Najem lokalu dla spółki z o.o.

Każda firma musi mieć siedzibę - czyli gdzieś się znajdować, mieć adres. Nie musi być to jednak prawo własności, mały przedsiębiorca czy też spółka taki lokal (lub jego cześć) będą wynajmowali.

W niniejszym wpisie zostaną omówione rodzaje najmu oraz w jaki sposób można zorganizować najem lokalu dla działalności gospodarczej na przykładzie spółki z o.o. w formie pytań Q&A. Najem będziemy omawiać z naszej perspektywy, zatem, gdy to wspólnik lub członek zarządu wynajmuje powierzchnię spółce z o.o. Najem ruchomości czy innych rzeczy niż nieruchomości przez spółkę z o.o. w formie Q&A został omówiony w Udostępnianie spółce majątku wspólników lub członków zarządu

W niniejszym Q&A zostały poruszone również zagadnienia podatku od nieruchomości, podatku dochodowego oraz podatku VAT, jak też techniczne zagadnienia przelewowe czy składanej deklaracji, dodatkowo został udostępniony Państwu wzorzec umowy najmu lokalu doc oraz pdf, czyli przydatny przedsiębiorcom wzór umowy najmu lokalu, który można dostosować do potrzeb działalności gospodarczej w tym spółek z ograniczoną odpowiedzialnością lub prostej spółki akcyjnej.

I. Wynajem lokalu lub mieszkania - ogólne informacje

1) Różnice w przepisach – wynajem na cele użytkowe a mieszkaniowe

Wynajem na cele użytkowe rządzi się innymi przepisami niż wynajem na cele mieszkaniowe. Dlatego tak istotne jest, aby zarówno właściciele, jak i najemcy byli świadomi tych różnic i odpowiednio przygotowali się do podpisania umowy. Zrozumienie tych niuansów może pomóc uniknąć potencjalnych problemów prawnych i finansowych, które mogą wyniknąć z nieznajomości przepisów.

a) Wynajem na cele mieszkaniowe – regulowany jest przez przepisy dotyczące ustawy o ochronie praw lokatorów, co oznacza większe prawa lub gwarancje dla najemców.

b) Wynajem na cele użytkowe – podlega kodeksowi cywilnemu, co powoduje, że umowy  mogą być bardziej elastyczne, ale jednocześnie mniej korzystne dla najemców.

W zakresie przedmiotu najmu mieszkania albo lokalu możemy wyróżnić lokal mieszkalny albo lokal użytkowy, w przypadku tych drugich - lokali użytkowych, dalej można podzielić sposób użytkowania ze względu na rodzaj prowadzonej działalności tj.

a) Najem lokalu biurowego

Specyficzny rodzaj umowy najmu lokalu użytkowego, który dotyczy wynajmu przestrzeni biurowej. Tego typu umowy często zawierają szczegółowe zapisy dotyczące wyposażenia biura, dostępu do infrastruktury technicznej oraz zasad korzystania z przestrzeni wspólnych.

b) Najem lokalu usługowego lub handlowego

Umowa ta dotyczy wynajmu lokalu przeznaczonego na działalność handlową, taką jak sklepy, butiki czy punkty usługowe. W umowie najmu lokalu usługowego lub handlowego często zawarte są zapisy dotyczące godzin otwarcia czy zasad reklamy.

2) Wynajem mieszkania na cele mieszkalne

Wynajem mieszkania przez osobę fizyczną na cele mieszkalne typ umowy najmu, w której właściciel nieruchomości (wynajmujący) oddaje mieszkanie do używania innej osobie fizycznej (najemcy) na określony lub nieokreślony czas, w zamian za ustaloną wcześniej opłatę, zwaną czynszem.

W przypadku najmu lokali mieszkalnych dla osób fizycznych na cele mieszkaniowe przepisy prawa ograniczają niektóre możliwości wynajmującego (np. dotyczące wypowiedzenia umowy) i przewidują dodatkową ochronę najemcy.

3) Wynajem mieszkania dla firm

Wynajem mieszkania dla firm to proces zawarcia umowy najmu z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub z innym przedsiębiorcą jak spółka z o.o. czy prosta spółka akcyjna. Coraz więcej firm, zwłaszcza w dużych miastach, poszukuje mieszkań na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności czyli na cele użytkowe takie jak biura, gabinety, kancelarie czy magazyny lub dla swoich pracowników.

Istnieje kilka rodzajów umów najmu, które różnią się w zależności od celu wynajmu oraz specyficznych warunków umowy. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze rodzaje umów najmu:

4) Jakie są elementy każdej umowy najmu?

Przy zawieraniu umowy najmu istotne jest, aby dokument zawierał pewne uniwersalne dla każdej umowy elementy. 

a) Strony umowy

Dokładne dane wynajmującego i najemcy, w tym pełna nazwa firmy, numer KRS (dla spółek zarejestrowanych w Polsce), adres siedziby oraz dane osoby reprezentującej firmę i jej uprawnienia do podpisania umowy.

W przypadku osoby prawnej przykładowa reprezentacja dla spółki z o.o. będzie wyglądała następująco:

"______________ sp. z o.o. z siedzibą w ____________, ul. ________________, wpisana do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w _________________, __________ Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS ______________, NIP ________________, REGON ______________, kapitał zakładowy __________________, reprezentowana przez: _________________ Prezesa Zarządu PESEL *********** (wskazywanie numeru PESEL jest dobrą praktyką, acz nie jest konieczne)". 

Prawidłowa reprezentacja podmiotu jest niezwykle istotna z uwagi na skuteczność umowy, w przypadku podpisania umowy przez osobę nieuprawnioną może ona nie być wiążąca. Standardowo osobami uprawnionymi do podpisywania umów w imieniu spółek są członkowie zarządu lub prokurenci. Ważne jest również prawidłowe określenie prawi i obowiązków stron umowy, aby zapobiec potencjalnym problemom prawnym lub konfliktom.

b) Przedmiot najmu

W którym znajduje się opis wynajmowanego lokalu lub nieruchomości, w tym jego przeznaczenie, powierzchnia, adres oraz stan techniczny. Często zawiera się również protokół zdawczo-odbiorczy, dokumentujący stan lokalu w momencie wynajmu a następnie zdania lokalu.

c) Przeznaczenie lokalu

W umowie warto jasno określić, czy lokal może być używany wyłącznie na cele komercyjne w tym działalność biurową lub usługową czy też może być używany wyłącznie w celach mieszkalnych. W przypadku najmu lokalu jako siedziby własnej spółki bardzo często stosuje się zastosowanie mieszane, gdzie lokal wykorzystywany jest zarówno dla celów mieszkalnych (życia codziennego Wynajmującego) oraz działalności gospodarczej.

d) Czynsz i opłaty dodatkowe

Umowa winna określać wysokość czynszu oraz sposób jego obliczenia (np. miesięcznie, kwartalnie) wraz z terminem płatności. Umowa powinna również określać, które opłaty pokrywa najemca, a które wynajmujący, jak opłaty za media, podatki lokalne, koszty administracyjne. Umowa najmu jest bowiem umową odpłatną, co oznacza, że wynajmujący ma prawo do czynszu.

e) Okres najmu i zasady wypowiedzenia

W umowach wskazuje się okres trwania umowy (na czas oznaczony lub nieoznaczony) oraz warunki przedłużenia lub rozwiązania. Ważne jest też ustalenie zasad wypowiedzenia, w tym minimalnego okresu wypowiedzenia i okoliczności, które mogą skutkować natychmiastowym wypowiedzeniem (jak przykładowo nieterminowa płatność czynszu).

f) Kaucja i zabezpieczenia

W umowach bardzo często stosuje się zapisy dotyczące kaucji zabezpieczającej oraz warunków jej zwrotu. W przypadku najmu firmowego często spotykana jest wyższa kaucja ze względu na intensywność użytkowania. Kaucja ma na celu zabezpieczenie interesów Wynajmującego w przypadku braku płatności czynszu lub zaistnienia zniszczeń w lokalu.

g) Odpowiedzialność za naprawy i konserwacje

W umowach wskazanym jest zawrzeć zakres obowiązków dotyczących konserwacji i napraw w lokalu. Często w przypadku firm wynajmujących lokal odpowiedzialność za drobne naprawy powstałe nie z winy Wynajmującego przejmuje najemca (przykładowo do kwoty 1 000 zł).

h) Podnajem i cesja praw

Możliwość (lub zakaz) podnajmu całości lub części lokalu przez najemcę to praktyka, tak jak określenie warunków cesji w przypadku chęci przepisania umowy zawartej na czas oznaczony bez możliwości wypowiedzenia. Ułatwi to znalezienie nowego najemcy. Cesja polega na przeniesieniu praw i obowiązków z umowy na inny podmiot.

i) Zasady korzystania z lokalu i odpowiedzialność za szkody

Wytyczne dotyczące zasad użytkowania lokalu również stanowią element dobrej umowy, w tej części można określić w pewnych wypadkach godziny dostępu, zasady korzystanie z infrastruktury wspólnej lub bardziej oczywistą odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez najemcę czy jego obowiązek utrzymania lokalu w dobrym stanie. Praktyką jest również możliwość udzielenia zgody dla rejestracji działalności gospodarczej pod adresem danego lokalu.

j) Prawo do zmian adaptacyjnych

Często lokal wymaga poniesienia nakładów lub dostosowania do prowadzonej działalności. Zasady przeprowadzania adaptacji i remontów przez najemcę będą określać, czy wymagana jest zgoda wynajmującego oraz kto ponosi koszty takiej adaptacji (zazwyczaj jest to Najemca jednak bez prawa do zwrotu poniesionych kosztów).

II. Najem lokalu pod działalność gospodarczą z perspektywy spółki Q&A

1) Czy każdy przedsiębiorca, w tym spółka muszą mieć siedzibę i adres?

Tak, z punktu widzenia przepisów, każdy przedsiębiorca musi mieć siedzibę. W przypadku spółki z o.o. siedzibą w rozumieniu k.s.h. jest miejscowość, następnie w obrębie miejscowości wyróżnia się konkretne adresy. 

W związku z powyższym każda sp. z o.o. musi mieć takie swoje miejsce, w którym (chociażby pod względem formalnym na potrzeby Urzędowe) jest prowadzona działalność. Warto jest również wskazać, że umowa spółki może zawierać specyficzne postanowienia dotyczące siedziby podmiotu.

2) Jakie są wymagania dotyczące siedziby na przykładzie spółki?

Przede wszystkim miejsce musi być faktyczne oraz istnieć, nie może być to fikcyjny nieistniejący adres. Adres siedziby jednoosobowej działalności gospodarczej jest niezbędny do zgłoszenia w CEiDG, a w przypadku rejestracji spółki, do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub podczas składania w Urzędzie Skarbowym formularza identyfikacyjnego NIP-8 czy też VAT-R. Warto pamiętać, że siedziba spółki nie musi być własnością spółki – może to być lokal wynajmowany, co jest często elastyczniejszym i bardziej ekonomicznym rozwiązaniem.

Warto zwrócić uwagę, że również Wynajmujący nie musi być właścicielem lokalu, lokal może zatem być przedmiotu podnajmu. W takiej jednak sytuacji z umowy Wynajmującego musi wynikać prawo do dalszego podnajmu, jest to bowiem wyjątek od ogólnej zasady. Jest to zabieg bardzo często stosowany w tzw. biurowcach.

3) Czy najem zabezpiecza majątek osobisty wspólnika?

To zależy z jakiej perspektywy patrzymy, w przypadku spółki z o.o. wnoszenie nieruchomości do spółki wiąże się ze zmianą prawa własności oraz ryzykiem utraty majątku osobistego wspólnika lub członka zarządu. Tylko przykładowo według raportu GUS z 2024 roku, wskaźnik przeżywalności w pierwszym roku istnienia nowych polskich firm w roku 2023 wyniósł 70%, co oznacza, że jedna na trzy spółki z o.o. czy też jeden na trzech przedsiębiorców nie przetrwał. Już z czysto statystycznych wyliczeń lepszym rozwiązaniem jest wynajem lokalu wspólnika do spółki. Pozwala to nie tylko na zabezpieczenie majątku osobistego wspólnika, ale umożliwia wspólnikowi zachowanie kontroli nad nieruchomością zapewniając spółce niezbędną przestrzeń do prowadzenia działalności. Taka umowa najmu lokalu może być korzystna zarówno dla spółki, jak i wspólnika, minimalizując po prostu ryzyko finansowe.

4) Jak rozwiązać problem siedziby lub adresu działalności gospodarczej?

Na rynku jest wiele rozwiązań najmu siedziby dla przedsiębiorcy, a zatem również spółki z o.o., najczęściej będą to:

a) adresy wirtualne - często jednak występuje przy takich adresach problem przy rejestracji do podatku VAT (chodzi o formularz VAT-R i załączenie do niego przy składaniu umowy najmu) w Urzędzie Skarbowym, ogólnie Urzędy są niestety niechętne w stosunku do takich praktyk,

b) coworking, czyli powierzchnie wspólne - jednak nie zawsze istnieje możliwość rejestracji siedziby w takim miejscu z uwagi na regulaminy takich miejsc,

lub

c) dalej opisany wynajem, który jest najczęstszym rozwiązaniem. 

Taki najem dodatkowo pozwala nam na uniknięcie zbędnych kosztów. Najczęściej polega na oddaniu do odpłatnego używania nieznacznej powierzchni naszej spółce. W praktyce istnieje zatem możliwość wynajęcia powierzchni np: 1-10 m2 o przeznaczeniu wspólnym, czyli zarówno dla użytku prywatnego jak też związanego z działalnością gospodarczą podmiotu.

5) Czy można wynająć lokal lub jego część od wspólnika lub członka zarządu? Czy można wynajmować inne rzeczy?

Brak jest ograniczenia w zakresie możliwości najmu od wspólnika czy udziałowców, a w przypadku członka zarządu spółki prawo nakłada jedynie dodatkowy obowiązek uzyskania specjalnej zgody wspólników i powołania osoby, która podpisze umowę w imieniu spółki w trybie art. 210 k.s.h. (chodzi o generalny zakaz podpisywania umów samych z sobą).

W niniejszym przepisie odnajdujemy, że "w umowie między spółką, a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników". Takim pełnomocnikiem może być inny wspólnik lub członek zarządu (chociaż tutaj jest to dyskusyjne na poziomie akademickim) czy osoba zupełnie niezwiązana ze spółką.

W związku z powyższym, jak najbardziej można wynająć spółce lokal lub jego wydzieloną/wspólną część jeżeli jesteśmy wspólnikiem lub członkiem zarządu.

W przypadku najmu prywatnego majątku lub mieszkania przez spółkę warto jest jednocześnie zadbać o zawarciu w umowie informacji o możliwości wykorzystania "infrastruktury technicznej", w praktyce chodzi o wykorzystanie komputerów, telefonu, drukarki, sanitariatów, kuchni znajdującej się w lokalu i tym podobnych.

Taka infrastruktura może być szczególnie istotna jeżeli podmiot jest nową spółką. Podmiot prowadząc działalność musi bowiem posiadać infrastrukturę techniczną pozwalającą na wykonywanie tej działalności, a takie rzeczy mogą przybierać różną postać, może być tutaj mowa o aucie, specjalistycznym sprzęcie, o narzędziach remontowo-konserwacyjnych itp.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku najmu rzeczy, środki/wynagrodzenie otrzymywane za najem od spółki należy opodatkować (np. na zasadach ryczałtowych w PIT-28, o czym dalej w artykule), a obowiązek ten leży po stronie Wynajmującego (zatem osoby fizycznej). 

6) Czy czynsz najmu nieruchomości może stanowić koszt?

Wynajem nieruchomości niezależnie od formy prowadzonej działalności gospodarczej, w tym od wspólnika dla spółki z o.o. jest korzystnym rozwiązaniem podatkowym. W przypadku spółki wnoszenie nieruchomości do majątku przedsiębiorstwa może prowadzić do wyższych obciążeń fiskalnych, zarówno przy dalszej odsprzedaży nieruchomości, jak i w momencie jej wnoszenia do spółki.

Płatność za czynsz najemny, jeżeli najem służy prowadzonej działalności stanowić będzie koszt uzyskania przychodu. W przypadku prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej wynajem siedziby jest nierozerwalnie związany z uzyskaniem przychodów, nawet z punktu widzenia samego adresu rejestracyjnego. Tak też w przypadku osób prawnych (zatem spółki z o.o.) zgodnie z art. 15 pkt. 1 updop, "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.". 

Czynsz musi jednak zostać określony w stawkach rynkowych - zatem nie wyższy, ani nie niższy oraz transakcja nie miała charakteru fikcyjnego. Tutaj w przypadku udostępnianie majątku prywatnego przez wspólników lub członków zarządu powinno odbywać się to zawsze odpłatne, co pozwoli na uniknięcie bardzo wielu niedogodności związanych z rozpoznaniem i opodatkowaniem przysporzenia majątkowego przedsiębiorcy za ewentualne nieodpłatne udostępnienie jej takiej nieruchomości.

W przypadku osób prawnych, dzięki umowie najmu, spółka może ponosić koszty, zaś wspólnik zachowuje prawo własności swojej nieruchomości. Takie rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla nowych spółek, które muszą dbać o efektywne zarządzanie swoimi zasobami finansowymi.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że w przypadku wysokości czynszu przewyższającej dwukrotność kapitału zakładowego istotne jest uzyskanie zgody wspólników, o której mowa w art. 230 k.s.h. na zawarcie takiej umowy najmu.

7) Wyższy podatek od nieruchomości dla powierzchni pod działalność?

Tutaj stawka podatku jest uzależniona od faktycznego wykorzystania wynajmowanej powierzchni.

Jeżeli przedmiotem najmu naszej spółce jest lokal mieszkalny lub jego część, który będzie wykorzystywany wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej, to mamy do czynienia z wyższym podatkiem od nieruchomości i w takim wypadku jako właściciele nieruchomości winniśmy złożyć zgłoszenie DN-1 w Urzędzie Miasta. 

Jeżeli natomiast wynajmowana powierzchnia lub lokal nie służy tylko i wyłącznie prowadzonej działalności gospodarczej (nie została wyodrębniona wyłącznie w tym celu), czyli na tej powierzchni wykonywane są czynności nie tylko związane z działalnością, a również mieszkalne, służące do zaspokajania codziennych potrzeb bytowych, to nie odnajduje w takim wypadku zastosowania przepis o wyższym podatku od nieruchomości.

Jeżeli zatem część wynajmowana służy również celom mieszkalnym, tj. ma charakter "mieszany" – to nie podlega opodatkowaniu wyższą stawką podatku od nieruchomości za działalność gospodarczą. W takim jednak przypadku nie powinny zostać również przepisane na firmę odpowiednie liczniki za media np: energię, wodę czy gaz. 

Dobrą wskazówką wyjaśniającą zagadnienia związane z podatkiem od nieruchomości jest odpowiedź Ministerstwa Finansów na interpelację poselską nr 39145.

8) Czy taka umowa najmu jest mi do czegoś potrzebna? Czy ktoś weryfikuje umowę najmu?

Tak, umowa może być weryfikowana przez Urzędy Skarbowe niezależnie od formy prowadzonej działalności gospodarczej, chociażby przy rejestracji dla celów podatku VAT wraz ze składaniem VAT-R. Kilka lat temu umowa ta była weryfikowana również w momencie ubiegania się o nadanie NIP-u. Dziś NIP jest jednak co do zasady nadawany automatycznie, przykładowo jeżeli rejestrujemy spółkę przez system S24. Taka umowa winna zatem zawsze znajdować się w dokumentacji księgowej lub umownej spółki.

9) Ile w takim wypadku powierzchni przedsiębiorca winien wynająć?

Nie istnieją uregulowania normatywne mówiące o minimalnej wielkości siedziby przedsiębiorcy. Może to być 1m2, 2m2 lub 1000m2, sugerujemy jednak po prostu realną racjonalną wielkość wykorzystywaną na cele prowadzonej działalności przez podmiot.

10) Za jakie wynagrodzenie wynająć lokal?

Kwota za wynajem winna odpowiadać cenie rynkowej, może ona przybierać schematy rozliczenia miesięcznego, kwartalnego, półrocznego lub corocznego (ale w takim wypadku najlepiej "z góry" lub do ostatniego dnia roku). Rozliczenie może być zatem z góry określone, za cały miesiąc, ale może być również ustalane dziennie (np: na zasadach biura wirtualnego, gdzie rozliczenie następuje za udostępniony adres korespondencyjny, a dodatkowo w przypadku potrzeby skorzystania z miejsca następuje odpowiednia dopłata - rozliczenie wykorzystywane przy częstych podróżach służbowych, gdzie praca odbywa się w różnych miejscach).

Taka konstrukcja umowy może pozwolić nam na elastyczne rozliczenie się ze spółką w zależności od stopnia wykorzystania lokalu.

11) Od kogo wynająć powierzchnię?

W zasadzie nie ma to znaczenia, o ile osoba Wynajmująca (czy to osoba fizyczna czy osoba prawna) posiada tytuł prawny do lokalu.

Należy jednak pamiętać, że co do zasady nie można zawierać umowy samemu ze sobą na co wskazaliśmy w pkt. 5) – to jest reprezentować dwóch stron w umowie jednocześnie, a w przypadku spółki wymóg ten można spełnić poprzez powołanie pełnomocnika do tej czynności - zawarcia umowy najmu w imieniu spółki.

Tutaj też, umowę najmu z osobami powiązanymi ze spółką z o.o. można wyróżnić z 3 perspektyw:

a) Umowy najmu z członkiem zarządu będącym wspólnikiem,

b) Umowy najmu z członkiem zarządu nie będącym wspólnikiem,

c) Umowy najmu ze wspólnikiem.

W przypadku wariantu a) lub b), tj. umowy najmu z członkiem zarządu będącym wspólnikiem lub umowy najmu z członkiem zarządu nie będącym wspólnikiem, zgoda o której mowa w art. 210 k.s.h. zawsze będzie potrzebna.

W przypadku wariantu c), tj. umowy najmu ze wspólnikiem taka, zgoda nie będzie już potrzebna.

Wzorzec umowy znajdujący się w załączeniu przewiduje właśnie taki wariant umowy z członkiem zarządu.

III. Wynajem lokalu lub mieszkania od strony podatkowej

1) O czym muszę pamiętać jako wynajmujący? Jakie są moje obowiązki?

Jeżeli lokal lub rzecz została wynajęta w ramach tzw. najmu prywatnego (czyli nie najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej), w takim wypadku należy pamiętać o odprowadzaniu zaliczek na podatek dochodowy. 

Tutaj w przypadku najmu prywatnego od 1 stycznia 2023 r. możemy wyróżnić w tym zakresie już tylko jeden sposób rozliczenia tj. rozliczenie na zasadach najmu ryczałtowego.

a) Stawka 8,5% do 100 000 zł przychodu oraz 

b) Sawka 12,5% od przychodów ponad tą kwotę.

W przypadku małżonków, którzy złożyli oświadczenie o opodatkowaniu przychodów przez jednego z nich kwota przychodów z najmu od której stosuje się stawkę podatku w wysokości 12,50% stanowi dwukrotność kwoty i wynosi 200 000 zł.

Więcej informacji dotyczących najmu ryczałtowego można odnaleźć w odpowiedzi Ministra Finansów na interpelację poselską o numerze 21574, znajdującą się na stronie Ministerstwa pod adresem http://orka2.sejm.gov.pl/INT9.nsf/klucz/ATTBZTJ42/%24FILE/i21574-o1.pdf

W odpowiedzi na interpelację odnajdujemy, że opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (najmu prywatnego) mogą wybrać m.in. podatnicy osiągający przychody z tytułu umowy najmu, jeżeli umowa najmu nie jest zawierana w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

2) Czy najem mieszkania albo lokalu dla firmy podlega pod podatek VAT?

Polski system podatkowy wyróżnia kilka rodzajów podatku, które są związane z nieruchomością, w przypadku najmu mamy:

- podatek od nieruchomości (zatem obciążającego właściciela nieruchomości), 

- podatek dochodowy (z którego rozlicza się otrzymujący czynsz najemny) lub 

- podatek od towarów i usług (czyli VAT).

O ile zagadnienia związane z podatkiem od nieruchomości oraz podatkiem dochodowym są dosyć klarowne, o tyle w kontekście podatku VAT umowa najmu zawarta z osobą fizyczną nieprowadzącą działalność gospodarczą może budzić wątpliwości.

a) Najem nieruchomości na cele mieszkalne

Wynajem nieruchomości wyłącznie na cele mieszkalne podlega zwolnieniu przedmiotowemu. Zgodnie bowiem z art. 43 ust. 1 pkt. 36 ustawy od towarów i usług zwalnia się od podatku "usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe [...]". W takim przypadku zwolnienie podmiotowe nie będzie miało zastosowanie i nie jest zależne od wartości obrotu takiego najmu.

b) Najem dla firmy

Tutaj jednak należy uspokoić, w przypadku wynajmu mieszkania czy też lokalu dla firmy, w pierwszej kolejności taka umowa korzysta ze zwolnienia, a dopiero w pewnych przypadkach może zostać "oVATowana", w skutek czego osoba wynajmująca (np: wspólnik) będzie musiała wystawić Fakturę VAT.

W przypadku najmu dla firmy każda osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w pierwszej kolejności korzysta z preferencji, tzw. zwolnienia podmiotowego (obrotowego), tutaj zgodnie z art. 113. ust. 1. ustawy o VAT "Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł." Istotnym jednak jest, że kwotę ustala się proporcjonalnie względem okresu.

Sytuacja opodatkowania podatkiem VAT może mieć zatem miejsce, jeżeli osoba wynajmująca:

a) jest czynnym podatnikiem VAT (najczęściej jeżeli prowadzi działalność gospodarczą i złożyła wcześniej rejestrujący formularz VAT-R w Urzędzie Skarbowym),

b) przekroczy roczny proporcjonalny limit zwolnienia obrotowego w sprzedaży (dotyczący między innymi najmu), w takim wypadku wspólnik będzie musiał zarejestrować się przed tą przekraczającą transakcją jako czynny podatnik VAT składając do Urzędu Skarbowego formularz VAT-R. 

W rezultacie osoba będzie musiała co miesiąc składać pliki JPK i wystawiać Faktury dla najmu, tutaj jednak co jest istotne, taki wspólnik nie będzie jednak rejestrował jednoosobowej działalności gospodarczej, co oznacza, że będzie VATowcem, ale nieprowadzącym działalności gospodarczej.

3) Jak zgłosić opodatkowanie ryczałtem i rozliczyć się przed Urzędem Skarbowym?

Obecnie od roku 2023 formą opodatkowania najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, w związku z czym nie składa się już dodatkowego oświadczenia o wyborze formy opodatkowania. 

W tym przedmiocie możemy polecić ten materiał Ministerstwa Finansów, który może okazać się pomocny.

a) Kiedy powstaje przychód z najmu ryczałtowego?

Przychód z najmu ryczałtowego powstaje w momencie faktycznego otrzymania lub postawienia do dyspozycji czynszu przez najemcę. Nie powstaje on zatem w momencie wystawienia faktury (jeżeli jesteśmy czynnym podatnikiem VAT) lub też podpisania umowy. W przypadku rozliczenia ryczałtowego przychód jest rozpoznawany według tzw. zasady kasowej. 

W związku z rozliczeniem kasowym należy mieć na uwadze, że taki przychód również powstanie w przypadku wcześniejszego otrzymania zaliczki lub przedpłaty na przyszły okres najmu.

b) Gdzie wpłacać zaliczki podatku za najem?

Wpłaty zaliczek na podatek dochodowy, powinny być dokonywane na indywidualny rachunek podatkowy osoby fizycznej (IRP), tzw. mikrorachunek podatkowy.

c) Co to jest kod PPE przy najmie ryczałtowym?

Każdy przelew skarbowy ma swój unikalny kod. W przypadku najmu ryczałtowego przelew skarbowy zaliczki podatku PIT-28 dokonuje się ze specjalnym oznaczeniem kodu PPE wskazując przy tym miesiąc lub kwartał, za który dokonuje się płatności. Takie oznaczenie po prostu wymyśliło Ministerstwo Finansów dla tego typu przelewów i należy je stosować. Przelew z użyciem niniejszego oznaczenia w Skarbówce automatycznie przyporządkuje się do danego rodzaju zobowiązania.

d) Kiedy należy wpłacać zaliczki na podatek PIT-28?

Zaliczki należy wpłacać do 20 dnia miesiąca lub kwartału następującego po otrzymaniu płatności czynszu. Wykonując przelew bankowy należy również wybrać opcję przelewu podatkowego, nie będzie to przelew standardowy. 

e) Jak obliczyć zaliczkę na podatek?

Zaliczkę na podatek co do zasady ustala się w wyniku przemnożenia wartości otrzymanych środków przez stawkę podatkową i tak w przypadku najmu ryczałtowego dla wysokości czynszu 1000 zł będzie to działanie 1000 x 8,5% = 85 zł.

UWAGA! Tutaj należy również uważać na zaokrąglenia!

Zgodnie z art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej "Podstawy opodatkowania, kwoty podatków, odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych [...]"

Zasady zaokrągleń wynikają zatem wprost z ordynacji podatkowej, w związku z czym każdy podatnik musi je stosować.

W związku z powyższym, płatność PITu na rachunek Urzędu Skarbowego będziemy dodawać z zachowaniem dwóch dalej wskazanych sposobów uwzględniania zaokrągleń.

- gdy zaokrąglenia znajdują się w przedziale od 0 do 49 groszy - wpłacamy 100 zł zamiast 100,49 zł.

- gdy zaokrąglenia znajdują się w przedziale od 50 do 99 groszy - wpłacamy 101 zł zamiast 100,50 zł.

f) PIT-28 do kiedy?

Zeznanie roczne należy złożyć w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Tutaj oczywiście jeżeli 30 kwietnia przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, ostatnim dniem na złożenie zeznania jest pierwszy dzień roboczy następujący po dniu lub dniach wolnych.

g) Jak złożyć PIT-28?

Najłatwiej jest się posłużyć bezpłatną aplikacją online Ministerstwa Finansów "e-Urząd Skarbowy", w której po zalogowaniu w systemie będzie można przejść do kreatora niniejszego zeznania. Po zalogowaniu w "e-Urzędzie Skarbowym" należy udać się do "Twój e-PIT".

Następnie w "Twój e-PIT" odnaleźć "Złóż PIT-28", która to funkcja przeniesie nas do kreatora, w którym musimy uzupełnić wysokość przychodów jak też wpłacone zaliczki.