Wgrywania lub pobierania dokumentacji w KSeF można dokonać po zalogowaniu się w systemie Ministerstwa Finansów, który to sposób logowania został szczegółowo opisany w materiale "Jak zalogować się w KSeF krok po kroku? Poradnik z Formularzem ZAW-FA". Niniejszy artykuł przedstawia proces wczytywania lub pobierania faktur w KSeF krok po kroku.
Z uwagi na specyfikę zagadnienia wpis został podzielony na dwie główne części:
Część teoretyczna
I. Gdzie odnaleźć faktury w KSeF?
Część praktyczna
II. Jak pobierać faktury z KSeF?
III. Jak wgrywać faktury do KSeF w formacie Ministerialnym (XML)?
Część teoretyczna
I. Gdzie odnaleźć faktury w KSeF?
System Ministerstwa Finansów wyróżnia trzy "środowiska":
1) Wersja produkcyjna, która jest właściwym narzędziem KSeF i służy oficjalnej wymianie dokumentacji (tą stosować będziemy od 1 lipca 2024r.).
2) Wersja przedprodukcyjna (Demo) - przeznaczona dla technicznego sprawdzenia funkcjonalności systemu dla naszego konta, tą można stosować w celu sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF przez podatnika dla jego danych.
3) Wersja testowa - przeznaczona głównie dla deweloperów różnych aplikacji, po zalogowaniu nieznacznie różni się od wersji produkcyjnej lub przedprodukcyjnej. Instrukcja logowania do tej wersji znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów w części "Materiały do pobrania".
We wszystkich tych trzech środowiskach sposób obrotu dokumentacji jest tożsamy w związku z czym niniejszy poradnik krok po kroku pozostaje uniwersalny względem każdej z nich.
Zgodnie z informacją z Ministerstwa Finansów Faktury wystawione w środowisku testowym i przedprodukcyjnym (Demo) nie będą wywierały żadnych skutków prawnych i po określonym czasie zostaną usunięte z systemu.
Część praktyczna
II. Jak pobierać faktury z KSeF?
Faktury można podzielić w zasadzie na dwa rodzaje tj.:
1) Sprzedażowe lub
2) Kosztowe.
W KSeF znajdziemy oba typy dokumentacji dla której proces pobierania faktur jest niemalże identyczny.
Gdzie znajdziemy faktury w KSeF?
Po zalogowaniu w systemie KSeF, należy w sekcji "Wystaw fakturę" wybrać funkcję “Lista Faktur” znajdującą się w lewym menu systemu.
Dalej naszym oczom ukaże się moduł listy dokumentów składający się z 4 opcji.
1) Faktury sprzedażowe,
2) Faktury zakupowe,
3) Faktury podmiotu innego (nieporuszone w tym materiale),
4) Faktury podmiotu upoważnionego (nieporuszone w tym materiale).
1) Pobieranie faktur sprzedażowych
W celu pobrania faktur sprzedażowych należy wybrać "Faktury sprzedażowe" a następnie oznaczyć z listy faktur interesujące nas pozycje.
Na 1 grudnia 2023r. w środowisku testowym brak jest opcji oznaczenia zbiorczego pobierania dokumentacji (chodzi o kwadrat, który zaznaczy nam wszystkie faktury), jednak Ministerstwo w jednym ze swoich materiałów wskazało, że taka opcja w przyszłości ma się pojawić.
Następnie na dole listy wybieramy daszek i wskazujemy format pliku, w którym chcemy dokumentację pobrać. Zazwyczaj wykorzystywane będą dwa formaty - PDF oraz XML.
Format PDF jest wykorzystywanym formatem dla wizualizacji faktury.
Format XML jest formatem dla wczytywania faktury przez systemy fakturowo księgowe.
Po wybraniu formatu należy wskazać miejsce zapisu pliku na dysku.
2) Pobieranie faktur zakupowych
W celu pobrania faktur zakupowych należy wybrać "Faktury zakupowe" a następnie oznaczyć z listy faktur interesujące nas pozycje.
Na 1 grudnia 2023r. w środowisku testowym brak jest opcji oznaczenia zbiorczego pobierania dokumentacji (chodzi o kwadrat, który zaznaczy nam wszystkie faktury), jednak Ministerstwo w jednym ze swoich materiałów wskazało, że taka opcja w przyszłości ma się pojawić.
Następnie na dole listy wybieramy daszek i wskazujemy format pliku, w którym chcemy dokumentację pobrać. Zazwyczaj wykorzystywane będą dwa formaty - PDF oraz XML.
Format PDF jest wykorzystywanym formatem dla wizualizacji faktury.
Format XML jest formatem dla wczytywania faktury przez systemy fakturowo księgowe.
Po wybraniu formatu należy wskazać miejsce zapisu pliku na dysku.
III. Wczytywanie (wgrywanie) faktur sprzedażowych do KSeF
Wprowadzać dokumentację do KSeF można na dwa sposoby:
1) W sposób standardowy - przez dodanie pliku faktury pobranej z systemu Fakturowego w strukturze XML,
2) W sposób niestandardowy - przez API bezpośrednio z systemu fakturowego lub księgowego (opcja na 1 grudnia 2023 teoretycznie już działa jednak deweloper Krajowego Systemu eFaktur z uwagi na brak "ukończenia" systemu cały czas intensywnie pracuje co przysparza wiele problemów, w związku z czym można się spodziewać jeszcze wielu niespodzianek).
Każda z tych opcji ma swoje wady i zalety, w niniejszym artykule został jednak przedstawiony wyłącznie standardowy sposób wczytania dokumentu sprzedażowego, a w celu wprowadzenia takiej faktury wystawionej w zewnętrznym narzędziu należy w KSeF wybrać "Wczytaj fakturę" i wskazać fakturę w strukturze XML, która powinna zostać wcześniej pobrana na dysk komputera.
Po wczytaniu dokumentu powinien nam pojawić się komunikat "Plik wczytany pomyślnie", oraz dodatkowe opcje "Wystaw fakturę", "Edytuj" lub "Podgląd faktury".
Przed finalnym jednak wgraniem faktury w KSeF należy zawsze wybrać "Podgląd faktury" w celu wizualizacji dokumentu, jeżeli jakieś dane wymagają modyfikacji można wybrać jeszcze "Edytuj" co spowoduje przeniesienie Podatnika do kreatora dokumentu omówionego szerzej w materiale "Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku?".
Jeżeli wszystkie dane są zgodne można wybrać "Wystaw fakturę".
