Wystawianie faktur w systemie, zarządzanie nimi oraz ich księgowanie jest czynnością niezwykle prostą. Nie zajmuje to wiele czasu oraz nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Dowiedz się jak wystawiać faktury sprzedażowe oraz w jaki sposób je potem edytować lub zatwierdzać.


Na wstępie informujemy, iż funkcja fakturowania w naszym systemie jest bezpłatna i taka pozostanie. Nie pobieramy z tego tytułu jakichkolwiek opłat.


1) Jak wystawić fakturę sprzedażową ?

By wystawić fakturę sprzedażową należy kliknąć przycisk “Wystaw fakturę” znajdujący się w górnym menu lub w lewym menu.

 

Dalej naszym oczom powinien się ukazać poniższy widok.

 

Wygląd strony podzielony został na 5 sekcji, w celu łatwiejszej nawigacji: DANE KONTRAHENTA, DANE PODSTAWOWE, DANE PŁATNOŚCI oraz INFORMACJE DODATKOWE.

2) Sekcja dane kontrahenta

W sekcji tej wypełniamy dane kontrahenta, dla którego chcemy wystawić fakturę.

 

Dodawanie kontrahenta


Dane kontrahenta w systemie można uzupełnić ręcznie lub automatycznie korzystając z integracji systemu z GUS-em. Ręczne dodawanie kontrahenta polega na uzupełnieniu manualnym wypełnieniu formularza o kontrahencie.


Wyszukiwanie z GUS-u


Klikając przycisk “SZUKAJ W GUS” będziemy w stanie odnaleźć kontrahenta po numerze NIP. Jest to możliwe dzięki integracji systemu z bazą GUS-u. Po wpisaniu nipu należy kliknąć przycisk SZUKAJ.

 

Zapisywanie kontrahenta


Wszystkich kontrahentów – bez względu na to czy zostali dodani ręcznie, czy też poprzez wyszukiwarkę GUS-u, można zapisać w systemie, aby następnym razem nie wpisywać danych na nowo. W tym celu, po uzupełnieniu danych o kontrahencie, należy kliknąć przycisk “Zapisz”.

 

Wybór kontrahenta z listy


Aby skorzystać z listy zapisanych wcześniej kontrahentów w bazie, wystarczy zaznaczyć kursorem pole tekstowe “Wybierz kontrahenta”. W polu tym wyszukać można ręcznie, po ciągach znaków (np. “petro”) lub po NIP-ie.

3) Sekcja dane podstawowe:

W tej sekcji należy uzupełnić podstawowe informacje o fakturze.

 

Data wystawienia


Jest to data, z którą wystawiamy fakturę. Data ta nie może być wcześniejsza niż data wystawienia ostatniej zapisanej faktury sprzedażowej. Jeśli warunek ten nie zostanie spełniony wyskoczy nam komunikat o błędzie co spowoduje brak możliwości zapisania takiego dokumentu. Jest to spowodowane ustawowym wymogiem chronologiczności faktur sprzedażowych.


Jeżeli chcesz "pominąć" systemową walidację chronologiczności - możesz zaznaczyć opcję "Własny numer" i zapisać fakturę z własnym numerem.


Przedsiębiorca powinien zatem wystawić fakturę sprzedażową do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania świadczenia (dostawy towaru/świadczenia usługi) np:
Pan Tomasz dokonał zakupu towaru dnia 20 stycznia 2020 r., który tego samego dnia został mu wydany w sklepie Pana Jana "Sklep zoologiczny".


Pan Jan będąc przedsiębiorcą ma obowiązek wystawienia faktury najpóźniej do 15 lutego 2020 r.


Data sprzedaży


Jest to data, z którą dokonujemy operacji gospodarczej - świadczenia usługi lub dostawy towaru. System bada ustawową poprawność tej daty w odniesieniu do daty wystawienia.


Termin płatności


Termin ten oznacza datę, do której kontrahent powinien dokonać zapłaty. Jeżeli faktura nie jest oznaczona jako opłacona, data ta nie będzie użyta przez system. Jeżeli natomiast oznaczamy fakturę jako opłaconą – data ta uznana zostanie jako termin faktycznej zapłaty w momencie zatwierdzenia faktury.

Maksymalny termin płatności w 2020 r. wynosi co do zasady 30 dni.


Status płatności


W tym miejscu oznaczyć możemy czy dana faktura została zapłacona czy też nie. Płatność do dokumentu można również dodać później.

Forma płatności:

Forma płatności to forma płatności za daną fakturę.
Do wyboru mamy następujące formy płatności dla faktur sprzedażowych:

  • gotówka,
  • za pobraniem,
  • przelew,
  • karta,
  • płatność online.

4) Sekcja Pozycje (do 1 października 2020 r.)

W tej części dodajemy pozycje w fakturze. Uzupełnić można tylko wartość netto, cenę netto lub wartość brutto.


 

Po wypełnieniu danej pozycji możemy dodać kolejną klikając “Nowa pozycja” albo plusik po prawej stronie.


5) Sekcja produkty | GTU (od 1 października 2020 r.)

W niniejszej części definiujemy przedmiot transakcji. Niektóre typy sprzedaży od 1 października 2020 r. podlegają obowiązkowi wykazywania specyficznych oznaczeń w pliku JPK_V7M/V7K. Z tego powodu wprowadzona w systemie aktualizacja wymaga od użytkownika zdefiniowania "produktu" (towaru lub usługi) z oznaczeniem odpowiedniego kodu GTU lub jego braku.



Od 1 października należy zatem najpierw utworzyć produkt, następnie wprowadzając pozycje wybrać go z listy produktu.


Tworzenie produktu


Nazwa - w niniejszym polu należy uzupełnić nazwę świadczonej usługi lub sprzedawanego towaru;

CN / PKOB - pole nieobowiązkowe, które dotyczy specyficznych transakcji, oznaczenie kodu ułatwia weryfikację prawidłowości zastosowanej stawki VAT, obecnie obowiązuje nowa matryca stawek VAT więcej: https://www.gov.pl/web/finanse/nowa-matryca-stawek-vat ;

GTU - nowe oznaczenia transakcji związanych z wprowadzeniem struktury plików JPK_V7/7K. Poniżej znajduje się zestawienie kodów wskazanych przez ustawodawcę, szczegółowe informacje dotyczące klasyfikacji GTU można również odnaleźć na stronie Ministerstwa klikając tutaj.


Znaczniki GTU należy stosować dla ściśle zdefiniowanych typów operacji, o których mowa w ustawie od towarów i usług tj:

  • GTU_01- Dostawa napojów alkoholowych - alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym.


  • GTU_02- Dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy.


  • GTU_03- Dostawa oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olejów smarowych, pozostałych olejów o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20 90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją.


  • GTU_04- Dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym.


  • GTU_05- Dostawa odpadów - wyłącznie określonych w poz. 79-91 załącznika nr 15 do ustawy.


  • GTU_06- Dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7-9, 59-63, 65, 66, 69 i 94-96 załącznika nr 15 do ustawy.


  • GTU_07- Dostawa pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701 - 8708 oraz CN 8708 10.


  • GTU_08- Dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych - wyłącznie określonych w poz. 1-3 załącznika nr 12 do ustawy oraz w poz. 12-25, 33-40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy.


  • GTU_09- Dostawa leków oraz wyrobów medycznych - produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. - Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 499, z późn. zm.).


  • GTU_10- Dostawa budynków, budowli i gruntów.


  • GTU_11- Świadczenie usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1201 i 2538 oraz z 2019 r. poz. 730, 1501 i 1532).


  • GTU_12- Świadczenie usług o charakterze niematerialnym - wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych.


  • GTU_13- Świadczenie usług transportowych i gospodarki magazynowej - Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1.


Wybranie produktu


Po dodaniu produktu możemy następnie wybrać go z listy wybierając "Wybierz produkt".

6) Sekcja Informacje dodatkowe

W tej części możemy dodać dodatkowe informacje, zazwyczaj nietypowe, które stanowią wyjątek od reguły – np. informacje o mechanizmie podzielonej płatności (transakcje z zakresu załącznika nr. 15 do ustawy o VAT), sprzedaży wysyłkowej (art. 23 ustawy o VAT), usługach elektronicznych (art. 28k ustawy o VAT) lub transakcjach powiązanych (art. 32 ust. 2 pkt. 1 ustawy o VAT).