Jak dodać koszty eksploatacyjne pojazdów (paliwo, przeglądy, serwis, części itp.)?

Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z eksploatacją pojazdu, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".

I. Informacje ogólne

Sposób rozliczania kosztów eksploatacyjnych pojazdów uległ istotnej zmianie w 2019r. Wprowadzone zmiany dotyczą zdecydowanej większości podatników (poza tymi, którzy wykorzystują pojazdy wyłącznie w działalności gospodarczej spełniając przy tym bardzo rygorystyczne wymogi), a najprościej mówiąc polegają na wprowadzeniu procentowych ograniczeń względem ewidencjonowanych pełnych kosztów uzyskania przychodów przez pomniejszenie ich o 25% wartości.

W art. 16 pkt. 51a) UPDOP odnajdujemy, że "nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;".

1) Co rozumiemy przez koszty eksploatacyjne?

Przez koszty eksploatacyjne rozumiemy wydatki prawidłowo udokumentowane (zazwyczaj Faktury VAT) takie jak paliwo, przeglądy, zakup części do pojazdu, serwis, opony, płyny do spryskiwaczy, wycieraczki, opłaty za parkowanie lub parking, opłaty za autostrady i inne tego typu wydatki.

Wydatki natomiast związane z najmem aut (krótko lub długoterminowym) lub ich leasingiem, nie stanowią kosztów eksploatacyjnych pojazdów, w związku z czym w przypadku ewidencji takich kosztów należy w systemie posłużyć się odrębną kategorią kosztową, o opłatach tego typu kosztów piszemy w tym materiale.

2) Kiedy możliwe jest pełne odliczenie podatku VAT i CIT - w 100%?

Takie rozliczenie przysługuje wyłącznie w przypadku wykorzystywania pojazdów w celach prowadzonej działalności gospodarczej, a dokładnie w dwóch bardzo precyzyjnie opisanych okolicznościach, które zostały wskazane w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT, tj.

1. gdy sposób wykorzystywania pojazdów przez podatnika,

- zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania,

- dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu,

wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub gdy

2. konstrukcja pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne, i tutaj w tym przypadku wyróżnić można:

a) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą;

b) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

c) pojazdy specjalnego przeznaczenia jak koparki, ładowarki, podnośniki, żurawie samochodowe, pojazdy przeznaczone do prac wiertniczych.

W interpretacji podatkowej, o sygn. nr 0114-KDIP4-2.4012.122.2021.2.AS z dnia 15 czerwca 2021 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: "Zapis dotyczący opisu trasy i celu wyjazdu powinien być na tyle szczegółowy, by zapewnić rzetelność prowadzonej ewidencji. Zatem konieczne jest dokonanie odrębnego wpisu każdej trasy przejazdu pojazdu przez oznaczenie celu wyjazdu oraz opisu trasy wyjazdu (np. wskazanie adresu sklepu, urzędu), z uwzględnieniem pozostałych elementów określonych w art. 86a ust. 7 ustawy".

Na marginesie należy zwrócić uwagę, że w przypadku spółek z o.o., majątek spółki z definicji powinien być wykorzystywany wyłącznie w celach działalności gospodarczej prowadzonej przez spółkę, dlatego wydawać by się mogło, że każdy pojazd należący do spółki z o.o. powinien korzystać z możliwości odliczenia pełnych wartości z CIT lub VAT. W obrocie gospodarczym mamy jednak różne stosunki prawne i umowy i z tego względu, z uwagi na dużą ostrożność Ustawodawcy względem wiary wobec Podatników, nałożył on dodatkowe bardzo rygorystyczne obowiązki dla potwierdzenia wykorzystywania pojazdów w prowadzonej działalności.

3) Czym jest Formularz VAT-26 a czym jest wpis w dowodzie VAT-1?

1. Formularz VAT-26

"Informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej" jest to dokument składany do Urzędu Skarbowego, który składa się dla pojazdów których masa całkowita nie przekracza 3,5 tony, taki dokument zasadniczo dotyczy innych pojazdów niż te opisane w pkt 2) pdpkt 2). Taki formularz może zatem dotyczyć zarówno samochodów osobowych jak ciężarowych, więcej informacji o formularzu mogą Państwo również odnaleźć na stronie Ministerstwa Przedsiębiorczości.

2. VAT-1

Jest to potwierdzenie, które zamieszone jest w dowodzie rejestracyjnym, a jednocześnie stanowiące konieczny warunek formalny potwierdzający, że pojazd spełnia konstrukcyjne kryteria jego przeznaczenia do działalności gospodarczej. Bez takiej adnotacji Urzędy niestety bardzo często podważają możliwość pełnego rozliczenia CIT oraz VAT

4) Sankcje w przypadku nieprawidłowej ewidencji

W przypadku stwierdzenia przez Urząd Skarbowy, że ewidencja prowadzona przez Podatnika jest ewidencją wadliwą (np. brak pewnych danych), to konsekwencją takiej okoliczności może być uznanie, że pojazd jest wykorzystywany w celach innych niż działalność gospodarcza, a co za tym idzie utrata prawa do pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z danym pojazdem.

5) Kiedy stosujemy częściowe odliczenie VAT (50%) i CIT (75%)?

Stosowanie standardowej proporcji jest wersją najbezpieczniejszą, takie częściowe rozliczenie stosujemy w każdym innym przypadku od tego opisanego w pkt 2), zatem najczęściej, gdy:

a) nie jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu lub,

b) brak jest regulaminu wykorzystywania pojazdu wykluczającego wykorzystywanie jego dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub,

c) nie jest to pojazd specjalnego przeznaczenia lub,

d) pojazd jest wykorzystywany w innym celu niż działalność gospodarcza.

W żargonie przyjęło się również mówić o wykorzystywaniu w celach "mieszanych", takie sformułowanie jest oczywiście skrótem myślowym i dotyczy raczej jednoosobowych działalności gospodarczych, niemniej chodzi tutaj o wszelkie wykorzystywanie pojazdów poza działalnością podmiotu (może być to działalność charytatywna, może być to wykorzystywanie prywatne udziałowców spółki itp).

II. Wprowadzanie Faktury za paliwo

Koszt związany z eksploatacją pojazdu (np: zakupem paliwa) w Serwisie będziemy w systemie ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).

Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.

Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument (5).

1) Kontrahent

Przedsiębiorca

W przypadku faktury wystawionej przez stację benzynową kontrahentem będzie przedsiębiorca. Kontrahenta można wyszukać w prosty sposób posługując się suwakiem GUS, w którym należy uzupełnić NIP (w tym przypadku wpisując numer NIP 529 180 26 80) albo jeżeli już istnieje w bazie to po prostu wybrać go z listy. Kontrahentów nie należy dublować.

2) Dane podstawowe i dane płatności

Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie przeprowadzana ewidencja jest Faktura wystawiona przez kontrahenta, wprowadzając dokument zawsze należy uzupełniać dane zgodnie z dokumentem. 

a) Numer (tutaj wyłącznie wpisujemy numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT FVS 12/2323/14", a wpisujemy wyłącznie "FVS 12/2323/14").

b) Data wystawienia oraz data sprzedaży muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze.

c) Termin płatności faktury lub dokumentu nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności. W przypadku jednak faktury za paliwo zawsze taki dokument co do zasady będzie opłacony. Jeżeli płatność zostanie oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.

3) Kategoria kosztowa

a) Kategorią dla kosztów związanych z eksploatacją pojazdu, w przypadku braku spełnienia surowych kryteriów ewidencyjnych będzie:

b) Kategorią dla kosztów związanych z eksploatacją pojazdu, w przypadku spełnienia surowych kryteriów ewidencyjnych będzie:

4) Pozycje

W niniejszym miejscu wyszczególnić należy pozycje, które są w przypadku kosztów zależne od stawki podatku. Nigdy wprowadzając koszty nie należy przepisywać poszczególnych pozycji z faktury kosztowej, w systemie wprowadzamy wyłącznie wartości sumaryczne dla poszczególnych stawek VAT. 

Przykładowo jeżeli na dokumencie źródłowym jest łącznie 20 pozycji przy czym 15 ze stawką VAT 23% a 5 ze stawką VAT 8%, to wprowadza się wyłącznie 2 pozycje. 

Jednocześnie należy pamiętać, że w żadnym przypadku nie można stosować takiego uproszczenia przy fakturach sprzedażowych. Dodając faktury sprzedażowe bezwzględnie należy szczegółowo wymieniać wszystkie pozycje. W przypadku faktury z jedną pozycją na 23% VAT oraz kwotę 123 zł brutto przykład będzie wyglądał następująco.

Po uzupełnieniu cen netto lub wartości netto, należy wybrać odpowiednie stawki VAT i sprawdzić czy wyliczone wartości VAT zgadzają się z tymi, które widnieją na otrzymanej fakturze, jeżeli nie - należy poprawić dane tak, aby zgadzały się z dokumentem źródłowym.

Po uzupełnieniu panelu kosztu na końcu należy wybrać "Zapisz".