Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku?

Z uwagi na dezaktywację systemu KSeF przez Ministerstwo Finansów w roku 2024, obecnie brak jest możliwości zalogowania do niniejszej platformy. Niniejszy wpis stanowi jednak instrukcję, która pozostawała w aktualności dla poprzedniej platformy. Z uwagi na możliwość przywrócenia niniejszej funkcji logowania przez Ministerstwo Finansów może jeszcze okazać się przydatna.

Wystawienia faktury sprzedażowej w systemie KSeF można dokonać po zalogowaniu się w systemie Ministerstwa Finansów, który to sposób logowania został szczegółowo opisany w materiale "Jak zalogować się w KSeF krok po kroku? Poradnik z Formularzem ZAW-FA". Niniejszy artykuł przedstawia proces wystawienia standardowej faktury w KSeF za wykonanie usługi krok po kroku, a przykład takiego dokumentu został zamieszczony jako załącznik do tego materiału.

I. Gdzie można wystawić fakturę KSeF? Część teoretyczna

Fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur można wystawić w trzech miejscach, system Ministerstwa Finansów wyróżnia bowiem trzy "środowiska":

1) Wersja produkcyjna, która jest właściwym narzędziem KSeF i służy oficjalnej wymianie dokumentacji (tą stosować będziemy od 1 lipca 2024r.).

2) Wersja przedprodukcyjna (Demo) - przeznaczona dla technicznego sprawdzenia funkcjonalności systemu dla naszego konta, tą można stosować w celu sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF przez podatnika dla jego danych.

3) Wersja testowa - przeznaczona głównie dla deweloperów różnych aplikacji, po zalogowaniu nieznacznie różni się od wersji produkcyjnej lub przedprodukcyjnej. Instrukcja logowania do tej wersji znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów w części "Materiały do pobrania". 

We wszystkich tych trzech środowiskach sposób wystawienia faktury jest identyczny, z tego względu niniejsza instrukcja pozostaje uniwersalna. 

Zgodnie z informacją z Ministerstwa Finansów Faktury wystawione w środowisku testowym i przedprodukcyjnym (Demo) nie będą wywierały żadnych skutków prawnych i po określonym czasie zostaną usunięte z systemu.

II. Najważniejsze uwagi, na które należy zwrócić uwagę wystawiając fakturę w KSeF

1) Brak automatyzacji w zakresie numeracji faktur

W systemie KSeF brak jest automatyzacji w zakresie numeracji faktur - konieczność każdorazowego manualnego uzupełnienia numeru wystawianej faktury.

2) Pola opcjonalne, które często pozostaną nieoznaczone

Nie wszystkie pola kreatora faktury są konieczne do uzupełnienia, część pól jest opcjonalnych, które uzależnione są od danej transakcji gospodarczej, zdecydowana większość z nich w normalnych warunkach będzie pozostawała jako "zwinięta" lub nieuzupełniona.

3) Brak podpowiedzi definicji kodów GTU

Pod ręką należy mieć tabelę z oznaczeniami kodów GTU, ewentualnie dodając poszczególne pozycje faktury musimy pamiętać o niniejszym kodzie, zwłaszcza o często wykorzystywanym GTU_12 dotyczącym świadczenia usług o charakterze niematerialnym - wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych. 

4) Brak możliwości zapisania wystawianej faktury w "Buforze".

System KSeF nie posiada buforu dokumentu, wizualny podgląd techniczny dokumentu istnieje wyłącznie na ostatnim etapie kreatora, tuż przed jej wystawieniem. Wystawienie faktury jest natomiast tożsame z wysłaniem jej tj. wprowadzeniem do obrotu. Po wystawieniu faktury istnieje możliwość jej pobrania w formacie PDF z poziomu "Listy Faktur".

5) Brak możliwości anulowania lub usunięcia dokumentu z KSeF oraz likwidacja noty korygującej

W związku z wejściem KSeF brak będzie już instytucji "Anulowania dokumentu", dokument wystawiony w KSeF jest już zawsze fakturą przesłaną kontrahentowi (na gruncie podatkowym).

Jeżeli zatem faktura została wystawiona na nieprawidłowy podmiot wystawca dokumentu winien wystawić fakturę korygującą zerującą, następnie wystawić fakturę dla prawidłowego nabywcy. Można zatem powiedzieć, że Ministerstwo Finansów w KSeF zastosował rozwiązanie występujące w części starszych interpretacji podatkowych jak np: IPPP2/4512-187/15-4/MAO.

Od lipca 2024, z wejściem w życie KSeF likwidacji ulega również instytucja noty korygującej, jeżeli zatem na fakturze zidentyfikowano jakikolwiek błąd, to należy posłużyć się fakturą korygującą.

III. Jak wystawić fakturę w KSeF? Część praktyczna krok po kroku

Po zalogowaniu w systemie KSeF, w celu wystawienia faktury sprzedażowej, należy rozwinąć listę "Wystaw fakturę" i następnie wybrać przycisk “Wprowadź fakturę” znajdujący się w lewym menu systemu.

Dalej naszym oczom ukaże się kreator dokumentu składający się z 4 etapów*.

1) Dane faktury,

2) Dane sprzedawcy,

3) Dane nabywcy,

4) Podmiot inny lub wprowadzenie faktury.

*Dodatkowym etapem będzie podgląd wystawionej faktury wraz z jej nadanym numerem identyfikacyjnym KSeF.

Etap 1) Uzupełnienie ogólnych danych faktury

Wygląd każdego etapu podzielony został przez Ministerstwo Finansów na kilka sekcji. 

Pierwszy etap jest "najobszerniejszy" czy też może sprawiać największe trudności, w nim będziemy uzupełniać bowiem dane dotyczące transakcji i przedmiotu Faktury, dlatego na nim należy zachować największą uwagę. 

1. Rodzaj faktury

W kreatorze dokumentu wyróżnionych jest kilka rodzajów faktury:

a) podstawowa (zatem dla klasycznego przypadku), 

b) zaliczkowa (jeżeli występuje zadatek, zaliczka lub innego rodzaju przedpłata), 

c) rozliczeniowa (wystawiana do rozliczenia transakcji i faktury zaliczkowej) oraz 

d) korygująca, możliwa do wystawienia dla każdej z powyższych.

Zawsze w KSeF należy wybrać na samym początku z jaką fakturą mamy do czynienia, standardowa faktura w normalnych okolicznościach będzie oznaczana przez wybranie "Podstawowej" oraz "Skróconej".

2. Adnotacje

Adnotacje są polem opcjonalnym, które będzie używane jeżeli mają miejsce szczególne okoliczności jak: 

a) dokument wystawiany przez podatnika zwolnionego z podatku VAT (przedmiotowo lub podmiotowo), w przypadku tej opcji niezbędne będzie również wskazanie podstawy zwolnienia przykładowo w przypadku zwolnienia podmiotowego "Sprzedawca zwolniony podmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.113 ust.1 albo ust.9 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)." 

b) występuje transakcja podlegająca pod mechanizmu podzielonej płatności (split payment),

c) sprzedawca rozlicza się metodą VAT kasową lub

d) występuje procedura VAT marża.

W standardowym jednak przypadku opcję należy po prostu zwinąć.

3. Szczegóły faktury

W szczegółach faktury odnajdziemy pola dotyczące:

a) Numeracji faktur

W przypadku numeracji zawsze powinna zostać zachowana zasadą chronologiczności dokumentu, w przypadku systemu KSeF w zakresie stanu na 2023r numer zawsze należy uzupełnić manualnie.

b) Daty wystawienia dokumentu,

z którą wystawiamy fakturę, data ta nie może być wcześniejsza niż data wystawienia ostatniej faktury sprzedażowej.
Przedsiębiorca powinien wystawić fakturę sprzedażową najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania świadczenia (dostawy towaru/świadczenia usługi) przykładowo 

Pan Tomasz dokonał zakupu towaru 20 stycznia 2023 r., który tego samego dnia został mu wydany w sklepie Pana Jana "Sklep zoologiczny".

Pan Jan będąc przedsiębiorcą ma obowiązek wystawienia faktury najpóźniej do 15 lutego 2023r., datą sprzedaży będzie natomiast 20 stycznia 2023r.

c) Wyboru daty albo okresu, którego dotyczy faktura (data sprzedaży)

Zatem chodzi o datę dostawy lub wykonania usługi lub w przypadku usług o charakterze ciągłym (np: najem) o okres tej usługi, który może być tożsamy z okresem wystawienia faktury. W najczęściej występujących okolicznościach należy skorzystać z opcji nr. 1.

d) Wyboru czy cena wystawiana jest w brutto czy netto 

W przypadku czynnego podatnika VAT podatek co do zasady jest obliczany od wartości netto, każda natomiast faktura ma zarówno informację o wartości netto jak i brutto niezależnie od ww. 

Od tej zasady istnieją oczywiście wyjątki i takowy może stanowić faktura wystawiona przez podatnika VAT zwolnionego, korzystanie z procedury VAT marży lub transakcja transgraniczna.

e) Walutę dla standardowego przypadku należy pozostawić w PLN.

4. Pozycje

Następną sekcją do uzupełnienia są pozycje, jest to jedno z najważniejszych miejsc na etapie wystawiania faktury.

W nich należy uzupełnić dane dotyczące sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi, czasami może okazać się konieczne dodanie również nowej kolumny w postaci sekcji "GTU" lub informacji o MPP - "Towar lub usługa z zał. 15". Z uwagi na brak podpowiedzi MF w zakresie kodów GTU w aplikacji, poniżej znajduje się szczegółowa ich lista.

Znaczniki GTU należy stosować dla ściśle zdefiniowanych typów operacji, o których mowa w ustawie od towarów i usług tj:

• GTU_01- Dostawa napojów alkoholowych - alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym.
• GTU_02- Dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy.
• GTU_03- Dostawa oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olejów smarowych, pozostałych olejów o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20 90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją.
• GTU_04- Dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym.
• GTU_05- Dostawa odpadów - wyłącznie określonych w poz. 79-91 załącznika nr 15 do ustawy.
• GTU_06- Dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7-9, 59-63, 65, 66, 69 i 94-96 załącznika nr 15 do ustawy.
• GTU_07- Dostawa pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701 - 8708 oraz CN 8708 10.
• GTU_08- Dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych - wyłącznie określonych w poz. 1-3 załącznika nr 12 do ustawy oraz w poz. 12-25, 33-40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy.
• GTU_09- Dostawa leków oraz wyrobów medycznych - produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. - Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 499, z późn. zm.).
• GTU_10- Dostawa budynków, budowli i gruntów.
• GTU_11- Świadczenie usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1201 i 2538 oraz z 2019 r. poz. 730, 1501 i 1532).
• GTU_12- Świadczenie usług o charakterze niematerialnym - wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych.
• GTU_13- Świadczenie usług transportowych i gospodarki magazynowej - Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1.

5. Dodatkowe informacje

Dodatkowe informacje są opcjonalne, które będą używane jeżeli mają miejsce transakcje na rzecz osób prywatnych tj. wystawienie faktury do paragonu.

W standardowym jednak przypadku opcję należy po prostu zwinąć.

6. Płatności

Płatności są pozycją opcjonalną z uwagi na brak ustawowego wymogu zawarcia takiej informacji na fakturze, nie jest to zatem element obligatoryjny zgodnie z ustawą o VAT. Trudno jednak sobie wyobrazić fakturę bez informacji o płatności, z tego względu co do zasady będzie ona uzupełniona.

Jeżeli chcemy dodać informację dotyczącą płatności, jej formy lub daty, należy wybrać w poszczególnych pozycjach "Tak" i następnie uzupełnić pola.

7. Numer rachunku bankowego

Pozycja dotycząca numeru rachunku bankowego jest opcjonalna, będzie jednak używana zawsze jeżeli płatność ma miejsce przelewem. 

Jeżeli chcemy dodać informacje dotyczące rachunku bankowego jak numer rachunku lub nazwa banku, należy wybrać w poszczególnych pozycjach uzupełnić pola.

8. Pozostałe informacje

Pozostałe pola w standardowym przypadku nie będą występowały więc można wybrać na "Nie" po czym przejść do kolejnego etapu - wprowadzenia danych "Sprzedawcy".

Etap 2) Uzupełnienie danych Sprzedawcy

Etap wprowadzania danych Sprzedawcy został podzielony na 2 sekcje.

1. Dane identyfikacyjne oraz adresowe

W sekcji tej wypełniamy dane naszego podmiotu, dane można zaciągnąć automatycznie wybierając funkcję "Pobierz dane", co spowoduje pobranie nazwy 

oraz danych adresowych.

2. Dane kontaktowe

Jeżeli chcemy wprowadzić dodatkowe dane jak telefon kontaktowy lub email, to należy wybrać "Dodaj kontakt".

Po uzupełnieniu danych można przejść do następnego etapu, którym jest wprowadzenie danych Nabywcy.

Etap 3) Uzupełnienie danych Nabywcy

Etap wprowadzania danych Nabywcy został podzielony na 2 sekcje.

1. Dane identyfikacyjne oraz adresowe,

2. Dane kontaktowe (opcjonalne) - zazwyczaj pozostające jako nieużywane.

1. Dane identyfikacyjne oraz adresowe

Kontrahentów można podzielić co do zasady na trzy typy:

- przedsiębiorców, 

- jednostki z sektora publicznego oraz 

- osoby fizyczne (konsumentów)*

*Zgodnie z informacjami publikowanymi przez Ministerstwo Finansów, w przypadku obrotu z osobami fizycznymi, który jest ewidencjonowany za pomocą faktur (czyli zwolnienie z prowadzenia kasy fiskalnej) narzędzia KSeF można nie wykorzystywać. To do podatnika należy decyzja w przedmiocie wykorzystywania rodzaju narzędzia dla takowej ewidencji i KSeF w takim wypadku pozostaje fakultatywny. KSeF powstał z myślą o rozliczeniach między przedsiębiorcami.

W sekcji tej najczęściej będziemy wypełniać dane polskiego nabywcy przedsiębiorcy, dane można zaciągnąć automatycznie wybierając funkcję "Pobierz dane" po wpisaniu w nim numeru NIP.

W takim wypadku zostaną pobrane z baz Ministerstwa również adresowe dane kontrahenta.

2. Dane kontaktowe

Jeżeli chcemy wprowadzić dodatkowe dane kontrahenta jak jego dane kontaktowe w postaci numeru telefonu albo adresu mailowego należy wybrać przy nim opcję "Rozwiń", opcja jednak raczej nie będzie używana, z tego względu należy wybrać "Dalej".

Etap 4) Uzupełnienie danych innego podmiotu, podgląd techniczny faktury lub jej właściwe wystawienie

Ostatni etap kreatora dokumentu ma kilka opcji.

1. Możliwość wprowadzenia danych podmiotu innego niż sprzedawca lub główny nabywca, najczęściej opcja wykorzystywana przy Fakturach realizowanych na rzecz JST (czyli w standardowych przypadkach z niej nie korzystamy),

2. Techniczny podgląd faktury (z którego należy skorzystać zawsze) oraz

3. Właściwe wystawienie Faktury w KSeF.

Najczęściej w pozycji "Czy chcesz dodać podmiot inny niż sprzedawca/główny nabywca?" należy posłużyć się opcją "Nie" i wybrać podgląd faktury - czyli sprawdzić ją wizualnie, po czym wystawić.

Należy zwrócić również uwagę, że na tym etapie brak jest możliwości pobrania takiej technicznej faktury w formacie PDF, tutaj istnieje wyłącznie możliwość pobrania formatu XML. Możliwość pobrania faktury w formacie PDF istnieje wyłącznie po jej właściwym wystawieniu - taki natomiast dokument trafia do obrotu.

Przed finalnym wystawieniem faktury należy zatem zawsze posłużyć się opcją "Podglądu faktury".

Wprowadzenie dodatkowych danych podmiotu innego niż sprzedawca lub główny nabywca.

Niniejsza opcja najczęściej wykorzystywana jest w przypadku transakcji z jednostkami samorządu terytorialnego. W takim wypadku dla pozycji "Czy chcesz dodać podmiot inny niż sprzedawca/główny nabywca?" należy posłużyć się opcją "Tak", co rozwinie dodatkową listę.

Po wybraniu opcji "Tak" pokażą się pola dedykowane dla takiego dodatkowego podmiotu. Najpierw należy uzupełnić rolę podmiotu, po czym jego dane identyfikacyjne. W sekcji tej najczęściej będziemy wypełniać dane polskiego nabywcy, z tego względu dane można zaciągnąć automatycznie wybierając funkcję "Pobierz dane" po wpisaniu w nim numeru NIP.

W takim wypadku zostaną pobrane z baz Ministerstwa również adresowe dane odbiorcy.

Po uzupełnieniu danych zawsze należy wybrać podgląd faktury i następnie sprawdzić czy wszystkie dane na fakturze są zgodne z zamierzonymi. Jeżeli dane zgadzają się, można fakturę pobrać w XML lub "Oficjalnie" ją wystawić w KSeF przez wybranie "Wystaw fakturę".

Etap 5) Podgląd wystawionej faktury wraz z jej nadanym numerem identyfikacyjnym KSeF

Po wystawieniu faktury system KSeF nadaje jej indywidualne oznaczenie tzw. "Numer KSeF". Fakturę możemy odnaleźć w głównym panelu faktur wybierając "Lista faktur".

Wybranie dokumentu spowoduje pojawienie się wizualizacji i możliwości pobrania jej w PDF lub innej strukturze.