Dodawanie kosztu

Faktury przy użyciu aplikacji dodaje się wybierając w lewym menu "Koszty"(1) => "Dodaj koszt"(2)



1) Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku uzupełniamy dane dokumentu. Zalecamy Państwu dodawanie danych w poniżej zaprezentowanej kolejności - może to pomóc uniknąć oczywistych pomyłek. 

Najważniejszym jednak jest, aby pamiętać żeby po uzupełnieniu dokumentu - zapisać utworzoną fakturę (5).



2) Dodawanie kontrahenta


Dodać kontrahenta do faktury można na trzy różne sposoby. 

Jeżeli jest to pierwsza faktura od danego podmiotu należy albo wyszukać go po NIP(1), lub ręcznie wprowadzić jego dane(2). 
W przypadku gdyby nie dało się odnaleźć kontrahenta po NIP (może być to wynikiem różnych przyczyn np: awarii systemu Głównego Urzędu statystycznego - stamtąd importowane są dane o kontrahentach do Fakturomanii), należy wprowadzić go ręcznie (2) lub poczekać, aż serwery GUS zaczną odpowiadać - zwykle nie zajmuje to więcej niż godzinę.

Jeśli kontrahent został już dodany wcześniej, to będzie można odnaleźć jego dane wśród listy kontrahentów (3). Należy pamiętać żeby na koniec nacisnąć zębatkę i zapisać dodanego kontrahenta.







Jeśli dany kontrahent z jakiegoś powodu nie ma NIP - np. jest osobą fizyczną, to w miejscu NIP należy wpisać słowo "brak". W przypadku gdyby wśród kontrahentów znajdował się już taki NIP, należy zignorować komunikat o istniejącym kontrahencie i utworzyć nowego.





3) Dane podstawowe


W tym panelu uzupełniamy dane które można znaleźć na fakturze. 


Numer(1), data wystawienia(2) oraz data sprzedaży(3) muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze. Termin płatności faktury(4) nie będzie miał znaczenia dla nieopłaconej faktury. Jeśli zostanie ona natomiast oznaczona jako opłacona, to termin płatności powinien pokrywać się z datą faktycznej płatności znajdującą się na wyciągu bankowym, lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej. Płatności w systemie można oznaczyć w późniejszym terminie, przy pomocy funkcji "zapłać" (więcej o dodawaniu płatności na blogu pod adresem https://blog.fakturomania.pl/jak-dodawac-platnosci-w-systemie/ ).




4) Kategorie i podkategorie kosztów


Dodając fakturę należy pamiętać o wybraniu odpowiedniej kategorii kosztu, z pomocą przychodzą tutaj opisy znajdujące się po prawej stronie znaków graficznych. W przypadku materiałów biurowych, a także większości innych niskocennych składników majątkowych o wartości do 10 000 zł netto, należy ustawić kategorię "Zużycie materiałów" oraz podkategorię "Zużycie materiałów" (jeżeli nie jest to specyficzna transakcja np: "odwrotne obciążenie"). 

Należy mieć na uwadze, że niektóre składniki majątkowe np. pojazdy nie zaliczają się do tej kategorii (samochód będzie zazwyczaj środkiem trwałym). Żeby ocenić odpowiednią kategorię można skorzystać z polityki rachunkowości, która znajduje się we wzorcach dokumentów lub skontaktować się z Krajową Informacją Podatkową działającą przy Ministerstwie Finansów pod numerem 22 330 03 30, która pomoże określić, czy coś jest środkiem trwałym czy też niskocennym składnikiem majątkowym.



5) Pozycje


W niniejszym miejscu wyszczególnić należy pozycje, które są w przypadku kosztów zależne od stawki podatku(1). 

Fakturomania pozwala na stosowanie uproszczonych zapisów, co zostało szczegółowo opisane w artykule pod adresem: https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000129895-uproszczenia-w-fakturach-zakupowych 

Jednocześnie należy pamiętać, żeby w żadnym przypadku nie stosować takiego uproszczenia przy fakturach sprzedażowych. Dodając faktury sprzedażowe bezwzględnie należy szczegółowo wymieniać wszystkie pozycje. 


Po uzupełnieniu odpowiedniej ilości, ceny netto lub wartości netto(2), należy wybrać odpowiednie stawki VAT(3) i sprawdzić czy wyliczone wartości VAT zgadzają się z tą, które widnieją na otrzymanej fakturze. 


W niektórych przypadkach firmy stosują inne zasady zaokrąglania, przez co może pojawić się niewielka różnica w wprowadzonym dokumencie (zazwyczaj 1 grosz). W takim przypadku trzeba ręcznie zmienić wysokość wartości netto, podatku VAT lub wartości brutto, tak żeby była zgodna z wielkością znajdującą się na wystawionej fakturze. VAT można bowiem obliczyć albo od wartości brutto albo od wartości netto.


Jeśli pojawi się potrzeba uzupełnienia następnej pozycji, np. w przypadku innych stawek podatku VAT, można dodać dodatkowe pozycje przyciskiem "dodaj pozycję"(5). 

Dodatkowe informacje(6) są brane przez system pod uwagę przy rozliczaniu faktury kosztowej. Ich włączenie pozwala natomiast na dodanie dodatkowych oznaczeń lub informacji związanych z indywidualnymi potrzebami użytkownika (np: w celu filtracji lub specyficznego oznaczenia jakiegoś typu dokumentów/kosztów).

Po upewnieniu się, że wszystkie informacje zostały wprowadzone poprawnie należy kliknąć przycisk zapisz(7).