Kontrahenta w systemie można dodać wybierając w lewym menu w sekcji "Kontrahenci" opcję "Dodaj Kontrahenta" lub po prawej stronie odpowiedni kafelek.
Dalej powinien ukazać się widok panelu kontrahentów.
Wygląd strony podzielony został na kilka sekcji i tak też tutaj możemy wyróżnić sekcję obowiązkową oraz sekcje nieobowiązkowe:
I. Sekcja obligatoryjna
a) Dane kontrahenta - tutaj będą znajdowały się dane dotyczące wprowadzanego podmiotu.
II. Sekcje opcjonalne
b) Dane odbiorcy - sekcja wykorzystywana najczęściej przy transakcjach z jednostkami samorządu terytorialnego, w przypadku konieczności jej użycia pomocny może okazać się materiał https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000132082-dane-szczeg%C3%B3%C5%82owe-kontrahenta-dodatkowy-odbiorca-p%C5%82atnik-na-fakturze
c) Dane adresowe
d) Dane do faktur - w tej sekcji możemy uzupełnić dane, które będą używane przy wystawianiu faktury dla konkretnego kontrahenta. W takim wypadku, po wyborze kontrahenta z listy dane automatycznie zostaną podsunięte, jest to opcja najczęściej wykorzytywana jeżeli nasze przedsiębiorstwo ma kilka dedykowanych rachunków bankowych dla danego typu operacji/transakcji.
e) Dane kontaktowe
1) Jakich kontrahentów możemy wyróżnić?
Kontrahentów można podzielić na trzy typy:
a) przedsiębiorców,
b) jednostki z sektora publicznego oraz
W tych przypadkach dane kontrahenta w systemie najlepiej jest uzupełniać automatycznie korzystając z integracji systemu z GUS-em. W przypadku transakcji z przedsiębiorcą lub jednostką z sektora publicznego najczęściej będziemy korzystać z GUS.
W przypadku jednostki z sektora publicznego może pojawić się potrzeba wskazania odbiorcy lub płatnika, w takim wypadku najlepiej jest postępować zgodnie z:
https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000132082-dane-szczeg%C3%B3%C5%82owe-kontrahenta-dodatkowy-odbiorca-p%C5%82atnik-na-fakturze
c) osoby fizyczne (konsumentów).
W przypadku transakcji z osobą fizyczną, gdy jest wystawiana faktura bez NIP w niniejszym polu należy uzupełnić słowo "brak". W przypadku takiej transakcji wszystkie dane kontrahenta należy uzupełnić manualnie, tutaj pomocny może okazać się materiał:
https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000129691-jak-wystawi%C4%87-faktur%C4%99-bez-nip-np-dla-osoby-fizycznej-
2) Jak wyszukać kontrahenta po NIP?
Pobrać dane kontrahenta można wybierając przycisk “SZUKAJ W GUS”, tutaj będziemy w stanie odnaleźć kontrahenta po numerze NIP. System Fakturomanii korzysta z integracji z bazą GUS-u, po wpisaniu NIPu należy kliknąć przycisk "SZUKAJ".
Następnie wszystkich kontrahentów – bez względu na to czy zostali dodani ręcznie, czy też poprzez wyszukiwarkę GUS-u, można zapisać w systemie, aby następnym razem nie wpisywać danych na nowo. W tym celu, po uzupełnieniu danych o kontrahencie, należy kliknąć przycisk “Zapisz”.
3) Jak dodać kontrahenta bez NIP?
Obecnie w aplikacji pole "NIP" jest obowiązkowe i nie ma możliwości jego pominięcia. Niniejszy obowiązek wynika z wymogów dokumentacyjnych struktur logicznych (np. JPK_V7), tutaj wytyczne Ministerstwa wskazują, że w przypadku wystawienia Faktury VAT dla konsumenta, w polu NIP należy uzupełnić słowo "brak". Tożsamą regułę stosuje się do innych dokumentów wprowadzanych z danymi konsumenckimi (np: dokumentów kosztowych).
Przykładowo uzupełnione dane:
W miejscu nazwy(1) należy wpisać imię i nazwisko(w przypadku osoby fizycznej), następnie uzupełnić nazwę z numerem ulicy(2), kod pocztowy(3) oraz nazwę miasta(4).
Dla osób fizycznych lub firm, które nie posiadają NIP, należy pole uzupełnić słowem "BRAK"(5).
Jeżeli nie jest to pierwszy kontrahent będący osobą fizyczną - zatem bez NIP, pojawi się komunikat systemowy, w takim wypadku należy wybrać "Zapisz nowego".
