Z uwagi na planowane zmiany w zakresie przeprojektowania systemu przez Ministerstwo Finansów niniejszy wpis w części II pozostaje nieaktualny. Nie zostanie jednak usunięty ponieważ w przyszłości może zostać przez MF przywrócony. Część I matariału odnosząca się do sposobu uzupełnienia dokumentacji pozostaje w aktualności.


Wejście w życie przepisów o KSeF oznacza, że co do zasady każdy przedsiębiorca będzie musiał dokonać "uwierzytelnienia" w KSeF w celu korzystania z Systemu. Takiego uwierzytelnienia można dokonać przez osobę, której udzielono swojego rodzaju pełnomocnictwa (nadano uprawnienia) do korzystania z KSeF. 

W tym celu do Urzędu Skarbowego właściwego dla spółki należy złożyć specjalny formularz ZAW-FA, którego wzór uzupełnienia można odnaleźć w załączeniu do niniejszego artykułu.


Ponieważ artykuł ma być merytoryczny i przedstawić instrukcję krok po kroku, składa on się z dwóch części:

I. Omówienia sposobu uzupełnienia Formularza ZAW-FA, który należy złożyć w Urzędzie Skarbowym przed pierwszym zalogowaniem w systemie,

II. Procedury logowania w Krajowym systemie e-Faktur (UWAGA DEZAKTYWOWANE PRZEZ MINISTERSTWO W 2024R.).


I. Przed pierwszym zalogowaniem w KSeF należy nadać konieczne uprawnienia przez złożenie formularza ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym właściwego dla Państwa spółki


W celu rejestracji w KSeF, a właściwie zalogowania ponieważ jak wynika ze sposobu ułożenia procedury takie konto Podatnik posiada już "z góry", będzie on musiał wyznaczyć osobę, która przeprowadzi uwierzytelnienie konta. W celu takiego uwierzytelnienia niezbędne najpierw jest nadanie Uprawnień tej osobie (udzielenie jej "pełnomocnictwa") i wprowadzenie tych danych osoby "uprawnionej" do bazy Ministerstwa przez właściwy dla Spółki Urząd Skarbowy. Jeżeli bowiem nie zostanie wprowadzone takie uprawnienie, osoba nie będzie mogła zalogować się do KSeF - autoryzacja będzie kończyła się odrzuceniem.


W przypadku spółek z o.o. taka spółka może uwierzytelnić się co do zasady na dwa sposoby:

a) przez złożenie zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania innym uprawnień, odbierania ich, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur) - tutaj będzie istniała możliwość logowania przez taką osobę za pośrednictwem profilu zaufanego - opcja preferowana i sugerowana z uwagi na powszechność dostępu do ePUAP lub

b) tzw. "pieczęcią kwalifikowaną", czyli inaczej dodatkowo "uwierzytelnionym" podpisem kwalifikowanym.


Z powodu na ograniczone materiały Ministerstwa postaramy się Państwu przybliżyć właśnie niniejszą ścieżkę logowania do systemu krok po kroku wraz z poprzedzającą go procedurą właściwego uzupełnienia formularza ZAW-FA.


1) Jak uzupełnić ZAW-FA? (wraz z wzorem)

W celu rozpoczęcia korzystania z systemu KSeF przez spółkę z o.o. w pierwszej kolejności należy złożyć w Urzędzie Skarbowym uzupełniony formularz ZAW-FA nadający uprawnienia konkretnej osobie do zalogowania. Wzór takiego edytowalnego uzupełnionego formularza mogą Państwo odnaleźć w załączeniu do niniejszego materiału lub w formie nieedytowalnej na stronie Ministerstwa Finansów w sekcji formularzy VAT.


Dopiero następnie, po wprowadzeniu uprawnień tudzież "pełnomocnictwa" przez Urząd Skarbowy w bazie Ministerstwa Finansów będzie istniała możliwość zalogowania się na konto w Krajowym Systemie e-Faktur do środowiska Produkcyjnego lub Przedprodukcyjnego (Demo).


2) Kiedy należy złożyć ZAW-FA?

Zawiadomienie należy złożyć najlepiej jak najwcześniej i nie należy z tym zwlekać. Obecnie podmiotów wpisanych w Krajowym Rejestrze Sądowym jest kilkaset tysięcy, zakładając, że nawet dla połowy podmiotów (podejrzewamy jednak, że będzie to znacznie wyższa liczba) chociaż raz musi zostać złożone zawiadomienie ZAW-FA w formie papierowej, to znając rzeczywistość Urzędową nastąpi zupełne zakorkowanie - zwłaszcza w okresie I kwartału 2026r.


3) Czy ZAW-FA można złożyć w formie elektronicznej?

Niestety zawiadomienie lub inaczej mówiąc "formularz" o nadaniu uprawnień należy złożyć do Urzędu Skarbowego w formie papierowej i brak jest możliwości jego złożenia w formie elektronicznej, możliwe jednak, że zostanie to zmienione.


4) Jak uzupełnić i złożyć ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym właściwym dla spółki?

W załączeniu do niniejszego materiału odnajdą Państwo uzupełniony wzór takiego zawiadomienia o nadaniu uprawnień w wersji edytowalnej. W niniejszym formularzu należy uzupełnić dane identyfikacyjne z punktu widzenia Podatnika, który będzie korzystał w KSeF, w naszym przypadku zatem spółki z o.o. Poniżej znajduje się również instrukcja.


Uzupełniając dane należy najpierw w polu 1 uzupełnić NIP Spółki.

a) Sekcja A. "Miejsce i cel składania".

W sekcji A należy uzupełnić w polu nr 5 Urząd Skarbowy, natomiast w polu nr 6 opcję 1 - nadanie uprawnień.


b) Sekcja B. "Dane Podatnika lub Podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF".

W sekcji B wskazywać będziemy dane spółki z o.o.

- W polu 7 należy wybrać opcję 1 - Podatnik niebędący osobą fizyczną,

- W polu 8 należy wskazać pełną nazwę spółki z o.o. czyli z rozwinięciem skrótu sp. z o.o. tj. "Nazwa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością".

- W sekcji B.2. należy uzupełnić wszystkie dane adresowe.

- W sekcji B.3. należy uzupełnić adres email, na który powinno przyjść automatyczne potwierdzenie z Urzędu Skarbowego/Ministerstwa Finansów o nadaniu uprawnień (tudzież wprowadzeniu danych przez Urzędnika).


c) Sekcja C. "Dane osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu E-Faktur".

W sekcji C wskazać należy główną osobę, która jako pierwsza dokona uwierzytelnienia dla KSeF oraz będzie zarządzała przydzielaniem uprawnień dla innych osób (jak np. dodawanie innych osób, które mogą wystawiać Faktury za pośrednictwem tego narzędzia).

- W sekcji C.1. należy uzupełnić pole 20, 21, 22, 23, 24.

- W sekcji C.2. należy uzupełnić całą sekcję danych adresowych osoby uprawnionej. 

- W sekcji C.3. należy uzupełnić obligatoryjnie tylko pole 38, jednak warto jest również wskazać numer kontaktowy, gdyby Urząd Skarbowy "coś chciał" w związku z formularzem. Również na ten adres email powinno przyjść automatyczne potwierdzenie z Urzędu Skarbowego/Ministerstwa Finansów o nadaniu uprawnień (tudzież wprowadzeniu danych przez Urzędnika) 


d) Sekcję D. "Zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL" należy pominąć z uwagi na wykorzystanie profilu zaufanego. Taka sekcja byłaby wykorzystywana wyłącznie w przypadku chęci autoryzacji "prywatnego" niepowiązanego ze spółką podpisu kwalifikowanego.


e) Sekcja E. "Podpis podatnika lub podmiotu/osoby reprezentującej"

W sekcji E wskazać należy osoby reprezentujące spółkę zgodnie ze sposobem reprezentacji. W przypadku podmiotu Fakturomanii reprezentować może ją samoistny prokurent w związku z czym w tym przypadku wskazano jedną osobę. Jeżeli jednak reprezentacja jest wieloosobowa prawdopodobnie pod zawiadomieniem podpisać powinny się co najmniej 2 osoby. 


Po uzupełnieniu formularza oraz złożeniu podpisów należy dostarczyć go do Urzędu Skarbowego właściwego dla spółki w formie papierowej.


II. Logowanie w Krajowym systemie e-Faktur (KSeF) do wersji właściwej albo demo (DEZAKTYWOWANE PRZEZ MINISTERSTWO FINANSÓW).


System Ministerstwa Finansów wyróżnia trzy "środowiska":

1) Wersja produkcyjna, która jest właściwym narzędziem KSeF i służy oficjalnej wymianie dokumentacji (tą stosować będziemy od 1 lipca 2024r.) i dla tej została utworzona poniższa instrukcja. 

2) Wersja przedprodukcyjna (Demo) - przeznaczona dla technicznego sprawdzenia funkcjonalności systemu dla naszego konta, tą można stosować w celu sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF przez podatnika.

3) Wersja testowa - przeznaczona głównie dla deweloperów aplikacji księgowych lub fakturowych, po zalogowaniu nieznacznie różni się od wersji produkcyjnej lub przedprodukcyjnej. Instrukcja logowania do tej wersji znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów w części "Materiały do pobrania".

Zgodnie z informacją z Ministerstwa Finansów Faktury wystawione w środowisku testowym i przedprodukcyjnym (Demo) nie będą wywierały żadnych skutków prawnych i po określonym czasie zostaną usunięte z systemu.


Po wprowadzeniu uprawnień tudzież "pełnomocnictwa" przez Urząd Skarbowy w bazie Ministerstwa Finansów będzie istniała możliwość zalogowania się na konto w Krajowym Systemie e-Faktur w wersji produkcyjnej lub przedprodukcyjnej, dla obu wersji proces logowania jest tożsamy.


Zalogowania w KSeF można dokonać udając się do modułu rejestracji, dostępnego pod tym adresem.


Następnie po załadowaniu strony należy wybrać "Aplikacja Podatnika KSeF - zaloguj się".

Po wybraniu logowania, ukaże się ekran wprowadzania danych logowania. W tym przypadku w celu uwierzytelnienia konta podatnika należy wybrać w "Wybierz identyfikator" "NIP firmy" i następnie uzupełnić Numer Identyfikacji Podatkowej, po czym wybrać "Uwierzytelnij".


Po wybraniu "Uwierzytelnij" zostaniemy przeniesieni do sekcji logowania, w którym należy wybrać "Profil zaufany".


Zostaniemy przeniesieni do strony logowania profilu zaufanego. Na stronie tej wybieramy sposób logowania, tutaj mamy różne warianty, przez wprowadzenie danych lub za pośrednictwem bankowości elektronicznej (najczęściej).


Po zalogowaniu pojawi się opcja podpisywania dokumentu - tutaj prawdopodobnie Ministerstwu chodzi o automatyczny kod uwierzytelniający osobę logującą (powiązanie jej z wcześniej złożonym ZAW-FA).


Po wybraniu "Podpisz podpisem zaufanym" pojawi się komunikat potwierdzenia, w którym należy wybrać "Potwierdź".



Po potwierdzeniu nastąpi uwierzytelnienie konta, którego wyniki mogą być dwa:

a) negatywny albo

b) pozytywny.


a) Negatywne Uwierzytelnienie

W przypadku negatywnego uwierzytelnienia, którego powodem najczęściej będzie brak złożenia ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym albo brak wprowadzenia umocowania przez Urząd Skarbowy w bazie Ministerstwa Finansów, komunikat będzie analogiczny do poniższego (tutaj szczególną uwagę zwracamy na pytanie z I części materiału 2) Kiedy należy złożyć ZAW-FA?).


b) Pozytywne Uwierzytelnienie

W przypadku pozytywnego uwierzytelnienia zostaniemy przeniesieni prosto do Krajowego Systemu e-Faktur i pojawi się komunikat o tym, że "Autoryzacja przebiegła pomyślnie".



Po zalogowaniu zwracamy szczególną uwagę na wstrzymanie się od wystawiania faktur do 1 lipca 2024r. 

Materiał instrukcyjny dotyczący wystawiania faktur w KSeF odnajdą Państwo natomiast w bazie wiedzy Fakturomanii w artykule "Jak wystawić fakturę w KSeF?".