Sprawozdanie Finansowe jest dokumentem, przedstawiającym wynik finansowy m.in. spółki z o.o. Jednostki mikro mogą skorzystać z uproszczonego sprawozdania finansowego przewidzianego przez ustawę o rachunkowości w formie załącznika numer 4. Takie uproszczone sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz zamiast informacji dodatkowej - informacji uzupełniającej do bilansu. Dodatkowo jednostka mikro może nie przygotowywać sprawozdania z działalności podmiotu, jeżeli znajdzie się taka wzmianka w samym sprawozdaniu. Generowane z Fakturomanii dokumenty zawierają już takie uproszczenia wraz z podstawami prawnymi ich stosowania.


Standardowy termin dla sporządzenia sprawozdania finansowe upływa z 31 marca każdego roku (wygenerowania oraz podpisania przez zarząd oraz osobę sporządzającą).

Standardowy termin dla zatwierdzenia sprawozdania finansowego upływa z 30 czerwca każdego roku (zatwierdzenia uchwałą zgromadzenia wspólników spółki).
Standardowy termin dla złożenia w Sądzie zatwierdzonego sprawozdania finansowego wraz z uchwałami przez tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowym prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości upływa w terminie 15 dni od podjęcia uchwały o zatwierdzeniu Sprawozdania.


Z uwagi na cyfrowy charakter dostarczania dokumentacji do Sądu, do Urzędu Skarbowego nie składa się już dokumentów sprawozdawczych, Urząd Skarbowy pobiera bowiem dane automatycznie z RDF Ministerstwa Sprawiedliwości.


Spis treści

W niniejszym materiale odnajdą Państwo wskazówki dotyczące procedury składania sprawozdania finansowego przez internet w 2021 r. Wpis został podzielony na punkty zgodne z faktyczną - chronologiczną kolejnością, którą będzie wykonywał Użytkownik Fakturomanii, materiał został jednak na tyle szczegółowo przygotowany, że może on stanowić pomoc dla dosłownie każdego Podatnika.


1) Generowanie sprawozdania finansowego rocznego - sprawozdania za cały rok obrotowy (np: styczeń - grudzień);

- Ewentualnie generowania sprawozdania finansowego okresowego - część roku obrotowego (np: styczeń - wrzesień) celem sporządzenia bilansu oraz rachunku zysków i strat za dany okres,

2) Podpisanie sprawozdania finansowego XML przy pomocy narzędzia e-puap (tzw. profil zaufany);

3) Generowanie uchwał z Fakturomanii do sprawozdania finansowego dla wariantu pozostawienia zysku w spółce bądź pokryciu straty (bez wypłaty dywidendy);

4) Złożenie sprawozdania finansowego w repozytorium dokumentów finansowych Ministerstwa Sprawiedliwości.


1) Generowanie sprawozdania finansowego z systemu Fakturomania - standardowo do 31 marca

Generowanie bilansu oraz rachunku zysków i strat za część okresu (opcja ewentualna)


UWAGA! Wyłącznie po pełnym rozliczeniu roku obrotowego, sprawdzeniu sald rozrachunków z kontrahentami, weryfikacji dokumentacji zgodnie z punktem 7 materiału https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000129931-kolejno%C5%9B%C4%87-prawid%C5%82owego-rozliczenia-w-aplikacji-ksi%C4%99gowej-podstawowe-informacje można przystąpić do zatwierdzenia rozliczenia rocznego oraz do procedury związanej ze sprawozdaniem finansowym.


W celu wygenerowania rocznego sprawozdania finansowego lub bilansu oraz rachunku zysków i strat za część roku, należy udać się do modułu "Wzorce dokumentów" znajdującego się w lewym menu w dziale "Księgowość".



Następnie z poziomu podglądu wzorców dokumentów należy wybrać opcję "Dodaj".



Po wybraniu "Dodaj" pojawi nam się okno gdzie:

a) w przypadku sprawozdania finansowego rocznego należy wybrać "E-sprawozdanie finansowe",

b) w przypadku sprawozdania finansowego okresowego należy wybrać "Sprawozdanie finansowe okresowe".



Następnie wybieramy "Dalej".



Zostaliśmy przeniesieni na stronę kreatora sprawozdania finansowego, w tym miejscu należy:

1) Uzupełnić dane dotyczące sprawozdania:

a) Rok bieżący - zatem za jaki rok jest składane sprawozdanie,

b) Okres jaki obejmuje sprawozdanie finansowe - w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku obrotowego należy wybrać datę rejestracji podmiotu w KRS, którą możemy odnaleźć w module "Ustawienia" -> "Dane Firmy" -> "Data Rejestracji",

c) Datę sporządzenia SF (ustawowo do ostatniego dnia marca).


2) Wskazać dane osoby reprezentującej podmiot (zarząd jedno lub wieloosobowy) oraz osobę sporządzającą - może być to jedna osoba pełniąca obie funkcje.


3) Wczytać dane:
a) W przypadku rozpoczęcia działalności w danym roku - "Wczytaj dane za rok bieżący",

b) W przypadku spółki, której jest to 2 lub następny rok obrotowy, należy również wybrać "Wczytaj dane za rok poprzedni".


UWAGA! W przypadku migracji do Fakturomanii z innego systemu księgowego, gdy w Fakturomanii został rozliczony następujący rok obrotowy, dane za rok poprzedni należy uzupełnić manualnie na podstawie posiadanego sprawozdania finansowego z poprzedniego roku.


UWAGA! Opcja sprawozdanie finansowe okresowe - bilans oraz rachunek zysków i strat za część roku. 

W celu wygenerowania bilansu lub RZiS należy wybrać opcję "Sprawozdanie finansowe okresowe", konfigurując okres należy wskazać rok którego dotyczy dokument, miesiąc który włącznie jest uwzględniany oraz datę sporządzenia dokumentu.

Po wskazaniu ww. elementów należy wczytać dane, po czym wybrać "Zapisz". Wybierając podgląd dokumentu analogicznie do poniższych instrukcji, z jego poziomu będzie możliwe pobranie bilansu lub RZiS.



Po wczytaniu lub uzupełnieniu ww. danych należy zapisać dane.



Następnie ponownie wejść w podgląd sprawozdania wybierając "Opcje" -> "Podgląd".


Po wejściu w podgląd dokumentu można już zapisać na dysku komputera dwa dokumenty:

1) E-sprawozdanie finansowe XML - plik, który jest strukturą informatyczną oraz który należy podpisać tzw. "E-puapem" (Profilem zaufanym), następnie złożyć do Sądu po jego zatwierdzeniu przez tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowych Ministerstwa Sprawiedliwości,

2) E-sprawozdanie PDF - plik w formie pdf, który można odczytać w popularnych programach np: "Adobe Reader" - jest to jednak plik techniczny mający funkcję podglądową.



Pliki wybieramy, pobieramy i zapisujemy na dysku komputera, będą one nam niezbędne w części 2 oraz 4 wpisu.


2) Podpisanie sprawozdania finansowego e-puap (profilem zaufanym) - standardowo do 31 marca


Sporządzone e-sprawozdanie finansowe w formacie XML (UWAGA: nie w pdf - to ma charakter techniczny) należy podpisać elektronicznie. Podpis musi zostać złożony przez wszystkie osoby zasiadające w zarządzie podmiotu.


Można tego dokonać na dwa sposoby:

a) profilem zaufanym (e-puap) - jest to sposób najprostszy albo

b) kwalifikowanym podpisem elektronicznym.


I. W tym materiale podpowiadamy Państwu jak skorzystać z opcji a) - podpisu profilem zaufanym (epuap).


Najpierw należy udać się na stronę Ministerstwa Finansów do podpisywania profilem zaufanym:

a) https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany

lub

b) https://obywatel.gov.pl/praca-i-biznes/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany/


Bezpośrednio na każdej ze stron należy postępować zgodnie z instrukcją składania elektronicznego podpisu dokumentu, w przypadku linku a) zaczynamy od kliknięcia przycisku "Start".



Zostaniemy przeniesieni do następnej strony, gdzie będziemy wybierać typ podpisywanego dokumentu - należy wybrać opcję dla sprawozdania finansowego.



Wybieramy "Podpisz lub sprawdź dokument",



następnie wybieramy "Wybierz dokument z dysku",


po czym wybieramy zapisany na dysku dokument XML sprawozdania finansowego.

Po dodaniu pliku pojawi nam się potwierdzenie, wybieramy "Podpisz".



Zostaniemy przeniesieni na stronę profilu zaufanego - e-puap (profil zaufany). 

Jeżeli nie posiadamy konta e-puap, musimy je założyć - można tego dokonać w placówce Urzędu lub za pośrednictwem bankowości elektronicznej, jeżeli natomiast posiadamy konto po prostu się logujemy,


 

a następnie podpisujemy dokument wybierając "Podpisz podpisem zaufanym" i potwierdzamy wybierając "Potwierdź".



Taki dokument pobieramy i zapisujemy na dysku w folderze firmowym - w bezpiecznym miejscu, którego nie zagubimy i łatwo odnajdziemy.


UWAGA: Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, podpisany dokument należy przekazać następnej osobie zasiadającej w zarządzie, procedurę podpisania należy powtórzyć przez wszystkich członków zarządu.

UWAGA: Dla pewności możemy sprawdzić podpis dokumentu na stronie Ministerstwa pod adresem:
https://moj.gov.pl/uslugi/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER załączając pobrany dokument.


Podpisane sprawozdanie będzie nam niezbędne do etapu 4.


3) Generowanie uchwał do sporządzonego i podpisanego sprawozdania finansowego z systemu Fakturomania - standardowo od 1 kwietnia


Po zapisaniu danych sprawozdania finansowego na dysku oraz jego podpisaniu można przejść następnie do wygenerowania uchwał dla wariantu standardowego - pozostawienia zysku w spółce bądź pokryciu straty (bez wypłaty dywidendy). Odmienne uchwały należy sporządzić manualnie. W tym celu musimy udać się do panelu "Wzorce dokumentów".



Następnie wybieramy "Dodaj".



Po czym wybieramy z listy "Dokumenty do sprawozdania finansowego",



następnie "Dalej".



Wykonując powyższe czynności zostaniemy przeniesieni do panelu kreatora uchwał Fakturomania, w którym należy uzupełnić dane dotyczące wspólników oraz zarządu.


Kreator składa się z 2 części.


1) Dotyczącej okresu którego dotyczy:

a) Rok bieżący - zatem jaki rok obejmują uchwały zgromadzenia wspólników,

b) Okres jaki obejmują uchwały zgromadzenia wspólników - w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku obrotowego należy wybrać datę rejestracji podmiotu w KRS, którą możemy odnaleźć w module "Ustawienia" -> "Dane Firmy" -> "Data Rejestracji",

c) Datę odbycia zgromadzenia wspólników (ustawowo do ostatniego dnia czerwca - najczęściej takie zgromadzenia odbywają się od kwietnia do czerwca).

d) Typ zgromadzenia - tradycyjne w formie listownej lub nadzwyczajne na podstawie art. 240 KSH. 

Zalecaną opcją jest skorzystanie z formy art. 240 KSH z uwagi na dominujący charakter podmiotów rodzinnych, gdzie kapitał zakładowy jest w pełni reprezentowany, tym samym ograniczone zostają formalności związane z nadawaniem listów za potwierdzeniem odbioru itp.


UWAGA! Zgromadzenie wspólników może zatwierdzić wyłącznie sporządzone sprawozdanie finansowe - niedopuszczalna zatem jest sytuacja, w której odbyło się zgromadzenie wspólników przed sporządzeniem sprawozdania finansowego.


Jeżeli zatem sprawozdanie zostało sporządzone 16 marca, termin na zatwierdzenie sprawozdania upływa z ostatnim dniem czerwca. Dla zachowania czytelności oraz porządku, takie sprawozdanie finansowe winno zostać zatwierdzone najwcześniej 17 marca 2021.


2) Dotyczącej uczestników zgromadzenia wspólników, gdzie należy wskazać dane wspólników oraz ewentualną rolą pełnioną w zarządzie wraz z udziałami i przysługującymi głosami (informacje znajdują się w umowie spółki).



Po uzupełnieniu danych, należy wybrać "Zapisz".



Następnie zostaniemy przeniesieni do Panelu Wzorce dokumentów, z którego wybieramy w pozycji Dokumenty do KRS za właściwy rok obrotowy "Opcje" następnie "Pobierz".


UWAGA! Uchwały, które zapisujemy na dysku komputera są w pliku jednego dokumentu w formie pdf. Podczas zgromadzenia wspólników na takich uchwałach wspólnicy winni złożyć "parafki" na każdej stronie tzn. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 oraz na stronie 8 oraz 9 złożyć podpis składający się z imienia i nazwiska.

Na stronie 9 podpisuje się dodatkowo przewodniczący zgromadzenia, który jednocześnie może być wspólnikiem (zwyczajowo jest to Prezes Zarządu). Treść uchwały wyboru Przewodniczącego znajduje się na stronie 2.


Strona 10 stanowi ściągawkę w 3 zdaniach.

UWAGA! Wszystkie uchwały dotyczące sprawozdania finansowe należy zachować w odpowiednim segregatorze*.

Składać w repozytorium będziemy jednak wyłącznie 3 dokumenty:

1) Podpisane profilem zaufanym (ePUAP) E-sprawozdanie Finansowe w formacie XML,

2) Skan zaparafkowanej Uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe,

3) Skan zaparafkowanej Uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty.


*Więcej informacji o organizacji dokumentacji i prowadzeniu rozliczenia mogą Państwo odnaleźć w materiale:
https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000129931-kolejno%C5%9B%C4%87-prawid%C5%82owego-rozliczenia-w-aplikacji-ksi%C4%99gowej-podstawowe-informacje


4) Składanie sprawozdania finansowego w repozytorium dokumentów finansowych Ministerstwa Sprawiedliwości - standardowo do 15 dnia po podjęciu uchwał z pkt. 3


Uwaga: Sprawozdanie Finansowe w przypadku sp. z o.o. można podpisać ePUAPEM albo podpisem elektronicznym - może zrobić to kierownik jednostki zgodnie z materiałem znajdującym się w poprzedniej części wpisu. W Fakturomanii domyślnym wariantem jest ten, w którym sporządzenie sprawozdania finansowego następuje przez kierownika jednostki.


Najpierw należy udać się na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości https://ekrs.ms.gov.pl/

Rozpoczynamy klikając okienko “Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.
 

Następnie logujemy się na platformę Ministerstwa.
 

Po wciśnięciu przycisku "Zaloguj się" pokaże nam się okno z logowaniem, tutaj wpisujemy dane logowania, w przypadku braku posiadania konta - należy je zarejestrować.

Po zalogowaniu wyświetli nam się komunikat, jeżeli będziemy dokumenty podpisywać profilem zaufanym - ePUAP wciskamy X.
 

Przygotowanie i składanie zgłoszeń


Teraz rozpoczniemy procedurę uzupełniania dokumentacji w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Wybieramy "Przygotowanie i składanie zgłoszeń".
 

Następnie wybieramy "Dodaj zgłoszenie",
 

Wyszukujemy numer KRS naszego podmiotu - w aplikacji Fakturomania numer możemy odnaleźć w zakładce "Dane Firmy".
 


Po wyszukaniu podmiotu wyświetli się okno danych podmiotu oraz osoby składającej zgłoszenie wraz z ewentualną historią złożonych sprawozdań, wybieramy opcję "Dalej" znajdującą się na dole strony.



Następnie nadajemy nazwę roboczą zgłoszenia, wybieramy okres sprawozdania finansowego, rodzaj zgłoszenia, a następnie "Dodaj dokument".

Okres należy wybrać zgodny z wygenerowanym sprawozdaniem omówionym bliżej w części pierwszej niniejszego wpisu.
 
UWAGA! W przypadku spółek założonych w trakcie roku, system może nam nie przepuścić daty podpisania umowy spółki/rejestracji do KRS. W takim wypadku wydaje się, że data powinna zostać oznaczona od 1 stycznia do 31 grudnia.


Dokumentacja Uproszczonego Sprawozdania Finansowego

Na wstępie należy podzielić dokumentację wygenerowaną z Fakturomanii na dwie części:
1) Sprawozdanie finansowe,
2) Uchwały związane ze Sprawozdaniem finansowym,


Pierwszym dodawanym dokumentem, będzie "Roczne sprawozdanie finansowe". w formacie XML - zatem struktury podpisanego dokumentu profilem zaufanym - data sporządzenia musi być zgodna z datą wybraną w Fakturomanii.
 


Procedurę powtarzamy dla "Uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty" oraz "Uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego". Niniejsze dokumenty załączamy w formie wydzielonych PDFów.

a) Uchwała o podziale zysku bądź pokrycia straty znajduje się na stronie 6 generowanych dokumentów do KRS.
b) Uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego znajduje się na stronie 5 generowanych dokumentów do KRS.

Ww. odręcznie podpisane "Parafką" uchwały należy odrębnie zeskanować jako 2 różne dokumenty, najlepiej w formacie PDF (inne formaty mogą nie być obsługiwane przez system Ministerstwa Sprawiedliwości).
 


Następnym dokumentem będzie dodanie uchwał niezbędnych dla Sprawozdania Finansowego.


Na marginesie: Kolejność dodawania uchwał z punktu widzenia technicznego nie ma znaczenia, jednak przyjęto na potrzeby niniejszego wpisu, że pierwszą załączoną uchwałą jest Uchwała o podziale zysku/straty (zgodnie z kolejnością wyświetlenia w systemie Ministerstwa, zwracamy jednak uwagę, że w pliku generowanych uchwał z Fakturomanii pierwszą uchwałą jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego - jest to konsekwencja prawidłowości logicznej - aby móc bowiem podzielić zysk, najpierw należy go zatwierdzić).


a) Pierwszą uchwałą będzie uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty. Wybieramy tutaj zeskanowany odrębnie dokument na dysku komputera plik - strona 6 z pliku Uchwały do KRS, generowanego z Fakturomanii. 



UWAGA! Datą dokumentu jest data odbycia zgromadzenia wspólników.


b) Następną - drugą uchwałą będzie uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. wybieramy tutaj zeskanowany odrębnie dokument na dysku komputera plik - strona 5 z pliku Uchwały do KRS, generowanego z Fakturomanii.




UWAGA! Datą dokumentu jest data odbycia zgromadzenia wspólników.


Po dodaniu wszystkich dokumentów zapisujemy wprowadzone dokumenty, a następnie wybieramy "Dalej".



Teraz należy potwierdzić, że oryginały dokumentów zostały podpisane przez kierownika jednostki oraz osobę prowadzącą księgi handlowe. W przypadku jednostek mikro często zdarza się, że jest to jedna osoba, z tego względu wybieramy pierwsze opcje.



Weryfikacja dokumentu i jego wysyłka

Po przejściu do tego etapu weryfikujemy prawidłowość dokumentacji, na górze naszej przeglądarki powinna ukazać się informacja w niebieskim polu, że zgłoszenie zostało poprawnie zweryfikowane.



Po weryfikacji zaznaczamy kwadrat, a następnie kierownik jednostki podpisuje dokument przy pomocy e-puap.



Wybieramy Podpis ePUAP.

Zostaniemy przekierowani na stronę ePUAP.


Podpis ePUAP i internetowa wysyłka Sprawozdania Finansowego


Po przekierowaniu na stronę ePUAP - profilu zaufanego, aby podpisać sprawozdanie finansowe należy zalogować się przez danymi logowania lub konto internetowe banku. Po zalogowaniu wyświetli nam się przeglądarka wybranego banku albo już gdy jesteśmy zalogowani - podpis.



UWAGA: Jeżeli przeglądarka nam wyrzuci komunikat/error dotyczący zbyt wielu zapytań - możliwe, że będzie trzeba wyczyścić pliki cookies, więcej o wyczyszczeniu cookies w przeglądarce googlechrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647


Po podpisaniu dokumentów wyświetli się nam komunikat w niebieskim oknie Podpis złożony poprawnie. Możesz wysłać zgłoszenie do repozytorium DF Należy teraz wysłać zgłoszenie do repozytorium.

Po wysyłce do repozytorium dokumentów Finansowych, wyświetli się komunikat informujący o dokonanej wysyłce.


Status zgłoszenia zmieni się na wysłane.


Gratulujemy udanego złożenia Sprawozdania Finansowego!

Mamy nadzieję, że każdemu z Państwa udało się poprawnie złożyć dokumenty.