Korzystanie przez spółkę z cudzych składników majątkowych musi mieć swoją podstawę prawną, a w praktyce najczęściej będzie przyjmowało ono postać najmu lub użyczenia. W przypadku najmu prywatnego majątku okoliczność stosowania warunków oraz cen rynkowych jest konieczna. Transakcje te należy traktować jak zawierane z każdym innym kontrahentem, zatem zgodnie z zasadą ekonomiczności i racjonalności.
Niniejszy materiał został przygotowany z perspektywy ruchomości, w przypadku najmu nieruchomości (przykładowo lokalu) szczegółowe informacje przygotowaliśmy dla Państwa w dedykowanym dla najmu lokalu materiale również w formie Q&A "Najem lokalu dla spółki z o.o.".
Najem ruchomości lub rzeczy przez spółkę z o.o. - Q&A
1) Czy można udostępniać spółce prywatny majątek oraz co może być przedmiotem najmu?
Odpowiedź na pierwsze pytanie jest jak najbardziej twierdząca, spółka może korzystać z majątku prywatnego osób fizycznych, w tym członków zarządu lub wspólników. Należy jednak pamiętać, że takie korzystanie powinno mieć swoją podstawę prawną. Biorąc zatem pod uwagę przepisy dotyczące najmu (art. 659 k.c. oraz dalsze) to katalog rzeczy dla wynajmu pozostaje otwarty (z zachowaniem dyspozycji art. 45 k.c. mówiącym, że rzeczami są przedmioty materialne). Tak też jeżeli mowa jest:
a) o aucie - można je wynająć,
b) o lokalu - można go wynająć,
c) o narzędziach - można je wynająć.
d) o maszynie - można ją wynająć,
itd.
Podmiot bowiem prowadząc działalność musi posiadać zaplecze techniczne pozwalające na wykonywanie tej działalności. Środki techniczne mogą przybierać różną postać, może być tutaj mowa o aucie, specjalistycznym sprzęcie, o narzędziach remontowo-konserwacyjnych czy to agregacie do malowania lub koparce, katalog rzeczy z uwagi na różnorodność działalności jest w zasadzie otwarty.
2) Jakie są dodatkowe wymogi przy umowie z członkiem zarządu?
Brak jest ograniczenia w zakresie możliwości najmu od wspólnika czy udziałowców, ale w przypadku członka zarządu spółki prawo nakłada jeden dodatkowy obowiązek tj. uzyskania specjalnej zgody wspólników i powołania osoby, która podpisze umowę w imieniu spółki w trybie art. 210 k.s.h. (chodzi o generalny zakaz podpisywania umów samych z sobą).
W niniejszym przepisie odnajdujemy, że "w umowie między spółką, a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników". Takim pełnomocnikiem może być inny wspólnik lub członek zarządu (chociaż tutaj jest to dyskusyjne na poziomie akademickim) czy osoba zupełnie niezwiązana ze spółką.
W związku z powyższym, formalnoprawnie jak też faktycznie, jak najbardziej można wynająć spółce rzeczy czy przedmioty jeżeli jesteśmy wspólnikiem lub członkiem zarządu.
3) Czy otrzymany czynsz przez osobę fizyczną należy rozliczyć przed Urzędem Skarbowym?
W przypadku jakiegokolwiek najmu rzeczy należy pamiętać, że środki otrzymane ze spółki należy opodatkować, a w przypadku najmu prywatnego (czyli nie najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej) można to zrobić na zasadach ryczałtowych, obowiązek opodatkowania leży po stronie Wynajmującego (zatem osoby fizycznej). Płatność czynszu dokonana przez spółkę jeżeli najem służy prowadzonej działalności, to co do zasady będzie stanowić koszt uzyskania przychodu. Ważnym jest, aby czynsz był określany w stawkach rynkowych - zatem nie wyższy, ani nie niższy oraz transakcja nie miała charakteru fikcyjnego.
Ważnym jest, aby udostępnianie majątku prywatnego było odpłatne. Takie rozwiązanie pozwoli na uniknięcie bardzo wielu niedogodności związanych z rozpoznaniem przysporzenia majątkowego spółki za ewentualne nieodpłatne udostępnienie jej takiego majątku i związanym z tym odpowiednim opodatkowaniem.
4) Jak ustalić czynsz za najem rzeczy?
Kwota za wynajem winna odpowiadać cenie rynkowej, może ona przybierać schemat rozliczenia miesięcznego, kwartalnego, półrocznego lub rocznego (ale w takim wypadku najlepiej "z góry" lub do ostatniego dnia roku). Rozliczenie może być zatem z góry określone, za cały miesiąc, ale może być również ustalane dziennie.
5) O czym muszę pamiętać jako wynajmujący w zakresie deklaracji podatkowej? Jakie są moje obowiązki?
Jeżeli lokal lub rzecz została wynajęta w ramach tzw. najmu prywatnego (czyli nie najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej), w takim wypadku należy pamiętać o odprowadzaniu zaliczek na podatek dochodowy.
Tutaj w przypadku najmu prywatnego od 1 stycznia 2023 r. możemy wyróżnić w tym zakresie już tylko jeden sposób rozliczenia tj.
- Rozliczenie na zasadach najmu ryczałtowego (stawka 8,5% oraz 12,5% od nadwyżki przychodów ponad 100 tys. zł).
Więcej informacji dotyczących najmu ryczałtowego można odnaleźć w odpowiedzi Ministra Finansów na interpelację poselską o numerze 21574, znajdującą się na stronie Ministerstwa pod adresem http://orka2.sejm.gov.pl/INT9.nsf/klucz/ATTBZTJ42/%24FILE/i21574-o1.pdf
W odpowiedzi na interpelację odnajdujemy, że opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (najmu prywatnego) mogą wybrać m.in. podatnicy osiągający przychody z tytułu umowy najmu.
6) Czy najem podlega pod podatek VAT?
Polski system podatkowy wyróżnia kilka rodzajów podatku, które są związane z usługami (a tym jest najem), w przypadku najmu rzeczy mamy:
- podatek dochodowy (z którego rozlicza się otrzymujący czynsz najemny) lub
- podatek od towarów i usług (czyli VAT).
O ile zagadnienia związane z podatkiem dochodowym są dosyć klarowne, o tyle w kontekście podatku VAT umowa najmu zawarta z osobą fizyczną nieprowadzącą działalność gospodarczą może budzić wątpliwości.
Tutaj jednak należy uspokoić, w pierwszej kolejności taka umowa korzysta ze zwolnienia, a dopiero w pewnych przypadkach może zostać "oVATowana", w skutek czego osoba wynajmująca (np: wspólnik) będzie musiała wystawić Fakturę VAT.
W przypadku najmu każda osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w pierwszej kolejności korzysta z preferencji, tzw. zwolnienia podmiotowego (obrotowego), tutaj zgodnie z art. 113. ust. 1. ustawy o VAT "Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł." Istotnym jednak jest, że kwotę ustala się proporcjonalnie względem okresu.
Sytuacja opodatkowania podatkiem VAT może mieć zatem miejsce, jeżeli osoba wynajmująca:
a) jest czynnym podatnikiem VAT (najczęściej jeżeli prowadzi działalność gospodarczą i złożyła wcześniej rejestrujący formularz VAT-R w Urzędzie Skarbowym),
b) przekroczy roczny proporcjonalny limit zwolnienia obrotowego w sprzedaży (dotyczący między innymi najmu), w takim wypadku wspólnik będzie musiał zarejestrować się przed tą przekraczającą transakcją jako czynny podatnik VAT składając do Urzędu Skarbowego formularz VAT-R.
W rezultacie osoba będzie musiała co miesiąc składać pliki JPK i wystawiać Faktury dla najmu, tutaj jednak co jest istotne, taki wspólnik nie będzie jednak rejestrował jednoosobowej działalności gospodarczej, co oznacza, że będzie VATowcem, ale nieprowadzącym działalności gospodarczej.
7) Czy dokonać zgłoszenie formy opodatkowania ryczałtowego i jak rozliczyć się przed Urzędem Skarbowym?
Obecnie od roku 2023 formą opodatkowania najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, w związku z czym nie składa się już dodatkowego oświadczenia o wyborze formy opodatkowania.
W tym przedmiocie możemy polecić ten materiał Ministerstwa Finansów, który może okazać się pomocny.
a) Wpłaty zaliczek
Wpłaty zaliczek na podatek dochodowy, powinny być dokonywane na indywidualny rachunek podatkowy osoby fizycznej (IRP), tzw. mikrorachunek podatkowy, (w przypadku najmu ryczałtowego z oznaczeniem kodu PPE) do 20 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu płatności czynszu. Wykonując przelew bankowy należy również wybrać opcję przelewu podatkowego, nie będzie to przelew standardowy.
Zaliczkę na podatek co do zasady ustala się w wyniku przemnożenia wartości otrzymanych środków przez stawkę podatkową i tak w przypadku najmu ryczałtowego dla wysokości czynszu 1000 zł będzie to działanie 1000 x 8,5% = 85 zł.
UWAGA! Tutaj należy również uważać na zaokrąglenia!
Zgodnie z art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej "Podstawy opodatkowania, kwoty podatków, odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych [...]"
Zasady zaokrągleń wynikają zatem wprost z ordynacji podatkowej, w związku z czym każdy podatnik musi je stosować.
W związku z powyższym, płatność PITu na rachunek Urzędu Skarbowego będziemy dodawać z zachowaniem dwóch dalej wskazanych sposobów uwzględniania zaokrągleń.
- gdy zaokrąglenia znajdują się w przedziale od 0 do 49 groszy - wpłacamy 100 zł zamiast 100,49 zł.
- gdy zaokrąglenia znajdują się w przedziale od 50 do 99 groszy - wpłacamy 101 zł zamiast 100,50 zł.
b) Termin zeznania rocznego
Zeznanie roczne należy złożyć w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Tutaj oczywiście jeżeli 30 kwietnia przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, ostatnim dniem na złożenie zeznania jest pierwszy dzień roboczy następujący po dniu lub dniach wolnych.
c) Jak w praktyce najłatwiej złożyć zeznanie roczne PIT-28?
Najłatwiej jest się posłużyć bezpłatną aplikacją online Ministerstwa Finansów "e-Urząd Skarbowy", w której po zalogowaniu w systemie będzie można przejść do kreatora niniejszego zeznania. Po zalogowaniu w "e-Urzędzie Skarbowym" należy udać się do "Twój e-PIT".
Następnie w "Twój e-PIT" odnaleźć "Złóż PIT-28", która to funkcja przeniesie nas do kreatora, w którym musimy uzupełnić wysokość przychodów jak też wpłacone zaliczki.
