Sprawozdanie Finansowe jest dokumentem, przedstawiającym wynik finansowy m.in. spółki z o.o. Jednostki mikro mogą skorzystać z uproszczonego sprawozdania finansowego przewidzianego przez ustawę o rachunkowości w formie załącznika numer 4. Takie uproszczone sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz zamiast informacji dodatkowej - informacji uzupełniającej do bilansu. Dodatkowo jednostka mikro może nie przygotowywać sprawozdania z działalności podmiotu, jeżeli znajdzie się taka wzmianka w samym sprawozdaniu. Generowane z Fakturomanii dokumenty zawierają już takie uproszczenia wraz z podstawami prawnymi ich stosowania.
I. Jakie są etapy związane ze sprawozdaniem finansowym?
Procedura związana ze składaniem sprawozdań finansowych składa się z trzech części:
1) Część związana z generowaniem dokumentów sprawozdawczych z systemu Fakturomanii, która krok po kroku została omówiona w Jak wygenerować sprawozdanie finansowe z Fakturomanii krok po kroku | Krok 1
2) Część związana z podpisywaniem sprawozdania finansowego, która przy użyciu profilu zaufanego ePUAP została krok po kroku omówiona w materiale Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym (ePUAP) krok po kroku | Krok 2
Standardowy termin dla sporządzenia sprawozdania finansowe upływa z 31 marca każdego roku za rok poprzedzający (wygenerowania oraz podpisania przez zarząd oraz osobę sporządzającą).
3) Część związana ze składaniem dokumentów sprawozdawczych w KRS czyli Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) Ministerstwa Sprawiedliwości, która została omówiona w niniejszym materiale.
Standardowy termin dla zatwierdzenia sprawozdania finansowego upływa z 30 czerwca każdego roku (zatwierdzenia uchwałą zgromadzenia wspólników spółki).
Standardowy termin dla złożenia w Sądzie zatwierdzonego sprawozdania finansowego wraz z uchwałami przez tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowym prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości upływa w terminie 15 dni od podjęcia uchwały o zatwierdzeniu Sprawozdania.
Z uwagi na cyfrowy charakter dostarczania dokumentacji do Sądu, do Urzędu Skarbowego nie składa się już dokumentów sprawozdawczych, Urząd Skarbowy pobiera bowiem dane automatycznie z RDF Ministerstwa Sprawiedliwości.
UWAGA! System RDF Ministerstwa Finansów działa w pełni w sposób prawidłowy wyłącznie w przeglądarce Google Chrome, niestety w przypadku Safari, Microsoft Edge lub Mozilla można napotkać się na przeróżne błędy tego portalu.
W niniejszym materiale odnajdą Państwo wskazówki dotyczące procedury podpisywania epuapem sprawozdania finansowego przez internet krok po kroku, która to procedura została opisana w punkcie II materiału Jak wygenerować sprawozdanie finansowe z Fakturomanii krok po kroku | Krok 1.
II. Składanie sprawozdania finansowego w Repozytorium Dokumentów Finansowych Ministerstwa Sprawiedliwości - standardowo do 15 dnia po podjęciu uchwał zatwierdzających sprawozdanie finansowe.
Uwaga: Sprawozdanie Finansowe w przypadku sp. z o.o. można podpisać ePUAPEM albo podpisem elektronicznym - może zrobić to kierownik jednostki postępując zgodnie z instrukcją znajdującą się w materiale Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym (ePUAP) krok po kroku | Krok 2
W Fakturomanii domyślnym wariantem jest ten, w którym sporządzenie sprawozdania finansowego następuje przez kierownika jednostki.
1) Logowanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych Ministerstwa Finansów
Najpierw należy udać się na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości https://prs.ms.gov.pl/krs
Procedurę składania sprawozdania finansowego rozpoczynamy wybierając okienko “Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.
Następnie logujemy się na platformę Ministerstwa.
Po wciśnięciu przycisku "Zaloguj się" pokaże nam się okno z logowaniem, tutaj wpisujemy dane logowania, w przypadku braku posiadania konta - należy je zarejestrować.
Po zalogowaniu wyświetli nam się komunikat, jeżeli będziemy dokumenty podpisywać profilem zaufanym - ePUAP wciskamy X.
2) Przygotowanie i składanie zgłoszeń
Teraz rozpoczniemy procedurę wprowadzania dokumentacji dla złożenia sprawozdania finansowego w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości.
W tym miejscu wybieramy "Przygotowanie i składanie zgłoszeń".
Następnie wybieramy "Dodaj zgłoszenie",
Wyszukujemy numer KRS naszego podmiotu - w aplikacji Fakturomania numer możemy odnaleźć w zakładce "Dane Firmy".
Po wyszukaniu podmiotu wyświetli się okno danych podmiotu oraz osoby składającej zgłoszenie wraz z ewentualną historią złożonych sprawozdań finansowych, wybieramy opcję "Dalej" znajdującą się na dole strony.
Następnie nadajemy nazwę roboczą zgłoszenia, wybieramy okres sprawozdania finansowego, rodzaj zgłoszenia, a następnie "Dodaj dokument".
Okres należy wybrać zgodny z wygenerowanym sprawozdaniem omówionym bliżej w części pierwszej niniejszego wpisu.
UWAGA! W przypadku spółek założonych w trakcie roku, system może nam nie przepuścić daty podpisania umowy spółki/rejestracji do KRS. W takim wypadku wydaje się, że data powinna zostać oznaczona od 1 stycznia do 31 grudnia.
3) Dokumentacja Sprawozdania Finansowego
Na wstępie należy podzielić dokumentację wygenerowaną z Fakturomanii na dwie części:
1. Sprawozdanie finansowe,
2. Uchwały związane ze Sprawozdaniem finansowym,
Pierwszym dodawanym dokumentem, będzie "Roczne sprawozdanie finansowe". w formacie XML - zatem struktury podpisanej profilem zaufanym (ePUAP) - data sporządzenia musi być zgodna z datą wybraną w Fakturomanii.
Procedurę powtarzamy dla "Uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty" oraz "Uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego". Niniejsze dokumenty załączamy w formie wydzielonych PDFów.
a) Uchwała o podziale zysku bądź pokrycia straty znajduje się na stronie 6 generowanych dokumentów do KRS.
b) Uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego znajduje się na stronie 5 generowanych dokumentów do KRS.
Ww. odręcznie podpisane "Parafką" uchwały należy odrębnie zeskanować jako 2 różne dokumenty, najlepiej w formacie PDF (inne formaty mogą nie być obsługiwane przez system Ministerstwa Sprawiedliwości).
Następnym dokumentem będzie dodanie uchwał niezbędnych dla sprawozdania finansowego jednostki.
Na marginesie: Kolejność dodawania uchwał z punktu widzenia technicznego nie ma znaczenia, jednak przyjęto na potrzeby niniejszego wpisu, że pierwszą załączoną uchwałą jest Uchwała o podziale zysku/straty (zgodnie z kolejnością wyświetlenia w systemie Ministerstwa, zwracamy jednak uwagę, że w pliku generowanych uchwał z Fakturomanii pierwszą uchwałą jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego - jest to konsekwencja prawidłowości logicznej - aby móc bowiem podzielić zysk, najpierw należy go zatwierdzić).
a) Pierwszą uchwałą będzie uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty. Wybieramy tutaj zeskanowany odrębnie dokument na dysku komputera plik - strona 6 z pliku Uchwały do KRS, generowanego z Fakturomanii.
UWAGA! Datą dokumentu jest data odbycia zgromadzenia wspólników.
b) Następną - drugą uchwałą będzie uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego. wybieramy tutaj zeskanowany odrębnie dokument na dysku komputera plik - strona 5 z pliku Uchwały do KRS, generowanego z Fakturomanii.
UWAGA! Datą dokumentu jest data odbycia zgromadzenia wspólników.
Po dodaniu wszystkich dokumentów zapisujemy wprowadzone dokumenty, a następnie wybieramy "Dalej".
Teraz należy potwierdzić, że do dokumentu nie składa się dodatkowych nadzwyczajnych dokumentów lub oświadczeń.
Takowe należałoby jednak złożyć jeżeli:
a) nastąpiłaby odmowa podpisania sprawozdania finansowego przedsiębiorstwa przez którąś z osób,
b) ktoś nie mógłby złożyć z jakiś powodów podpisu w formie elektronicznej pod sprawozdaniem finansowym podmiotu (w takim wypadku składa oświadczenie w formie papierowej o prawidłowości sprawozdania, które załącza się w zastępstwie do jej podpisu).
4) Weryfikacja zgłoszenia, podpis i jego wysyłka
W niniejszym etapie weryfikujemy prawidłowość utworzonego zgłoszenia. Na górze naszej przeglądarki powinna ukazać się informacja w niebieskim polu, informująca, że zgłoszenie zostało poprawnie zweryfikowane. Informacja oznaczać będzie, że dokumenty związane ze sprawozdaniem finansowym jednostki zostały wprowadzone prawidłowo.
Po weryfikacji zaznaczamy kwadrat, a następnie kierownik jednostki podpisuje dokument przy pomocy Profilu Zaufanego ePUAP.
Wybieramy Podpisz Profilem Zaufanym.
Zostaniemy przekierowani na stronę Profilu Zaufanego ePUAP.
Podpis Profilem Zaufanym ePUAP i internetowe złożenie Sprawozdania Finansowego w RDF
Po przekierowaniu na stronę Profilu Zaufanego ePUAP, aby podpisać sprawozdanie finansowe jednostki należy zalogować się danymi logowania lub przez konto internetowe banku. Po zalogowaniu wyświetli nam się przeglądarka wybranego banku albo już gdy jesteśmy zalogowani - podpis profilu zaufanego ePUAP.
UWAGA: Jeżeli przeglądarka nam wyrzuci komunikat/error dotyczący zbyt wielu zapytań - możliwe, że będzie trzeba wyczyścić pliki cookies, więcej o wyczyszczeniu cookies w przeglądarce google chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647
Po podpisaniu dokumentów wyświetli się nam komunikat w niebieskim oknie Podpis złożony poprawnie. Możesz wysłać zgłoszenie do RDF. W tym celu należy wybrać "Wyślij zgłoszenie".
Po wysyłce do repozytorium dokumentów finansowych, wyświetli się komunikat informujący o dokonanej wysyłce.
Status zgłoszenia zmieni się na wysłane.
Gratulujemy udanego przekazania sprawozdania finansowego jednostki do RDF!
Mamy nadzieję, że każdemu z Państwa udało się poprawnie złożyć dokumenty.