Księgi rachunkowe należy prowadzić w języku polskim oraz w walucie polskiej. Księgi obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald. Na księgi rachunkowe składają się zatem również księga główna oraz księga pomocnicza, które zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na kontach ksiąg dokonuje się w kolejności chronologicznej.
I. Generowanie księgi głównej lub księgi pomocniczej
Księga główna lub księga pomocnicza dostępna jest w module "Księgowość" wyodrębnionym w lewym menu z poziomu panelu głównego systemu w kategorii "Dokumenty Księgowe". Księga pomocnicza jest bardzo przydatna przy weryfikacji prawidłowości wprowadzonych danych zwłaszcza płatności względem wyciągu bankowego (konto 130-01).
W module "Księgowość" należy wybrać "Dokumenty księgowe", następnie "Księga główna" lub "Księga pomocnicza" oraz odpowiednie dane tj:
1) rok generowanego dokumentu,
2) okres generowanego dokumentu - zazwyczaj pewien wycinek okresu (miesięczny/kwartalny) dla przeprowadzenia weryfikacji lub z zakończeniem okresu sprawozdawczego cały rok,
3) format generowanego dokumentu (do wyboru są pdf lub xlsx) - zazwyczaj PDF,
4) sposób sortowania danych (do wyboru kwota, data oraz numer zapisu w dzienniku) - zazwyczaj numer zapisu/data,
5) kolejność (zatem od daty najstarszej - najnowszej, wartość najmniejsza - najwyższa lub odwrotnie) - zazwyczaj rosnąco,
6) zapisy (wszystkie, bufor lub ostateczne) - zazwyczaj wszystkie.
II. Odczyt zapisów
W niniejszym dokumencie odnajdziemy informacje o wszystkich zapisach konkretnego okresu rozliczeniowego, w tym salda kontrahentów. Salda kontrahentów są zawsze oznaczone kontami, salda kontrahentów będą oznaczone numerami 201-xxxxx (rozrachunki z odbiorcami - zazwyczaj sprzedaż) oraz kontami o numerach 202-xxxxx (rozrachunki z dostawcami - zazwyczaj zakup).
W jaki sposób czytać salda kontrahentów?
W niniejszym zakresie można wyodrębnić pewną ogólną uproszczoną zasadę (jednak zawsze należy dokładnie przeanalizować genezę salda, a jego historię można zweryfikować w księdze pomocniczej), że:
1) Konto 201-xxxxx Saldo Wn, oznacza należności wynikające z wystawionych faktur sprzedaży towarów, usług i materiałów lub otrzymane zaliczki i przedpłaty.
2) Konto 202-xxxxx Saldo Ma, oznacza zobowiązania wynikające z faktur kontrahentów (zakup) za dostawy towarów, usług i materiałów lub otrzymane faktury na zaliczki i przedpłaty.