Jak wystawić fakturę korygującą fakturę sprzedaży? Korekta sprzedaż

Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii sprzedażową fakturę korygującą, zagadnienie poświęcone korekcie faktury kosztowej zostało opisane w pokrewnym wpisie "Jak dodać korygującą fakturę kosztową? Korekta koszt".

Obowiązek wystawienia faktury korygującej może powstać w przypadku wystąpienia konkretnych przesłanek, a zostały one dokładnie wymienione przez ustawodawcę w art. 106j. ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Niniejszy artykuł dla przejrzystości zostanie podzielony na dwie części:

I. Część teoretyczną - poruszający zagadnienie kiedy należy wystawić fakturę korygującą oraz kiedy ją ująć w rozliczeniu, a kiedy można zastosować notę korygującą,

II. Część praktyczną - jak w systemie taki dokument wystawić.

I. Część teoretyczna - kiedy należy wystawić fakturę korygującą oraz kiedy ją ująć w rozliczeniu, a kiedy można zastosować notę korygującą?

1) Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?

Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 106j. ust. 1 ustawy o VAT w roku 2023 fakturę korygującą należy wystawić gdy:

1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,

2) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, 

3) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, 

4) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Z punktu widzenia przepisów faktura korygująca jest praktycznie zawsze prawidłowym rozwiązaniem dla poprawienia pomyłek lub ewidencji zmian podstaw opodatkowania. W obrocie gospodarczym, używa się takiej faktury korygującej jednak tylko do poprawienia danych wartościowych. 

Na podstawie powyższego katalogu można zatem wyróżnić dwa warianty:

a) wpływające na wysokość podatku tj. gdy podstawa opodatkowania uległa podwyższeniu lub uległa obniżeniu,

b) gdy po prostu w fakturze jest jakiś inny błąd, jednak nie wpływający na wysokość podatku.

a) Faktury korygujące podwyższające (in plus) lub obniżające (in minus) podstawę opodatkowania

Przyczyn zmiany podstawy opodatkowania może być wiele, z tego względu ustawodawca zdecydował się zredagować w "szeroki" sposób ten katalog. Wsród najczęściej występujących należy wymienić:

- udzielenie rabatu, opustu i obniżki na sprzedawany towar lub usługę,

- podwyższenie ceny towaru lub usługi,

- dokonanie zwrotu towaru i opakowań (chodzi tutaj o zwrot definitywny, nie natomiast następujący w ramach wymiany tożsamych gatunkowo towarów z wadliwych na wolne od wad np: "w trybie reklamacyjnym"),

- dokonanie zwrotu całości lub części zapłaty.

b) Faktury korygujące niezmieniające kwot

Chociaż jak wskazano wcześniej fakturę korygującą można wystawić jeżeli w pierwotnym dokumencie stwierdzono jakąkolwiek pomyłkę w jej pozycji (nie chodzi tutaj również tylko o pozycję sprzedawanego towaru lub usługi, ale o każdą inną), to z uwagi na historyczne brzmienie przepisów w obrocie gospodarczym przyjęło się, że faktury korygujące wystawia się jeżeli zmianie ulega podstawa opodatkowania, w przypadku innych danych stosuje się notę korygującą wystawianą przez nabywcę, o której w pkt. 3). 

W literaturze wskazuje się również, że "należy uznać, że nie każdy najdrobniejszy błąd (pomyłka) dostrzeżony na fakturze wymaga wystawienia faktury korygującej. Jeśli na fakturze występują wprawdzie pomyłki, lecz są one oczywistymi pomyłkami pisarskimi, zaś ich charakter jest taki, że nie wywołuje wątpliwości co do faktycznej treści faktury, nie wydaje się, aby istniała konieczność bezwględnego ich poprawienia fakturami korygującymi. Byłby to nadmiar formalizmu. Tego rodzaju pomyłki nie będą wpływać na prawidłowość faktury i wynikające z niej uprawnienia odbiorcy (co do dokumentu, na podstawie którego możliwe jest odliczenie podatku, oraz dokumentu stanowiącego dowód księgowy), więcej w Adam Bartosiewicz i Ryszard Kubacki VAT Komentarz wyd. 13 Warsawa 2019, strona 1208.

2) Kiedy ująć fakturę korygującą in plus a kiedy in minus w rozliczeniu?

Moment ujęcia dokumentu w rozliczeniu zależny jest od daty powstania przyczyny zmiany i jej rodzaju tj.

a) czy przyczyna istniała już w momencie wystawienia faktury (np: nieprawidłowo wskazana cena lub została zastosowana stawka podatku VAT 8% zamiast 23%),

b) czy przyczyna korekty powstała po wystawieniu faktury (np: na skutek ustaleń stron doliczono rabat albo przeciwnie - podwyższono ją).

Rodzaje ww. zdarzeń gospodarczych będą miały wpływ na podstawę opodatkowania (czyli cenę netto), tutaj można wyróżnić zatem dwie zmiany - zwiększenie lub zmniejszenie. 

a) Zwiększenie podatku należnego (korekta in plus)

Wskazówki w zakresie prawidłowego momentu ujęcia dokumentu udziela nam art. 29a ust. 17 ustawy o podatku od towarów i usług, który mówi, że "w przypadku gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.".

Przykład pierwszy

Pan Jan wystawił w styczniu kontrahentowi fakturę ze stawką VAT 8%. Pan Jan w lutym zorientował się, że w dokumencie zastosował nieprawidłową stawkę VAT, ponieważ powinna ona wynosić 23% a nie 8% (więcej VAT do zapłaty). 

W takim wypadku faktura korygująca winna zostać ujęta przez Pana Jana w rozliczeniu VAT styczniowym, a data sprzedaży dokumentu winna odpowiadać dacie sprzedaży faktury pierwotnej.

Przykład drugi

Pan Jan zawarł umowę wykonania usługi z kontrahentem i ustalił wynagrodzenie w kwocie 1000 jeżeli podczas lub po wykonaniu umowy nie pojawią się dodatkowe koszty, a jezeli takie się pojawią to kwota wynagrodzenia zostanie podwyższona o wartość takich kosztów. W związku z wykonaniem usługi Pan Jan w styczniu wystawił fakturę kontrahentowi na 1000 zł. Po wystawieniu faktury przez Pana Jana w marcu wystąpiły jednak dodatkowe koszty związane z wykonaną styczniową usługą.

W takim wypadku faktura korygująca do faktury styczniowej powinna zostać ujęta przez Pana Jana w rozliczeniu VAT marcowym, a data sprzedaży dokumentu winna odpowiadać dacie umowy/ustaleń stron.

b) Zmniejszenie podatku należnego (korekta in minus)

Wskazówki w zakresie momentu ujęcia dokumentu udziela na nam art. 29a ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług, który mówi, że "obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał".

Przykład

Pan Jan wystawił w styczniu kontrahentowi fakturę na kwotę 1000 zł. Kontrahent dokonał wielu innych zakupów od Pana Jana i wynegocjował z nim korzystniejszą cenę zakupów na kwotę 900 zł, jednocześnie ustalając, że w związku z wieloma transakcjami obniżką zostanie objęty również wcześniejszy zakup ze stycznia.

W takim wypadku faktura korygująca do faktury styczniowej powinna zostać ujęta przez Pana Jana w rozliczeniu VAT marcowym, a data sprzedaży dokumentu winna odpowiadać dacie umowy/ustaleń stron - powstania przyczyny zmniejszenia podstawy opodatkowania.

3) Wystawiliśmy fakturę sprzedażową zawierającą błędy tylko niektórych danych kontrahenta, kiedy można zastosować notę korygującą od nabywcy?

Zgodnie z art. 106k ustawy o podatku od towarów i usług nota korygująca to faktura korygująca, którą wystawia wyłącznie nabywca jeżeli otrzymał on fakturę zawierającą pomyłki. Najprościej mówiąc funkcją noty korygującej jest poprawienie tylko niektórych nieprawidłowości faktur - tych drobnych, które nie dotyczą wartości liczbowych. 

W obrocie gospodarczym noty korygującej wykorzystuje się najczęściej do poprawienia takich danych jak numer NIP, nazwa kontrahenta czy też jego adres adres.

W ust. 3 art. 106k ustawy o VAT odnajdujemy, że taka nota wymaga akceptacji wystawcy faktury, jednak zgodnie z dominującym poglądem doktryny "mając na uwadze, że nota korygująca dotyczy pozycji zasadniczo nieistotnych dla rozliczenia podatku, trzeba uznać, że akceptacja wystawcy faktury dla noty korygującej może również zostać wyrażona w sposób dorozumiany, przez brak sprzeciwu wobec danej noty." więcej w Adam Bartosiewicz i Ryszard Kubacki VAT Komentarz wyd. 13 Warsawa 2019, strona 1208.

W takim jednak wypadku przy zastosowniu przez kontrahenta noty korygującej niezbędne jest poprawienie jego danych w ewidencji kontrahentów https://app.fakturomania.pl/kontrahenci oraz następnie wprowadzenie prawidłowych danych kontrahenta bezpośrednio w dokumencie ewidencjonowanym w systemie.

Jak poprawić w takim wypadku nieprawidłowo wystawioną fakturę z zupełnie błędnymi wszystkimi danymi kontrahenta - czyli wystawiając fakturę na zupełnie inny podmiot?

W niniejszym przypadku zagadnienie jest niestety problematyczne, przyjęło się, że zupełnie nieprawidłowe dane kontrahenta nie mogą zostać poprawione notą korygującą, dlatego w Fakturomanii zastosowano opcję "najbezpieczniejszą". Tutaj można wyróżnić dwa warianty:
a) Anulować dokument, jeżeli istnieje taka możliwość i wystawić dokument prawidłowy, zaś dokument anulowany zachować w dokumentacji księgowej, więcej

albo

b) (Opcja najczęściej występująca) Wystawca dokumentu winien wystawić fakturę korygującą zerującą (w Fakturomanii technicznie zmieniając pole ilość na "0"), a następnie wystawić nową fakturę dla prawidłowego nabywcy. W Fakturomanii zastosowano rozwiązanie wskazane w licznych interpretacjach podatkowych np: o sygn. IPPP2/4512-187/15-4/MAO. W systemie brak jest zatem możliwości wprowadzenia/wystawienia faktury korygującej, której przedmiotem jest wyłącznie zmiana danych kontrahenta.

II. Część praktyczna - jak w systemie wystawić fakturę korygującą do faktury sprzedażowej?

W celu dodania korekty faktury sprzedaży, w pierwszej kolejności należy rozwinąć odpowiedni panel sprzedaży znajdujący się w lewym menu.

W tym celu należy udać się do modułu "Faktury"(1), po czym przejść do listy faktur(2) w przypadku dokumentów sprzedażowych.

Po wybraniu odpowiedniej listy (w przykładzie będzie to dokument sprzedażowy wystawiony dla Fakturomanii), należy wybrać odpowiedni miesiąc w którym została wystawiona faktura sprzedaży(1). 

W przedstawionym przypadku będzie to grudzień, jednak jeżeli liczba dokumentów sprzedażowych nie jest znaczna, wyświetlenie wszystkich faktur przez opcję "Cały Rok"(1) może ułatwić nam odnalezienie  poszukiwanego dokumentu(1). W polu "Wyszukaj" możemy również wskazać nazwę kontrahenta co spowoduje przesortowanie dokumentów dla danego podmiotu.

Następnie należy odnaleźć Fakturę do której zamierzamy wystawić fakturę korygującą(2), wybrać opcje(3) oraz otworzyć jej podgląd(4). Zwracamy uwagę, że korekty można dodać wyłącznie do faktur zatwierdzonych (zatem z zielonym ptaszkiem przy książce).