Sprawozdanie Finansowe jest dokumentem, przedstawiającym wynik finansowy m.in. spółki z o.o. Jednostki mikro mogą skorzystać z uproszczonego sprawozdania finansowego przewidzianego przez ustawę o rachunkowości w formie załącznika numer 4. Takie uproszczone sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz zamiast informacji dodatkowej - informacji uzupełniającej do bilansu. Dodatkowo jednostka mikro może nie przygotowywać sprawozdania z działalności podmiotu, jeżeli znajdzie się taka wzmianka w samym sprawozdaniu. Generowane z Fakturomanii dokumenty zawierają już takie uproszczenia wraz z podstawami prawnymi ich stosowania.


Procedura związana ze składaniem sprawozdań finansowych została podzielona na dwie części:

1) Część związaną z generowaniem dokumentów sprawozdawczych z systemu Fakturomanii omówiona w materiale "Sprawozdanie finansowe | Część I. Jak wygenerować sprawozdanie finansowe z Fakturomanii krok po kroku" oraz

2) Część związaną ze składaniem dokumentów sprawozdawczych w Repozytorium Dokumentów Finansowych Ministerstwa Sprawiedliwości omówioną w niniejszym materiale.


Standardowy termin dla sporządzenia sprawozdania finansowe upływa z 31 marca każdego roku (wygenerowania oraz podpisania przez zarząd oraz osobę sporządzającą).

Standardowy termin dla zatwierdzenia sprawozdania finansowego upływa z 30 czerwca każdego roku (zatwierdzenia uchwałą zgromadzenia wspólników spółki).
Standardowy termin dla złożenia w Sądzie zatwierdzonego sprawozdania finansowego wraz z uchwałami przez tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowym prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości upływa w terminie 15 dni od podjęcia uchwały o zatwierdzeniu Sprawozdania.


Z uwagi na cyfrowy charakter dostarczania dokumentacji do Sądu, do Urzędu Skarbowego nie składa się już dokumentów sprawozdawczych, Urząd Skarbowy pobiera bowiem dane automatycznie z RDF Ministerstwa Sprawiedliwości.


UWAGA! System RDF Ministerstwa Finansów działa w pełni w sposób prawidłowy wyłącznie w przeglądarce Google Chrome, niestety w przypadku Safari, Microsoft Edge lub Mozilla można napotkać się na przeróżne błędy tego portalu.


Złożenie sprawozdania finansowego w repozytorium dokumentów finansowych Ministerstwa Sprawiedliwości.


IV. Składanie sprawozdania finansowego w Repozytorium Dokumentów Finansowych Ministerstwa Sprawiedliwości - standardowo do 15 dnia po podjęciu uchwał zatwierdzających sprawozdanie finansowe.


Uwaga: Sprawozdanie Finansowe w przypadku sp. z o.o. można podpisać ePUAPEM albo podpisem elektronicznym - może zrobić to kierownik jednostki postępując zgodnie z instrukcją znajdującą się w pierwszej części wpisu "Sprawozdanie finansowe | Część I. Jak wygenerować sprawozdanie finansowe z Fakturomanii krok po kroku". W Fakturomanii domyślnym wariantem jest ten, w którym sporządzenie sprawozdania finansowego następuje przez kierownika jednostki.


1. Logowanie do systemu Ministerstwa Finansów

Najpierw należy udać się na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości https://ekrs.ms.gov.pl/

Procedurę rozpoczynamy wybierając okienko “Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.
 

Następnie logujemy się na platformę Ministerstwa.
 

Po wciśnięciu przycisku "Zaloguj się" pokaże nam się okno z logowaniem, tutaj wpisujemy dane logowania, w przypadku braku posiadania konta - należy je zarejestrować.

Po zalogowaniu wyświetli nam się komunikat, jeżeli będziemy dokumenty podpisywać profilem zaufanym - ePUAP wciskamy X.
 


2. Przygotowanie i składanie zgłoszeń

Teraz rozpoczniemy procedurę uzupełniania dokumentacji w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Wybieramy "Przygotowanie i składanie zgłoszeń".
 

Następnie wybieramy "Dodaj zgłoszenie",
 

Wyszukujemy numer KRS naszego podmiotu - w aplikacji Fakturomania numer możemy odnaleźć w zakładce "Dane Firmy".
 


Po wyszukaniu podmiotu wyświetli się okno danych podmiotu oraz osoby składającej zgłoszenie wraz z ewentualną historią złożonych sprawozdań, wybieramy opcję "Dalej" znajdującą się na dole strony.



Następnie nadajemy nazwę roboczą zgłoszenia, wybieramy okres sprawozdania finansowego, rodzaj zgłoszenia, a następnie "Dodaj dokument".

Okres należy wybrać zgodny z wygenerowanym sprawozdaniem omówionym bliżej w części pierwszej niniejszego wpisu.
 
UWAGA! W przypadku spółek założonych w trakcie roku, system może nam nie przepuścić daty podpisania umowy spółki/rejestracji do KRS. W takim wypadku wydaje się, że data powinna zostać oznaczona od 1 stycznia do 31 grudnia.


3. Dokumentacja Uproszczonego Sprawozdania Finansowego

Na wstępie należy podzielić dokumentację wygenerowaną z Fakturomanii na dwie części:
1) Sprawozdanie finansowe,
2) Uchwały związane ze Sprawozdaniem finansowym,


Pierwszym dodawanym dokumentem, będzie "Roczne sprawozdanie finansowe". w formacie XML - zatem struktury podpisanego dokumentu profilem zaufanym - data sporządzenia musi być zgodna z datą wybraną w Fakturomanii.
 


Procedurę powtarzamy dla "Uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty" oraz "Uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego". Niniejsze dokumenty załączamy w formie wydzielonych PDFów.

a) Uchwała o podziale zysku bądź pokrycia straty znajduje się na stronie 6 generowanych dokumentów do KRS.
b) Uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego znajduje się na stronie 5 generowanych dokumentów do KRS.

Ww. odręcznie podpisane "Parafką" uchwały należy odrębnie zeskanować jako 2 różne dokumenty, najlepiej w formacie PDF (inne formaty mogą nie być obsługiwane przez system Ministerstwa Sprawiedliwości).
 


Następnym dokumentem będzie dodanie uchwał niezbędnych dla Sprawozdania Finansowego.


Na marginesie: Kolejność dodawania uchwał z punktu widzenia technicznego nie ma znaczenia, jednak przyjęto na potrzeby niniejszego wpisu, że pierwszą załączoną uchwałą jest Uchwała o podziale zysku/straty (zgodnie z kolejnością wyświetlenia w systemie Ministerstwa, zwracamy jednak uwagę, że w pliku generowanych uchwał z Fakturomanii pierwszą uchwałą jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego - jest to konsekwencja prawidłowości logicznej - aby móc bowiem podzielić zysk, najpierw należy go zatwierdzić).


a) Pierwszą uchwałą będzie uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty. Wybieramy tutaj zeskanowany odrębnie dokument na dysku komputera plik - strona 6 z pliku Uchwały do KRS, generowanego z Fakturomanii. 



UWAGA! Datą dokumentu jest data odbycia zgromadzenia wspólników.


b) Następną - drugą uchwałą będzie uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. wybieramy tutaj zeskanowany odrębnie dokument na dysku komputera plik - strona 5 z pliku Uchwały do KRS, generowanego z Fakturomanii.




UWAGA! Datą dokumentu jest data odbycia zgromadzenia wspólników.


Po dodaniu wszystkich dokumentów zapisujemy wprowadzone dokumenty, a następnie wybieramy "Dalej".



Teraz należy potwierdzić, że oryginały dokumentów zostały podpisane przez kierownika jednostki oraz osobę prowadzącą księgi handlowe. W przypadku jednostek mikro często zdarza się, że jest to jedna osoba, z tego względu wybieramy pierwsze opcje.



4. Weryfikacja dokumentu, podpis i jego wysyłka

Po przejściu do tego etapu weryfikujemy prawidłowość dokumentacji, na górze naszej przeglądarki powinna ukazać się informacja w niebieskim polu, że zgłoszenie zostało poprawnie zweryfikowane.



Po weryfikacji zaznaczamy kwadrat, a następnie kierownik jednostki podpisuje dokument przy pomocy ePUAP.



Wybieramy Podpis ePUAP.

Zostaniemy przekierowani na stronę ePUAP.



Podpis ePUAP i internetowa wysyłka Sprawozdania Finansowego

Po przekierowaniu na stronę ePUAP - profilu zaufanego, aby podpisać sprawozdanie finansowe należy zalogować się przez danymi logowania lub konto internetowe banku. Po zalogowaniu wyświetli nam się przeglądarka wybranego banku albo już gdy jesteśmy zalogowani - podpis.



UWAGA: Jeżeli przeglądarka nam wyrzuci komunikat/error dotyczący zbyt wielu zapytań - możliwe, że będzie trzeba wyczyścić pliki cookies, więcej o wyczyszczeniu cookies w przeglądarce google chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647


Po podpisaniu dokumentów wyświetli się nam komunikat w niebieskim oknie Podpis złożony poprawnie. Możesz wysłać zgłoszenie do repozytorium DF Należy teraz wysłać zgłoszenie do repozytorium.

Po wysyłce do repozytorium dokumentów Finansowych, wyświetli się komunikat informujący o dokonanej wysyłce.


Status zgłoszenia zmieni się na wysłane.


Gratulujemy udanego złożenia Sprawozdania Finansowego!

Mamy nadzieję, że każdemu z Państwa udało się poprawnie złożyć dokumenty.