podsumowując, koszty założenia spółki z o.o. obejmują:

1) Opłaty rejestracyjne (350,39 zł online albo 600 zł tradycyjnie oraz opłaty notarialne).

2) Minimalny kapitał zakładowy (w formie pieniężnej lub niepieniężnej) w wysokości 5000 zł, który staje się majątkiem spółki.

3) Podatek PCC w wysokości 0,5% wartości kapitału zakładowego (dla 5000 zł najczęściej 23 zł).

II. Koszty prowadzenia spółki z o.o.

Decydując się na prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, musimy również wyróżnić, jakie koszty o charakterze powtarzalnym będą się z nią wiązały. Będziemy mówić tutaj o wydatkach takich jak:

a) opłaty księgowe,

b) podatki,

c) ewentualne składki ZUS.

W zależności od skali działalności oraz rodzaju obsługi księgowej, w przypadku mikro jednostek miesięczne koszty mogą wynosić od 100 zł do nawet 1000 zł. To spory rozstrzał, który zależy od wielu czynników.

1) Koszty księgowości – biuro rachunkowe czy samodzielne prowadzenie?

Spółka z o.o. jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości, co w przypadku prowadzenia rozliczenia przez biuro rachunkowe może wiązać się z wyższymi kosztami w porównaniu do księgowości PKPiR stosowanej w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). Jedną z charakterystycznych różnic między PKPiR a pełną księgowością jest wymóg rejestrowania operacji finansowych (niemniej w przypadku jdg też należy to w pewnym stopniu robić ze względu na instytucje ulgi na złe długi, VATu kasowego czy wchodzącego w życie w 2025r. PITu kasowego), co wymusza dokładności oraz poświęcenia czasu. 

Dlatego na rynku istnieją trzy warianty na które decydują się przedsiębiorcy:

a) zatrudnienie księgowych, co najczęściej ma miejsce przy jednostkach średnich lub dużych,

b) korzystanie z usług biura rachunkowego, co najczęściej ma miejsce przy jednostkach mikro lub małych,

c) samodzielne prowadzenie księgowości spółki, które występuje przy jednostkach mikro.

2) Pełna księgowość – czy to naprawdę takie trudne?

Jedną z kluczowych decyzji, przed którą staje właściciel spółki z o.o., na początku biznesu jest wybór między:

a) korzystaniem z usług biura rachunkowego a

b) samodzielnym prowadzeniem księgowości.

Wszystko tutaj tak na prawdę rozbija się o rozmiar działalności oraz przebieg jej rozwoju. W przypadku gdy wiemy, że firma od początku będzie podmiotem prężnie działającym z setką faktur miesięcznie to warto jest w takim wypadku powierzyć prowadzenie rozliczenia biuru rachunkowemu od samego początku lub po prostu zatrudnić księgową. Wybierając biuro należy zrobić rozeznanie i wybrać cieszące się dobrymi opiniami oraz będące blisko nas, zatrudniając księgową proces jest już bardziej skomplikowany i najlepiej jest zdać się tutaj na rekomendacje od środowiska podatkowego.

Jeżeli natomiast spodziewamy się, że firma będzie stopniowo rozwijała się i prognozujemy, że tych faktur będzie odpowiednio mniej jak, kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt (przyjmijmy do czterdziestu), to warto jest w takim wypadku zająć się księgowością samodzielnie. Obecnie taki podmiot działający w Polsce, podlegający pod polskie przepisy podatkowe podobnie jak PKPiR w jednoosobowej działalności gospodarczej, każdy może z powodzeniem i prawidłowo rozliczyć samodzielnie. Warto jest tutaj również zwrócić uwagę, że ustawa o rachunkowości wskazuje, że to kierownik jednostki jest odpowiedzialny za księgi rachunkowe na pierwszym miejscu, a dopiero następnie ten obowiązek może scedować na podmiot świadczący takie usługi.

Koszty obsługi księgowej w zależności od wariantu czy księgowość samodzielnie poprowadzimy czy powierzymy biuru rachunkowemu w przypadku takiej jednostki mikro mogą wynosić od 100 zł do 1200 zł netto miesięcznie, a uzależnione jest to od wielkości firmy i zakresu usług oferowanych przez biuro rachunkowe. Samodzielne prowadzenie księgowości jest zatem ciekawą opcją, ale wymaga nakładu naszego, a nie czyjegoś czasu.

3) Składki ZUS – czy można ich uniknąć?

Jednym z możliwych istotnych kosztów związanych z prowadzeniem działalności przez przedsiębiorcę są składki ZUS. Istnieje jednak sposób, by ich uniknąć, czy właściwie pod nie nie podlegać (sformułowania unikać kojarzą się w sposób pejoratywny). Taki stan rzeczy jest uzależniony od odpowiedniego zaplanowania struktury udziałów w spółce, a dokładnie zadbania o to, aby w spółce było przynajmniej dwóch wspólników. Dzięki temu można znacząco obniżyć koszty, a zwłaszcza na początku działalności, dla firm które dopiero startują i szukają sposobów na optymalizację wydatków jest to szczególnie korzystne. Więcej piszemy w materiale Jak uniknąć problemów z ZUS w spółce z o.o.

4) Podatek CIT – preferencyjne stawki dla małych podatników i nowych spółek

Spółka z o.o. podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych zwanym CIT, którego stawka wynosi:

a) 9% dla małych podatników (do 2 mln euro, a w roku 2024 do kwoty 8 687 000 zł netto, po osiągnięciu której traci się ten uprzywilejowany status) albo

b) 19% dla pozostałych podatników.

Nowe i małe spółki mogą skorzystać z preferencyjnej stawki 9%, co stanowi istotną ulgę w początkowej fazie działalności. Takie rozwiązanie może pomóc w lepszym zarządzaniu budżetem i reinwestowaniu zysków w rozwój firmy. 

Oczywiście od tej zasady istnieją wyjątki, które dyskwalifikują status małego podatnika, takimi typowymi okolicznościami są przykładowo: 

- powstanie spółki w wyniku przekształcenia jednostki w sensie prawnym (zatem nie przez rejestrację nowego podmiotu) lub 

- wniesienia do podmiotu uprzednio prowadzonego przedsiębiorstwa o wartości przekraczającej 10 000 euro.

5) Podatek PIT od dywidendy – podwójne opodatkowanie zysków a współpraca ze spółką

Dywidenda wydaje się najprostszym sposobem na wypłatę zysku ze spółki z o.o. Jednakże, jej pozorna prostota kryje w sobie problematykę związaną z podwójnym opodatkowaniem (które wbrew pozorom nie jest takie negatywne przy małych spółkach z uwagi na wyłączenie jej z obciążenia ZUS). 

Podwójne opodatkowanie wynika z traktowania spółki z o.o. jako odrębnego podmiotu prawnego. Oznacza to, że zyski są opodatkowane najpierw na poziomie spółki, a następnie na poziomie wspólników. Podwójne opodatkowanie polega zatem na tym, że najpierw spółka płaci podatek 9% CIT od swojego dochodu, a następnie wspólnicy muszą zapłacić podatek 19% PIT od otrzymanej dywidendy (zatem wypłaconego zysku, który wypracowała spółka z prowadzonej działalności). W efekcie, mimo swojej prostoty, dywidenda może być mniej korzystna finansowo i nie jest ona optymalna podatkowo (efektywnie opodatkowana 26,29%). Dywidenda nie jest jednak oZUSowana i nie wpada w drugi próg podatkowy 32% (powyżej dochodów 120 000 zł).

W przypadku prowadzenia spółki istotne jest ułożenie z nią współpracy. Naturalnym jest pobieranie wynagrodzenia za świadczone usługi lub prace, w związku z czym członkowie zarządu lub wspólnicy w zależności od wykonywanych czynności mogą otrzymywać wypłaty wynikające z różnych tytułów prawnych. Za wykonywane czynności na rzecz spółki, spółka winna wypłacać wynagrodzenie, a takie wynagrodzenie zgodnie z art. 15 pkt. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych stanowić będzie koszt, tj. "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.". Fakt wypłaty oraz rozliczenia wynagrodzenia powoduje zatem likwidację zagadnienia podwójnego opodatkowania.

6) Koszty przygotowania sprawozdania finansowego i jego złożenia w RDF

Każda spółka z o.o. jest zobowiązana do składania rocznego sprawozdania finansowego, co w przypadku prowadzenia rozliczenia przez biuro rachunkowe może być powiązane z dodatkowym kosztem w żargonie zwanym "trzynastką". W przypadku prowadzenia natomiast samodzielnej księgowości spółki - taki koszt nie wystąpi.

Obecnie z uwagi na praktycznie w pełni cyfrowy proces składania sprawozdań finansowych w RDF (Repozytorium Dokumentów Finansowych) ich składanie do KRS pozostaje nieodpłatne (kiedyś proces był dodatkowo płatny).

III. Dodatkowe koszty związane z prowadzeniem spółki z o.o.

Gdy prowadzisz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, oprócz typowych kosztów operacyjnych, mogą pojawić się także inne, mniej oczywiste wydatki najczęściej mające charakter epizodyczny. Te dodatkowe koszty mogą wynikać z różnych okoliczności, najczęściej jednak takich jak zmiany w umowie spółki oraz ich zgłoszenia w KRS.

1) Opłaty za zmiany w KRS

Każda zmiana wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), na przykład powstała w wyniku zmiany adresu, kodów PKD (nie zawsze jednak zmiana kodów PKD jest związana ze zmianą umowy spółki) czy innych danych spółki wynikających ze zmiany umowy spółki, wiąże się z opłatą sądową. Taka opłata sądowa najczęściej będzie oscylowała w wysokości 350 zł. To wydatek, który warto mieć na uwadze.

2) Koszty zmiany umowy spółki z o.o.

Zmiana umowy spółki z o.o. to proces, który będzie wymagał działań w systemie S24, albo proces który wymaga aktu notarialnego oraz zgłoszenia do KRS przez system Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Opłata za zmianę wpisu w KRS to tylko jeden z elementów tych wydatków. Warto pamiętać, że każda modyfikacja umowy spółki zawartej w formie aktu notarialnego, niezależnie od jej zakresu, może generować koszty notarialne lub koszty profesjonalnego pełnomocnika. Dlatego decyzje o zmianach powinny być dobrze przemyślane i uzasadnione.

IV. Porównanie kosztów prowadzenia spółki z o.o. i JDG

Jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) czy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.)? Planujesz rozpocząć działalność gospodarczą i zastanawiasz się, co wybrać?

Obie formy mają swoje plusy i minusy, które wpływają na koszty prowadzenia firmy. JDG to najprostsza opcja, ale pamiętaj, że w tym przypadku odpowiadasz za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem i podlegasz pod rozliczenie ZUS. Z kolei spółka z o.o. oferuje ochronę w postaci ograniczonej odpowiedzialności, choć może wiązać się z wyższymi kosztami operacyjnymi, najczęściej gdy jest niewłaściwie zaplanowana (przykładowo jednoosobowa).

Co jednak istotne, wybór formy prawnej nie powinien opierać się wyłącznie na kosztach. Warto wziąć pod uwagę specyfikę działalności oraz poziom ryzyka, który jest związany z prowadzoną działalnością.

1) Różnice w kosztach księgowości prowadzonej przez biuro rachunkowe

Spółka z o.o. często korzysta z usług biura rachunkowego, co oczywiście generuje dodatkowe wydatki. Usługi księgowe dla takiej mikro sp. z o.o. lub małej spółki z o.o. zazwyczaj kosztują od 800 zł do nawet 1200 zł miesięcznie, a cena uzależniona jest od skali działalności i zakresu usług oferowanych przez biuro oraz regionu Polski. Wybór dobrego (ze szczególnym naciskiem na dobrego) biura rachunkowego będzie właściwym rozwiązaniem jeżeli podmiot będzie zajmował się działalnością produkcyjną, deweloperską, inwestycyjną lub o charakterze transgranicznym lub będzie miał bardzo wiele dokumentów (powiedzmy więcej niż 60 w ujęciu miesięcznym). 

Porównanie kosztów księgowości sp. z o.o. a JDG o podobnej wielkości przykładowo do 40 dokumentów w miesiącu będzie wyglądało mniej więcej:

a) JDG: Koszt księgowości od 350 zł do 600 zł miesięcznie.

b) Spółka z o.o.: Koszt księgowości od 800 zł do 1200 zł miesięcznie.

2) Różnice w kosztach księgowości prowadzonej samodzielnie

W przypadku prostych typowo usługowych lub handlowych działalności (powiedzmy do około 40 dokumentów w ujęciu miesięczny) można rozważyć samodzielne prowadzenie księgowości. Porównanie kosztów oprogramowania księgowego dla sp. z o.o. a JDG o podobnej wielkości do 40 dokumentów w miesiącu będzie wyglądało mniej więcej:

a) JDG: Koszt oprogramowania księgowego od 40 zł do 100 zł miesięcznie.

b) Spółka z o.o.: Koszt oprogramowania księgowego od 80 zł do 150 zł miesięcznie.

3) Różnice w kosztach ZUS

W przypadku prostych typowo usługowych lub handlowych działalności (powiedzmy do około 40 dokumentów w ujęciu miesięczny) można rozważyć samodzielne prowadzenie księgowości. Porównanie kosztów oprogramowania księgowego dla sp. z o.o. a JDG o podobnej wielkości do 40 dokumentów w miesiącu będzie wyglądało mniej więcej:

a) JDG: Koszt ZUS od 1867,09 zł miesięcznie do nieograniczonej wysokości,

b) Spółka z o.o.: Koszt ZUS od 0 zł miesięcznie do nieograniczonej wysokości.

Ta nieograniczona wysokość jest spowodowana składką zdrowotną uzależnioną od formy opodatkowania jednoosobowej działalności gospodarczej, a łączne koszty ZUS w praktyce zawsze będą wyższe. Warto wskazać, że wyliczenie dla JDG zostało obniżone o fakultatywne ubezpieczenie chorobowe w wysokości 115,01 zł, w przypadku uwzględnienia ubezpieczenia wypadkowego łączna wartość wynosiłaby co najmniej 1982,10 zł.

Nieograniczona wysokość w przypadku spółki z o.o. będzie najczęściej spowodowana 9% składką zdrowotną lub składkami społecznymi, które mogą być obligatoryjne w przypadku umowy zlecenia. Tutaj najczęściej będziemy mieli kilka stosunków występujących symultanicznie jak wynagrodzenie z tytułu aktu powołania (9% składka zdrowotna), umowa zlecenia (9% składka zdrowotna oraz składki społeczne), najem (brak ZUS) lub dywidenda (brak ZUS).

4) Odpowiedzialność wspólników i koszty związane z ryzykiem

Jedną z kluczowych różnic między JDG a spółką z o.o. jest kwestia odpowiedzialności. W JDG przedsiębiorca odpowiada bezwarunkowo całym swoim majątkiem osobistym za zobowiązania firmy, co wiąże się z dużym ryzykiem finansowym. 

W spółce z o.o. odpowiedzialność jest ograniczona w stosunku do wspólników, co znacząco redukuje ryzyko osobistej odpowiedzialności. W spółce należy jednak pamiętać o ewentualnej odpowiedzialności członków zarządu, która może powstać przy ich bierności w trudnej sytuacji majątkowej spółki oraz bezczynności w stosunku do zgłoszenia upadłości.

a) JDG: Odpowiedzialność całym majątkiem bez względu na sytuację,

b) Spółka z o.o.: Odpowiedzialność ograniczona do majątku spółki.

V. Koszty likwidacji spółki z o.o.

Decyzja o likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (spółki z o.o.) wiąże się z różnorodnymi kosztami, które mogą się znacznie różnić w zależności od specyfiki danej firmy. Na wysokość tych wydatków będą wpływały takie czynniki jak:

a) złożoność struktury organizacyjnej,

b) liczba aktywów do rozliczenia,

c) ewentualna konieczność przeprowadzenia dodatkowych procedur prawnych.

1) Procedura likwidacji i związane opłaty

Proces likwidacji spółki z o.o. wymaga przestrzegania określonych procedur i czasu co wiąże się z dodatkowymi kosztami, a przede wszystkim opłat sądowych. W przypadku likwidacji spółki z o.o. takie rozliczenie postępowania likwidacyjnego zawsze należy powierzyć księgowemu, który jest zaznajomiony ze specyfiką takiego rozliczenia.

Kluczowe etapy postępowania likwidacyjnego:

a) Podjęcie uchwały przez zgromadzenie wspólników, której przedmiotem jest zakończenie działalności przez podmiot, czyli rozpoczęcie likwidacji,

b) Sporządzenie bilansu otwarcia likwidacji,

c) Zgłoszenie rozpoczęcia likwidacji do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),

d) Po przeprowadzeniu likwidacji ogłoszenie likwidacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Każdy z tych etapów wymaga działania oraz będzie związany z dodatkowymi kosztami.

2) Koszty związane z zakończeniem jednoosobowej działalności gospodarczej

W przypadku zakończenia prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej zgłoszenia dokonuje się przede wszystkim w CEIDG co co do zasady nie jest związane z dodatkowymi opłatami.