Sprawozdanie Finansowe jest dokumentem, przedstawiającym wynik finansowy m.in. spółki z o.o. Jednostki mikro mogą skorzystać z uproszczonego sprawozdania finansowego przewidzianego przez ustawę o rachunkowości w formie załącznika numer 4. Takie uproszczone sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz zamiast informacji dodatkowej - informacji uzupełniającej do bilansu. Dodatkowo jednostka mikro może nie przygotowywać sprawozdania z działalności podmiotu, jeżeli znajdzie się taka wzmianka w samym sprawozdaniu. Generowane z Fakturomanii dokumenty zawierają już takie uproszczenia wraz z podstawami prawnymi ich stosowania.


I. Jakie są etapy związane ze sprawozdaniem finansowym?


Procedura związana ze składaniem sprawozdań finansowych składa się z trzech części:

1) Część związana z generowaniem dokumentów sprawozdawczych z systemu Fakturomanii, która krok po kroku została omówiona w Jak wygenerować sprawozdanie finansowe z Fakturomanii krok po kroku | Krok 1

2) Część związana z podpisywaniem sprawozdania finansowego, która została krok po kroku omówiona w niniejszym artykule przy użyciu profilu zaufanego ePUAP.


Standardowy termin dla sporządzenia sprawozdania finansowe upływa z 31 marca każdego roku za rok poprzedzający (wygenerowania oraz podpisania przez zarząd oraz osobę sporządzającą).


3) Część związana ze składaniem dokumentów sprawozdawczych w KRS czyli Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) Ministerstwa Sprawiedliwości omówiona w materiale Jak złożyć sprawozdanie finansowe krok po kroku | Krok 3.


Standardowy termin dla zatwierdzenia sprawozdania finansowego upływa z 30 czerwca każdego roku (zatwierdzenia uchwałą zgromadzenia wspólników spółki).
Standardowy termin dla złożenia w Sądzie zatwierdzonego sprawozdania finansowego wraz z uchwałami przez tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowym prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości upływa w terminie 15 dni od podjęcia uchwały o zatwierdzeniu Sprawozdania.


Z uwagi na cyfrowy charakter dostarczania dokumentacji do Sądu, do Urzędu Skarbowego nie składa się już dokumentów sprawozdawczych, Urząd Skarbowy pobiera bowiem dane automatycznie z RDF Ministerstwa Sprawiedliwości.


UWAGA! System RDF Ministerstwa Finansów działa w pełni w sposób prawidłowy wyłącznie w przeglądarce Google Chrome, niestety w przypadku Safari, Microsoft Edge lub Mozilla można napotkać się na przeróżne błędy tego portalu.


W niniejszym materiale odnajdą Państwo wskazówki dotyczące procedury podpisywania epuapem sprawozdania finansowego przez internet krok po kroku, która to procedura została opisana w punkcie II materiału Jak wygenerować sprawozdanie finansowe z Fakturomanii krok po kroku | Krok 1.


II. Jak podpisać sprawozdanie finansowe?


W celu złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym najpierw należy posiadać samo sprawozdanie w odpowiednim formacie cyfrowym tj. XML. Na wstępie należy podkreślić, że sprawozdanie w formacie pdf będzie nieprawidłowe - ten ma bowiem charakter wyłącznie techniczny lub poglądowy.  


Takie sporządzone sprawozdanie finansowe w formacie XML należy podpisać elektronicznie. Podpis musi zostać złożony przez wszystkie osoby zasiadające w zarządzie podmiotu oraz w przypadku prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe lub księgową - przez osobę sporządzającą.


Podpisu sprawozdania finansowego można dokonać na dwa sposoby:

1) profilem zaufanym (ePUAP) - jest to sposób najprostszy również opisany w niniejszym materiale albo

2) kwalifikowanym podpisem elektronicznym.


W tym materiale podpowiadamy Państwu jak skorzystać z opcji 1) - podpisu profilem zaufanym (ePUAP).


1) Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym?


Najpierw należy udać się na stronę Ministerstwa Finansów do podpisywania profilem zaufanym "Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany".


Bezpośrednio na każdej ze stron należy postępować zgodnie z instrukcją składania elektronicznego podpisu dokumentu, w przypadku linku a) zaczynamy od kliknięcia przycisku "Start".



Zostaniemy przeniesieni do następnej strony, gdzie będziemy wybierać typ podpisywanego dokumentu - należy wybrać opcję dla sprawozdania finansowego.



Wybieramy "Podpisz lub sprawdź dokument",



następnie wybieramy "Wybierz dokument z dysku",


po czym wybieramy zapisany na dysku dokument XML sprawozdania finansowego.

Po dodaniu pliku pojawi nam się potwierdzenie, wybieramy "Podpisz".



Zostaniemy przeniesieni na stronę profilu zaufanego - e-puap (profil zaufany). 

Jeżeli nie posiadamy konta e-puap, musimy je założyć - można tego dokonać w placówce Urzędu lub za pośrednictwem bankowości elektronicznej, jeżeli natomiast posiadamy konto po prostu się logujemy,


 

a następnie podpisujemy dokument wybierając "Podpisz podpisem zaufanym" i potwierdzamy wybierając "Potwierdź".



Taki dokument pobieramy i zapisujemy na dysku w folderze firmowym - w bezpiecznym miejscu, którego nie zagubimy i łatwo odnajdziemy.


UWAGA: Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, podpisany dokument należy przekazać następnej osobie zasiadającej w zarządzie, procedurę podpisania należy powtórzyć przez wszystkich członków zarządu.

UWAGA: Dla pewności możemy sprawdzić podpis dokumentu na stronie Ministerstwa załączając pobrany dokument.


Podpisane sprawozdanie będzie nam niezbędne do etapu III omówionego w materiale Jak złożyć sprawozdanie finansowe krok po kroku | Krok 3