Od 1 lipca 2024r. w związku z bardzo dużą nowelizacją ustawy o VAT, miały w życie wejść przepisy o nowym narzędziu Ministerstwa Finansów tj. Krajowym Systemie e-Faktur zwanym "KSeF". Od tej daty wszyscy czynni podatnicy VAT mieli być obowiązani do wystawiania faktur za pośrednictwem tego systemu, a od 1 stycznia 2025 obowiązek ten objąć miał również podatników zwolnionych. 


Tak się jednak nie stanie, Ministerstwo Finansów po wykonaniu audytu oprogramowania, w kwietniu 2024r. ogłosiło, że KSeF obowiązkowy będzie od 1 lutego 2026r. dla podmiotów dużych, a od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich pozostałych podmiotów.


Czym jest Krajowy System e-Faktur - krótkie Q&A


Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów "Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników. Aplikacja posiada również dodatkowe funkcjonalności ułatwiające obsługę e-Faktur (podgląd, pobieranie na dysk lokalny e-Faktury, weryfikację statusu wysyłki e-Faktury, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO)) [..]"


System KSeF jest dedykowanym narzędziem dla różnych podmiotów, największą jednak część stanowią przedsiębiorcy niezależnie od ich formy prawnej.


W związku z wejściem przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur, każdy przedsiębiorca prędzej lub później będzie musiał dokonać rejestracji i zalogowania w KSeF, każde również rozliczenie podatkowe będzie odbywało się z pewnym udziałem tego narzędzia. 

W ogólnym rozrachunku ideę KSeF po raz pierwszy należy ocenić pozytywnie. Z tego względu warto jest wcześniej, właśnie z wyprzedzeniem zapoznać się z tym narzędziem.


Z uwagi na częste pytania Użytkowników poniżej znajduje się wyciąg najczęstszych pytań związanych z funkcjonowaniem systemu KSeF. W przypadku innych wątpliwości, nie wskazanych lub omówionych w niniejszym materiale z uwagi na jego zwięzłą treść warto jest również sprawdzić sekcję "Pytania i odpowiedzi - KSeF" Ministerstwa Finansów.


1) Jak zautoryzować KSeF oraz zalogować się w tym systemie? 

Z uwagi na ograniczone materiały Ministerstwa zdecydowaliśmy się Państwu przybliżyć właśnie niniejszą ścieżkę logowania do systemu krok po kroku wraz z poprzedzającą go procedurą właściwego uzupełnienia formularza ZAW-FA w dedykowanym materiale "Jak zalogować się w KSeF krok po kroku? Poradnik z Formularzem ZAW-FA".


2) Jak wygląda integracja Fakturomanii z KSeF

Integracja z KSeF w Fakturomanii dla wymiany dokumentacji bazująca na dotychczasowych danych Ministerstwa Finansów została już przygotowana, w związku jednak z przeprowadzonym audytem i koniecznością zaprojektowania systemu przez Ministerstwo na nowo, KSeF zostanie udostępniony Użytkownikom z kwietniem roku 2026r.


Z początkiem jednak IV kwartału 2025r. dla Użytkowników Fakturomania wprowadzi wcześniejszą techniczną możliwość sprawdzenia i zapoznania się z funkcjonalnością integracji tj. polegającej na zbiorczym lub pojedynczym pobieraniu lub importowaniu danych z lub do KSeF.


W związku z powyższym wobec dotychczasowego kształtu systemu KSeF wykształciły się dwie formuły wymiany dokumentacji związanej z prowadzoną księgowością w Fakturomanii tj:

a) Zbiorczy import wszystkich dokumentów z KSeF (opcja preferowana) z uwagi na możliwość znacznej automatyzacji procesów dotyczących wprowadzania dokumentacji.
Bieżące czynności związane z wystawianiem faktur należy przeprowadzać w takim wypadku bezpośrednio w Krajowym Systemie e-Faktur. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego (miesiąca) należy dokonać zbiorczego importu XML wszystkich dokumentów z KSeF do systemu Fakturomanii - zarówno dokumentów sprzedażowych, jak też otrzymanych dokumentów kosztowych z indywidualnym nadanym numerem KSeF.

b) Wgrywanie zbiorczych "Paczek dziennych" lub pojedynczych faktur sprzedaży w datach ich wystawienia lub najpóźniej następnego dnia roboczego do systemu KSeF.
W takim wypadku bieżące czynności związane z fakturowaniem należy dokonywać w Fakturomanii, a następnie (zbiorczo lub pojedynczo) najpóźniej do końca dnia następnego wgrywać niniejsze dokumenty do KSeF. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego (miesiąca) należy pobrać zbiorcze zestawienie dokumentacji sprzedażowej oraz kosztowej w XML z indywidualnym nadanym numerem KSeF.

Z uwagi na nowość rozwiązania zdecydowanie zalecaną opcją jest pierwsza, ogranicza ona bowiem przede wszystkim powtarzalność pracy ludzkiej. Warto również wskazać, że tylko faktura przetworzona przez KSeF będzie finalnie stanowiła fakturę dla celów podatkowych.


3) Jakie zalety płyną z KSeF?

Rozwiązanie z punktu widzenia Podatnika mimo wad, będzie mieć w sobie wiele plusów i należy je odczytywać jako ułatwienie, a wśród największych można wyróżnić:

a) nieodpłatny charakter oprogramowania dla faktur,

b) ujednolicenie wyglądu dokumentacji,

c) umiejscowienie faktur kosztowych od wszystkich kontrahentów w jednym miejscu,

d) zlikwidowanie problemu z otrzymaniem duplikatów faktur od kontrahentów w przypadku ich zagubienia (będą zawsze online),

e) możliwość zachowywania faktur w formie cyfrowej (zatem realne zakończenie obowiązku ich drukowania).


4) Czy warto korzystać z KSeF?

Tak, będzie warto korzystać z KSeF nie tylko z tego powodu, że będzie on obowiązkowy, ale również z powodu korzyści podatkowych z tym związanych tj.:

a) Nastąpi skrócenie okresu zwrotu podatku VAT

Podatnik korzystający z KSeF, w przypadku wystąpienia o zwrot podatku VAT otrzyma zwrot już nie w maksymalnym terminie do 60 dni, a 40 dni oraz

b) Zostanie zlikwidowany obowiązek sporządzania struktur JPK_FA.

Podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).


5) Kiedy należy wysyłać pliki w KSeF jeżeli Faktury są wystawiane poza KSeF?

Faktury należy przekazywać do Krajowego Systemu eFaktur w czasie rzeczywistym zatem razem z ich wystawieniem, jednak nie później niż następnego dnia roboczego. Odstępstwami od tej zasady są wyłącznie nadzwyczajne okoliczności, głównie polegające na niedostępności systemu KSeF lub losowego i czasowego braku dostępu do połączenia internetowego przez Podatnika.


W przypadku niedostępności systemu z powodu Ministerstwa, Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej komunikaty dotyczące niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur. W tym celu na stronie Ministerstwa Finansów opublikowano zakładkę „Komunikaty techniczne” gdzie publikowane będą informacje dotyczące między innymi niedostępności systemu. W takim wypadku Podatnik ma możliwość wystawienia faktury w serwisie Fakturowym i następnie w ciągu 1 dnia (prace serwisowe KSeF) albo 7 dni (od zakończenia awarii KSeF) przesłać ją do Krajowego Systemu e-Faktur.


W przypadku niedostępności niezwiązanej z działaniem KSeF brak w postaci przekazania dokumentu Faktury do KSeF powinien zostać uzupełniony przez Podatnika w najbliższym dniu roboczym.


6) Co jeżeli wystawiliśmy błędną fakturę w KSeF?

W takim wypadku konieczne będzie wystawienie faktury korygującej, korekty mogą polegać albo na zmianie danych liczbowych albo danych ewidencyjnych. Warto odnotować, że w KSeF brak jest możliwości wystawienia faktury korygującej zmieniającej całkowicie dane nabywcy (zwłaszcza numeru NIP), jeżeli zatem faktura została całkowicie błędnie wystawiona (nie powinna albo na złego kontrahenta) po czym została zatwierdzona w systemie KSeF, konieczna może okazać się faktura korygująca zerująca po czym wystawienie nowej faktury prawidłowej.


Wraz z wejściem przepisów o KSeF likwidacji niestety ulegają instytucje noty korygującej lub anulowania dokumentu.


7) Czy w KSeF należy wystawiać faktury dla osób fizycznych czy wyłącznie dla przedsiębiorców?

Zgodnie z informacjami publikowanymi przez Ministerstwo Finansów, w przypadku obrotu z osobami fizycznymi, który jest ewidencjonowany za pomocą faktur (czyli zwolnienie z prowadzenia kasy fiskalnej) narzędzia KSeF można nie wykorzystywać. To do podatnika należy decyzja w przedmiocie wykorzystywania rodzaju narzędzia dla takowej ewidencji i KSeF w takim wypadku pozostaje fakultatywny, KSeF bowiem powstał z myślą o rozliczeniach między przedsiębiorcami.


8) Czy będą występowały problemy związane z KSeF?

Z całą pewnością, praktyka niestety wykazuje, że zawsze jak były wprowadzane nowe narzędzia przez Ministerstwo Finansów to albo coś przestawało działać albo się po prostu psuło. Niezależnie jednak od tego należy trzymać kciuki za system Ministerstwa,