Obowiązki związane z prowadzeniem spółki z o.o. te podatkowe i prawne

Niniejszy wpis został podzielony na dwa główne wątki:

I. Obowiązki o naturze podatkowej oraz

II. Najważniejsze obowiązki formalnoprawne.

I. Obowiązki podatkowe sp. z o.o.

Poniższa tabela przedstawia ważne terminy podatkowe związane z prowadzeniem spółki z o.o.:

1 – opcjonalnie. Dotyczy zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, w przypadku umów zlecenia oraz innych form stosuje się terminy umowne. Nie wszystkie z powyższych dokumentów dotyczą zatem każdej spółki z o.o.

* słowem humorystycznej dygresji - w pewnym zestawieniu obowiązków spoczywających na polskich przedsiębiorcach wskazano, że może na nich spoczywać ponad 150 różnych obowiązków prawno-podatkowych, co powoduje, że faktycznie każdy przedsiębiorca już z samego tytułu, "polskiego przedsiębiorcy" łamie jakieś prawa, na dokładkę nasze ustawodawstwo oceniono w niechlubnej piątce najbardziej zagmatwanych i nieprzyjaznych dla biznesu. 

Z tak rygorystyczną oceną i pesymistycznym spojrzeniem można się jednak nie zgodzić, stąd w Fakturomanii staramy się ułatwić mikro sp. z o.o. prowadzenie rozliczenia.

Poniżej pokrótce zostały przedstawione zagadnienia, które występują najczęściej.

Liczba obowiązkowych dokumentów dotyczących spółki w skali roku:

I) Deklaracje JPK_V7/K – 12 lub 4 razy w roku,

II) Deklaracja CIT-8 – 1 raz w roku (do 31 marca),

III) Sprawozdanie finansowe – 1 raz w roku (do 31 marca),

IV) Obowiązkowe uchwały dotyczące działalności spółki - 1 raz w roku (do 30 czerwca).

1) Rejestracja spółki z o.o. w Urzędzie Skarbowym - NIP-8 oraz deklaracja PCC-3 w związku z pokryciem kapitału zakładowego (propozycje uzupełnienia w załączeniu)

a) NIP-8 - zgłoszenie spółki do Urzędu Skarbowego

Pierwszym obowiązkiem każdej spółki jest złożenie zgłoszenia indentyfikacyjnego NIP-8 do Urzędu Skarbowego w ciągu 21 dni od daty wpisu podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym. W takim zgłoszeniu wskazuje się dane identyfikacyjne podmiotu wraz z numerami rachunków bankowych, warto dlatego jest w tym okresie 21 dni zarejestrować od razu spółce rachunek bankowy, by nie składać deklaracji NIP-8 dwukrotnie/kilkukrotnie. 

W dopełnieniu tego obowiązku pomocny może okazać się materiał Ministerstwa Rozwoju i Technologii, niemniej w załączeniu do wpisu znajduje się propozycja uzupełnienia formularza NIP-8 (w formie JPG - wyciągu ze strony Ministerstwa).

b) PCC-3 - podatek od czynności cywilnoprawnych - tutaj od kapitału zakładowego spółki z o.o.

Kolejnym obowiązkiem każdej spółki jest złożenie formularza PCC-3 w związku z zawarciem umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Podatnikiem podatku jest tutaj spółka i jest ona zobowiązana do złożenia niniejszej deklaracji do Urzędu Skarbowego w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy (jednak praktyka Urzędowa wskazuje, że jest to 14 dni od wpisu podmiotu do KRS). Podstawą opodatkowania jest wysokość kapitału zakładowego, która może zostać obniżona o koszty sądowe rejestracji podmiotu i tak w przypadku spółek założonych przez system S24 w przypadku kapitału zakładowego w wysokości 5000 zł podatek PCC może wynieść 23 zł. 

W dopełnieniu tego obowiązku pomocny może okazać się materiał Ministerstwa Rozwoju i Technologii, niemniej w załączeniu do wpisu znajduje się propozycja uzupełnienia formularza PCC-3 (w formie JPG - wyciągu ze strony Ministerstwa) bez obniżenia kosztów rejestracji.

2) Rejestracja spółki do VAT - czy jest obowiązkowa?

a) Obowiązek rejestracji do VAT (propozycja uzupełnienia VAT-R w załączeniu)

Co do zasady rejestracja do VAT nie jest obowiązkowa, jednak są pewnego typu działalności, które podlegają obligatoryjnej rejestracji niezależnie od wysokości przychodów (w przypadku przekroczenia obrotu 200 000 zł, co do zasady, każdy przedsiębiorca musi zarejestrować się dla celów podatku za wyjątkiem tzw. "zwolnienia przedmiotowego"). Rejestracji dokonuje się przez złożenie w Urzędzie Skarbowym formularza VAT-R, tutaj załącza się również umowę najmu siedziby podmiotu. 

W załączeniu do wpisu znajduje się również propozycja uzupełnienia formularza VAT-R (w formie JPG - wyciągu ze strony Ministerstwa).

Przykładowo obowiązkowej rejestracji do VAT będzie podlegał przedsiębiorca, który między innymi:

1. Sprzedaje:

a) towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (na przykład metale szlachetne i złom z nich, wyroby jubilerskie)

b) towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych innych niż nowe, zaliczanych, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji

c) w niektórych przypadkach: budynki, budowle lub ich części

d) tereny budowlane

e) nowe środki transportu

f) przez Internet takie towary jak:

- preparaty kosmetyczne i toaletowe

- komputery, wyroby elektroniczne i optyczne

- urządzenia elektryczne i nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego

- maszyny i urządzenia, gdzie indziej niesklasyfikowane

g) hurtowo i detalicznie części do:

- pojazdów samochodowych,

- motocykli.

2. Świadczy usługi:

a) prawnicze,

b) w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego),

c) jubilerskie,

d) ściągania długów, w tym factoringu.

3. Przedsiębiorca nie posiada siedziby działalności gospodarczej w Polsce.

b) Zwolnienie z obowiązku rejestracji

Tutaj możemy wyróżnić dwie okoliczności:

1. Zwolnienie podmiotowe - dla podmiotów, których obrót nie przekracza 200 000 zł w ujęciu całorocznym (jednak należy pamiętać, że kwota jest rozliczana proporcjonalnie do daty rejestracji podmiotu, zatem za połowę roku przysługuje 100 000 zł).

Co do zasady wszyscy podatnicy, którzy nie wykonują ww. czynności mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT.

W takim wypadku podatnik wystawiający dokument sprzedaży kontrahentowi winien zawrzeć stosowną adnotację na fakturze o przykładowej treści: "Sprzedawca zwolniony podmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.113 ust.1 albo ust.9 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."

2. Zwolnienie przedmiotowe - dla podmiotów, których działalność zawsze jest zwolniona z ww. podatku, dokładny długi katalog typów działalności znajduje się w art. 43 ustawy o VAT.

Typowymi czynnościami zwolnionymi przedmiotowo z podatku VAT są usługi:

a) w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia – jeśli jesteś lekarzem, lekarzem dentystą, pielęgniarką, położną lub psychologiem;

b) usługi prywatnego nauczania na poziomie przedszkolnym, podstawowym, ponadpodstawowym i wyższym – jeśli jesteś nauczycielem usługi nauczania języków obcych;

W takim wypadku podatnik wystawiający dokument sprzedaży kontrahentowi winien zawrzeć stosowną adnotację na fakturze o treści np: "Sprzedawca zwolniony przedmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.43 ust.1 pkt 19 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."

Więcej informacji o podatniku VAT mogą Państwo również odnaleźć na stronie Ministerstwa Finansów.

UWAGA! Zwolnienie przedmiotowe ma "pierwszeństwo stosowania" przed zwolnieniem podmiotowym.

3) Obowiązki podatkowe spółki związane z rozliczeniem VAT - JPK_V7

a) Czym jest deklaracja VAT a właściwie plik JPK_V7?

Deklaracja VAT-7 jest formularzem, który służył przedsiębiorcom do okresowego rozliczania się z Urzędem Skarbowym z podatku VAT. Od 1 września 2020 r. deklaracja VAT została scalona ze strukturą JPK_VAT w JPK_V7, od tego momentu standardowo składany jest jeden plik miesięcznie zawierający informacje z obu dokumentów.

b) Co robimy z taką deklaracją i jak często?

Raport przesyła się wyłącznie do Urzędu Skarbowego  w wersji elektronicznej, w określonym układzie i formacie, do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, nawet jeśli podatnik rozlicza się kwartalnie. Deklarację składają czynni podatnicy VAT.

c) Do kiedy mam zapłacić kwotę z VAT?

Kwotę należy zapłacić w tym samym terminie co złożenie deklaracji, czyli do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym na mikrorachunek podatkowy.

d) Czym jest deklaracja JPK_V7?

JPK_V7 to zestaw informacji o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT za dany okres.

4) Obowiązki podatkowe spółki związane z rozliczeniem CIT - Deklaracje CIT-8

a) Czym są zaliczki na CIT? Gdzie je wpłacamy? Co to jest mikrorachunek podatkowy?

Zaliczki CIT są to kwoty, które przedsiębiorcy wpłacają na swój mikrorachunek podatkowy z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych.

Zaliczki na podatek dochodowy CIT opłacamy co miesiąc lub co kwartał w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym. Kwoty z tych zaliczek widoczne są natomiast w deklaracji CIT-8, którą składamy tylko raz w roku.

Mikrorachunek jest indywidualnie nadawany każdemu podatnikowi przez Ministerstwo Finansów, więcej informacji o funkcji mikrorachunku podatkowego można odnaleźć na stronie Ministerstwa Finansów bezpośrednio pod adresem https://www.podatki.gov.pl/mikrorachunek-podatkowy/

Generator mikrorachunku podatkowego można natomiast odnaleźć na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/generator-mikrorachunku-podatkowego

b) Czym jest deklaracja CIT-8?

Deklaracja CIT-8 jest to roczne zeznanie podatkowe, które składają przedsiębiorcy – osoby prawne, prowadzące pełną księgowość tj. spółki z o.o., spółki akcyjne etc.

c) Co robimy z taką deklaracją i jak często?

Deklarację CIT-8 co do zasady składamy raz na rok w wersji elektronicznej do 31 marca roku następującego po danym roku obrotowym.

5) Obowiązki podatkowe spółki związane z rozliczeniem PIT

a) Co to są PIT-y?

PIT-y są to dokumenty związanie z podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Można wyodrębnić dokumenty zbiorcze (PIT-4R) oraz indywidualne (PIT-11), PIT-8C lub PIT-8AR.

b) Zaliczki na PIT-11

Zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych co do zasady należy obliczać i opłacać do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

c) Co to jest PIT-11?

PIT-11 jest to dokument dotyczący konkretnej osoby, z którą została nawiązana współpraca i zostało wypłacone wynagrodzenie w danym roku obrotowym. Zawarte są w nim informacje o wypłaconych środkach oraz pobranych zaliczkach z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ubezpieczeń społecznych. Na podstawie tego dokumentu – osoba, której dokument dotyczy – sporządza potem roczne zeznanie podatkowe np: PIT-37.

d) Co robimy z taką deklaracją PIT-11 i jak często?

Deklarację PIT-11 należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Taki dokument należy wydać każdej osobie, z którą została nawiązana współpraca oraz (już w cyfrowej wersji) urzędowi skarbowemu (właściwość miejscowa osoby) najpóźniej do dnia 31 stycznia za rok poprzedni.

e) Co to jest PIT-4R?

PIT-4R jest to dokument, w którym zestawione są wszystkie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, które dotyczą konkretnego roku obrotowego. Innymi słowy – widać tutaj zsumowane zaliczki za rok poprzedni od wszystkich osób, którym zostało wypłacone wynagrodzenie.

f) Co robimy z taką deklaracją i jak często?

Deklarację PIT-4R należy wysłać w wersji elektronicznej do Urzędu Skarbowego do 31 stycznia za poprzedni rok obrotowy.

g) Co to jest PIT-8AR lub PIT-8C?

PIT-8AR jest to deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym. 

Dotyczy ona zazwyczaj takich źródeł jak:

- wygrane w konkursach, grach i zakładach (co do zasady jeżeli wygrana przekracza 2000),

- wypłat z umów zlecenia, dzieła itp. nieprzekraczających 200 zł (per umowa),

- przychodów z odsetek od pożyczek (więcej pkt 8. "Jak pożyczyć pieniądze spółce? Q&A"),

- przychodów z dywidend (więcej "Wypłata dywidendy | Dywidenda").

PIT-8C jest to natomiast specyficzna deklaracja dotycząca stricte dochodów giełdowych oraz z odpłatnego zbycia walut wirtualnych (popularnie zwanych kryptowalutami).

Deklarację PIT-8C oraz PIT-8AR należy sporządzić w dwóch egzemplarzach dla każdej osoby z którą została nawiązana współpraca oraz wysłać podpisany dokument pocztą – jeden na adres osoby, a drugi (już elektronicznie) do urzędu skarbowego (właściwość miejscowa osoby) do dnia 31 stycznia za rok poprzedni.

II. Najważniejsze obowiązki prawne sp. z o.o.

1) Prawidłowa reprezentacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

W zakresie obowiązków poza podatkowych niezbędne jest pamiętanie o reprezentacji, którą wykonuje zarząd, nie natomiast wspólnicy podmiotu. Bardzo przydatne może okazać się zatem posiadanie "pod ręką" odpisu aktualnego z KRS, który jest możliwy do pobrania ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości po uzupełnieniu numeru NIP.

2) Rejestracja spółki do rejestrów CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych)

Wraz z wejściem w życie nowelizacji przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmowi w 2019r. na przedsiębiorców został nałożony obowiązek rejestracji do CRBR. Dane do niniejszego rejestru ma obowiązek zgłosić osoba uprawniona do reprezentacji spółki w formie elektronicznej.

Szczegółowe informacje dotyczące Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych mogą Państwo odnaleźć na stronie rządowej Ministerstwa Finansów.

Rejestracja do CRBR jest obowiązkowa pod rygorem kary finansowej.

3) Rejestracja spółki do BDO - ewidencja odpadów

Wszystkie podmioty, które wytwarzają odpady, tzn. wprowadzają na rynek między innymi produkty w opakowaniach, pojazdy, oleje, smary, opony, baterie i tym podobne przedmioty mają obowiązek rejestracji do tzw. "Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami".

Szczegółowe informacje dotyczące obowiązków lub okoliczności wyłączających z obowiązku rejestracji można odnaleźć bezpośrednio na stronie Ministerstwa Ochrony Środowiska.

W przypadku rejestracji w BDO na wystawianych fakturach sprzedażowych niezbędne jest umieszczanie stosownego numeru nadanego w bazie pod sankcją kary finansowej.

4) Obowiązki GIODO oraz RODO

Wraz z wejściem w życie rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), na podmioty przetwarzające dane osobowe zostało nałożonych wiele obowiązków związanych z przestrzeganiem ochrony danych osobowych.

Powody wprowadzenia owej regulacji możemy odnaleźć w preambule niniejszego dokumentu i tak też odnajdujemy, między innymi, że: "Szybki postęp techniczny i globalizacja przyniosły nowe wyzwania w dziedzinie ochrony danych osobowych. Skala zbierania i wymiany danych osobowych znacząco wzrosła. Dzięki technologii zarówno przedsiębiorstwa prywatne, jak i organy publiczne mogą na niespotykaną dotąd skalę wykorzystywać dane osobowe w swojej działalności. Osoby fizyczne coraz częściej udostępniają informacje osobowe publicznie i globalnie. Technologia zmieniła gospodarkę i życie społeczne i powinna nadal ułatwiać swobodny przepływ danych osobowych w Unii oraz ich przekazywanie do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, równocześnie zaś powinna zapewniać wysoki stopień ochrony danych osobowych."

Z punktu widzenia RODO jedną z najważniejszych zmian jest zaimplementowanie przez przedsiębiorcę czytelnego obowiązku informacyjnego wobec osoby fizycznej oraz wprowadzenie instytucji administratora danych osobowych.

5) Zakup kasy fiskalnej przez spółkę jeżeli sprzedaż dokonywana jest na rzecz osób fizycznych

Każdy przedsiębiorca co do zasady ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż dokonywaną na rzecz osób fizycznych przy użyciu kasy fiskalnej. Dla "przejrzystości" oraz ułatwienia życia przedsiębiorcom ustawodawca wprowadził kilka wyjątków od tego obowiązku, pomocne informacje dotyczące kas fiskalnych można odnaleźć na stronie Ministerstwa Rozwoju i Technologii.

6) Komparycje umów spółki z o.o.

Podczas prowadzenia działalności należy pamiętać o prawidłowych komparycjach umownych, w przypadku sp. z o.o. powinna ona brzmieć np: "______________ sp. z o.o. z siedzibą w ____________, ul. ________________, wpisana do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w _________________, __________ Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS ______________, NIP ________________, REGON ______________, kapitał zakładowy __________________, reprezentowana przez: _________________ Prezesa Zarządu PESEL XYZ (wskazywanie numeru PESEL jest dobrą praktyką, acz nie jest konieczne)".

Prawidłowa reprezentacja podmiotu jest niezwykle istotna z uwagi na skuteczność umowy, w przypadku podpisania umowy przez osobę nieuprawnioną może ona nie być wiążąca. Standardowo osobami uprawnionymi do podpisywania umów są członkowie zarządu lub prokurenci.

7) Obostrzenia względem pewnych transakcji zawieranych ze spółką z o.o.

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki z o.o. w k.s.h. dla pewnego typu transakcji napotykamy na ograniczenia. Ograniczenia te polegają na konieczności podjęcia zgody wspólników (zatem właścicieli) w formie uchwały zgromadzenia wspólników dla ich ważności lub skuteczności, w przeważającym zakresie dotyczą one transakcji z członkami zarządu lub transakcji związanych z obrotem nieruchomości. Konkretne przepisy, z krótkim komentarzem zostały załączone poniżej.

Szczegółowe informacje dotyczące transakcji mogą Państwo odnaleźć w bazie wiedzy Fakturomanii w materiale "Obostrzenia względem transakcji związanych ze spółką z o.o.".

8) Systematyczność w prowadzeniu księgowości spółki z o.o.

Systematyczność i organizacja są najważniejszymi obowiązkami każdego przedsiębiorcy. Zdecydowanie zalecane jest wyznaczenie jakiegoś czasu (np: 2h) jednego konkretnego dnia każdego tygodnia stricte na sprawy księgowe, takie jak rozliczenie dokumentacji lub weryfikacja płatności.