Wszystko o wynagrodzeniu członka zarządu i prokurenta (akt powołania) Q&A

I. Czym jest Akt powołania?

Powołanie, tłumacząc z języka prawniczego, jest to ustanowienie kogoś na jakimś stanowisku (w tym przypadku w spółce). Ustawodawca przewidział, aby owe “powołanie” miało określoną procedurę, powoływać można zarząd i Prokurentów.

1) Zarząd

W przypadku zarządu powołanie może nastąpić na podstawie uchwały wspólników, ale członkowie zarządu mogą również zostać powołani już w samej umowie sp. z o.o. (najczęstszy wariant dla nowych podmiotów).

Zgodnie z art. 201 § 4 k.s.h. "Członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej."

Dla powołania Zarządu procedura może wyglądać następująco:

- zgromadzenie wspólników zbiera się by obradować,

- na obradach podejmuję uchwałę o powołaniu danej osoby na konkretne stanowisko w spółce,

- po powołaniu w ciągu 7 dni zarząd składa informację do KRS na odpowiednim formularzu przez Portal Rejestrów Sądowych.

2) Prokurent 

Prokura jest rodzajem bardzo szerokiego pełnomocnictwa. W przypadku prokury powołanie następuje drogą uchwały Zarządu, która to następnie stanowi podstawę do złożenia wniosku w KRS o jej wpis. Prokura ma zatem charakter wtórny, najpierw jest powoływany Zarząd, a ten następnie powołuje Prokurę. 

Istnieją dwa typy prokury:

a) samoistna, gdy prokurent może działać samodzielnie albo 

b) łączna, gdy musi współdziałać z drugą osobą (najczęściej członkiem zarządu).

Prokura została unormowana w kodeksie cywilnym nie natomiast w kodeksie spółek handlowych.

Zgodnie z dyspozycją art. 109 § 1. k.c. "Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa."

Dla powołania Prokurenta procedura może wyglądać następująco:

- Zarząd zbiera się by obradować,

- na obradach podejmuję uchwałę o udzieleniu danej osobie Prokury tj. powołaniu Prokurenta,

- po powołaniu w ciągu 7 dni zarząd składa informacje do KRS na odpowiednim formularzu przez Portal Rejestrów Sądowych.

II. Jakie są kompetencje zarządu a jakie prokurenta?

Zgodnie z art. 201§1 k.s.h. "Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę."

Zgodnie z art. 204§1 k.s.h. "Prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki."

Reprezentacją spółki z o.o. zajmuje się zatem zarząd oraz zarząd jest uprawniony do wykonywania wszystkich czynności prawnych i faktycznych dotyczących działalności podmiotu, czynności zaś należy rozumieć szeroko.

W przypadku prokury mamy różnicę, nie jest ona bowiem wymieniona jako ciało obligatoryjne dla spółki jak ma to miejsce dla Zarządu oraz nie pojawia się w definicji k.c. wprost słowo "reprezentacja". Prokura jest zatem ewentualna i ma na celu ułatwienie prowadzenia działalności. Należy przyjąć również, że funkcja reprezentacji w powszechnym tego słowa znaczeniu może wynikać automatycznie z roli pełnomocnictwa jakim jest Prokura.

1) Czym jest reprezentacja?

W literaturze wskazuje się, że „Pojęcie reprezentowania spółki przez zarząd, o którym mowa w art. 201 § 1 i art. 204 k.s.h., obejmuje nie tylko składanie i przyjmowanie za spółkę oświadczeń woli, lecz także dokonywanie wszelkich czynności polegających na ujawnieniu stanowiska spółki na zewnątrz - wobec osób trzecich. W tym przypadku przepisy posługują się terminem "reprezentowanie" w szerokim znaczeniu (reprezentacja sensu largo), obejmując nim dokonywanie czynności prawnych w rozumieniu prawa cywilnego, jak również występowanie w innych stosunkach prawnych z zakresu prawa administracyjnego, prawa pracy, prawa finansowego i innych gałęzi prawa. Tak rozumiana reprezentacja wyraża się więc w szczególności w składaniu i przyjmowaniu oświadczeń woli, oświadczeń wiedzy, zawiadomień, w składaniu wyjaśnień, wyrażaniu opinii."

Zgodnie z art. 204 § 1 k.s.h. "Prawo członka zarządu do reprezentowania spółki dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Przez pojęcie czynności spółki należy rozumieć nie tylko czynności objęte przedmiotem jej działalności, lecz także wszelkie czynności, jakich spółka dokonuje jako uczestnik obrotu. Dlatego też ważne i skuteczne są czynności zarządu dokonywane za spółkę, niemieszczące się w zakresie jej działalności."

2) Czym są czynności sądowe a czym są czynności pozasądowe?

Cytując wprost literaturę "Rozróżnienie na czynności sądowe i pozasądowe oznacza, że reprezentacja obejmuje dokonywanie zarówno czynności materialnoprawnych, jak i procesowych. Czynności sądowe spółki obejmują wszelkie przejawy występowania za spółkę przed sądami (sądami powszechnymi, Sądem Najwyższym, Naczelnym Sądem Administracyjnym), a także przed organami związanymi z wymiarem sprawiedliwości (prokuraturą). Ponadto pojęciem tym należy objąć występowanie przed organami administracji w postępowaniu administracyjnym (wójt, starosta, wojewoda, urzędy i izby skarbowe, Urząd Patentowy, Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Inspekcja Handlowa).

Zakres tych czynności obejmuje więc między innymi wytaczanie powództw, zawarcie ugody, składanie wyjaśnień, zeznań, wnoszenie skarg, odwołań od decyzji, dokonywanie zgłoszeń. Natomiast czynności pozasądowe wyrażają się przede wszystkim w prowadzeniu negocjacji, zawieraniu umów, składaniu zawiadomień, oświadczeń wiedzy, składaniu oświadczeń woli. Reprezentowanie spółki wyraża się przy tym również w reprezentacji biernej, czyli w przyjmowaniu oświadczeń czy zawiadomień skierowanych do spółki, zarówno w zakresie czynności sądowych, jak i pozasądowych.” (zob. więcej A. Kidyba, K. Kopaczyńska-Pieczniak, 2. Reprezentowanie spółki [w:] A. Kidyba, K. Kopaczyńska-Pieczniak, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Warszawa 2013).

III. Jakie są zasady ustalania wynagrodzenia Zarządu lub Prukurenta?

Zasady ustalania wynagrodzenia są podobne dla obu podmiotów (uchwała podmiotów oraz zachowanie zasady rynkowości), główną różnicą jest ciało, które określa wynagrodzenie, tak też w przypadku:

1) Zarządu wynagrodzenie ustalają wspólnicy drogą uchwały wspólników, 

2) Prokury wynagrodzenie ustala zarząd w drodze uchwały zarządu.

Zgodnie z dyspozycją art. 203(1) k.s.h. "Uchwała wspólników może ustalać zasady wynagradzania członków zarządu, w szczególności maksymalną wysokość wynagrodzenia, przyznawania członkom zarządu prawa do świadczeń dodatkowych lub maksymalną wartość takich świadczeń. Wynagrodzenie członków zarządu zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub innej umowy określa organ albo osoba powołana uchwałą zgromadzenia wspólników do zawarcia umowy z członkiem zarządu."

Za kierowanie spółką zarząd może zatem otrzymać wynagrodzenie ustalone uchwałą zgromadzenia wspólników, co więcej z punktu widzenia przepisów podatkowych jest to nawet wskazane.

W literaturze wskazuje się, że „Przepisy kodeksu spółek handlowych dotyczące spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie zawierają żadnych rozwiązań w zakresie zasad wynagradzania członków zarządu. Z tego względu pełnienie funkcji członka zarządu na podstawie stosunku organizacyjnego może mieć zarówno charakter odpłatny, jak i nieodpłatny. Ponadto, z członkiem zarządu może zostać nawiązany dodatkowy stosunek prawny, w tym umowa o pracę, umowa zlecenia, kontrakt menadżerski. W tym ostatnim przypadku, co do zasady, to organ lub osoba powołana do zawarcia umowy z powołanym członkiem zarządu (art. 210 k.s.h.) określa warunki tej umowy, w tym wysokość wynagrodzenia. Z art. 203¹ zdanie pierwsze k.s.h. wynika natomiast uprawnienie wspólników do ustalenia w uchwale zasad wynagradzania członków zarządu, w szczególności poprzez: wskazanie maksymalnej wysokości wynagrodzenia, przyznawania członkom zarządu prawa do świadczeń dodatkowych (np. różnego rodzaju premii) lub maksymalnej ich wysokości.” (zob. więcej M. Dumkiewicz [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz, Warszawa 2020, art. 203(1)).

Z punktu widzenia technicznego wraz z uchwaleniem wynagrodzenia członka zarządu lub prokurenta należy pamiętać również o kilku formalnościach tj,

a) Kwestionariuszu osobowym członka zarządu lub prokurenta dla celów rozliczeniowych podatku dochodowego,

b) Wskazaniu wartości brutto wynagrodzenia w treści uchwały, nie natomiast wysokości netto.

Uchwała zaś, której przedmiotem jest przyznanie wynagrodzenia musi spełniać:

a) wymogi formalne podejmowanych uchwał (zatem co najmniej forma pisemna),

b) określać wysokość wynagrodzenia przyznawanego odpowiedniemu członkowi zarządu lub prokurentowi,

c) określać datę wypłaty wynagrodzenia,

d) wskazanym jest, aby określić jaki okres działalności obejmuje wynagrodzenie prowadzonej przez niego spółki (np: za konkretny miesiąc/kwartał).

Istotnym jest, że w przypadku zarządu niniejsza uchwała może stanowić pewną formę gratyfikacji działalności tej osoby, której kierownictwo powoduje rozwój podmiotu. Z drugiej strony trudno mówić o przyznaniu wynagrodzenia zarządowi w przypadku braku posiadania stosownych środków przez podmiot - jeżeli występuje istotna strata z działalności spółki.

IV. Jak wygląda rozliczenie takich wynagrodzeń - Podatki oraz ZUSy?

1) Czy powołanie jest “oZUSowane”? Czy powołanie podlega składce zdrowotnej?

a) Ubezpieczenie społeczne

Nie, pełnienie funkcji zarządu lub prokurenta na podstawie aktu powołania nie jest samym w sobie tytułem do ubezpieczenia społecznego.

Dane stanowisko zostało potwierdzone przez liczne interpretacje Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przykładowo:

- Pismo z dnia 11 stycznia 2024r. o sygn. DI/100000/43/1238/2023 czy też 

- Pismo z dnia z 12 stycznia 2022r. o sygn. DI/100000/43/719/2021.

b) Ubezpieczenie zdrowotne

Pełnienie funkcji członka zarządu lub prokurenta od 1 stycznia 2022r. w związku z wejściem w życie tzw. "Polskiego (nie)ładu" stanowi podstawą do objęcia niniejszego wynagrodzenia ubezpieczeniem zdrowotnym.

Wraz z wejściem "polskiego ładu" z 1 stycznia 2022r. wypłacane wynagrodzenia na podstawie uchwał podlegają już ubezpieczeniom zdrowotnym w wysokości 9% podstawy wymiaru.

W ustawie zmieniającej wprowadzono nowelizację w postaci art. 15., który mówi, że w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1398, z późn. zm.6) wprowadza się zmiany w art. 66 w ust. 1 po pkt 35 poprzez dodanie pkt 35a w brzmieniu: „osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie;”.

Wynagrodzenie wypłacane na podstawie uchwały członkowi zarządu lub prokurentowi będzie zatem odpowiednio niższe o pobraną składkę zdrowotną, nowy obowiązek wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczenia zdrowotnego.

2) Opodatkowanie osób powołanych - jak to wygląda oraz jakie deklaracje podatkowe należy złożyć?

Przychody otrzymywane z tego tytułu wykazywane są w deklaracjach podatkowych jako przychody z działalności wykonywanej osobiście (akt powołania członka zarządu) albo innych źródeł (prokura) oraz są opodatkowane na zasadach ogólnych (12% lub 32%).

W przypadku aktu powołania (członka zarządu), podobnie jak przy umowach o pracę, przysługuje nam odliczenie od przychodu w wysokości 250 zł miesięcznie.

W przypadku prokurentów co do zasady nie możemy skorzystać z przywileju naliczania stałych ryczałtowych kosztów uzyskania przychodu.

3) Na jakich formularzach PIT wykazujemy wynagrodzenia dla członka zarządu albo prokurenta?

Wynagrodzenia uzyskane w ramach uchwały o wynagrodzeniu, płatnik wykazuje w PIT-11 (w 2023r. wersja 29 formularza), sekcja formularza będzie jednak zależna od funkcji:
a) dla Zarządu

w PIT-11 w sekcji E w wierszu 5 "Działalność wykonywana osobiście".

Przy czym płatnik pobiera zaliczkę na PIT w ciągu roku, a osoba otrzymująca wynagrodzenie składa co do zasady PIT-37.
b) dla Prokurentów

w PIT-11 w sekcji F wskazując przykładowy opis w polu 99 "Wynagrodzenie Prokury ustanowione uchwałą zarządu".

Przy czym płatnik nie pobiera zaliczki na PIT w trakcie roku, a rozliczenie następuje w zeznaniu rocznym PIT-36, wraz z którym należy wpłacić sumaryczny podatek od wypłaconego wynagrodzenia w roku podatkowym.

W aplikacji Fakturomania takie wynagrodzenia będziemy dodawać w module kadry, więcej tutaj.

4) Czy tak wypłacane wynagrodzenia są kosztem spółki?

Tak, wynagrodzenia członków zarządu i prokurentów są standardowo kosztem spółki jeżeli spełniają ogólną definicję kosztu (czyli nie są to np: fikcyjne transakcje i pozostają w związku z działalnością podmiotu).

Na możliwość zakwalifikowania wynagrodzenia prokurenta jako kosztu uzyskania przychodu może wskazywać np: interpretacja indywidualna o sygnaturze 0115-KDIT3.4011.18.2018.1.JŁ

Kryterium pozwalającym na zakwalifikowanie takiego wynagrodzenia jako kosztu jest ogólna definicja kosztu, która w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych jest dosyć lakoniczna.

Tak też zgodnie z art. 15 pkt. 1 updop, "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.".

Orzecznictwo i interpretacje podatkowe doprecyzowują nam to zagadnienie i wskazują że, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

a) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

b) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

d) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

e) został właściwie udokumentowany,

f) nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W literaturze odnajdujemy, że "Koszty ponoszone przez podatnika należy zatem oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim." więcej, Regina Żarejko w "Plan kont z obszernym komentarzem bilansowo-podatkowym" wydanie I, s. 349.