W rozliczeniu podatkowym w przedmiocie sprzedaży dla osób fizycznych, możemy wyróżnić trzy główne sposoby ewidencjonowania takich transakcji:

1) przez kasę fiskalną, która co do zasady jest obowiązkowa, gdy pojawiają się transakcje gotówkowe oraz sprzedaż w obrębie tzw. "rynku wrażliwego", jest to najprostszy i chyba najwygodniejszy sposób ewidencji (praktycznie w każdym wariancie jest prawidłowy),

2) przez sprzedaż bezrachunkową, która co do zasady jest możliwa do zastosowania jeżeli nie występuje sprzedaż gotówkowa, który to sposób ewidencji szczegółowo został opisany w artykule "Jak dodać ewidencję sprzedaży bezrachunkowej w przypadku zwolnienia z kasy fiskalnej?"

albo alternatywnie,

3) przez wystawianie Faktur, który to sposób również co do zasady jest możliwy do zastosowania jeżeli nie występuje sprzedaż gotówkowa. Proces wystawiania faktur został opisany w materiale "Jak wystawić fakturę bez NIP np. dla osoby fizycznej?".


I. Kiedy istnieje konieczność prowadzenia ewidencji sprzedaży dla osób fizycznych przez kasę fiskalną?

Odpowiedź na niniejsze pytanie odnajdziemy w §3 oraz §4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrującychh https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240001902


Oprócz ogólnie pojętej sprzedaży gotówkowej, w §4 pkt 1) rozporządzenia odnajdujemy wyliczenie, mówiące, że ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, [...] nie można skorzystać w przypadku, gdy dokonuje się dostawy towarów (sprzedaży): 

a) gazu płynnego, 
b) części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00), 
c) silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408), 
d) nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707), 
e) przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00), kontenerów (CN 8609 00), 
f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90), 
g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), to jest do: – ciągników, – pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą, – samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi, – pojazdów silnikowych do transportu towarów, – pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych – z wyłączeniem motocykli, 
h) komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol, 
i) wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych, 
j) wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników, 
k) silników elektrycznych, prądnic i transformatorów, 
l) sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych, 
m) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”, 
n) zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych, 
o) wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN, 
p) wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów, 
q) napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 %, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 % (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów, 
r) perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów, 
s) wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów, 
t) wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50 % objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania, 
u) węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych, 
w) towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar.


W §4 pkt 2) rozporządzenia odnajdujemy również wyliczenie dotyczące rodzaju świadczonych usług i tutaj ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, [...] nie można skorzystać w przypadku, gdy dokonuje się świadczenia usług: 

a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 19 i 20 załącznika do rozporządzenia, 

b) taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą, 

c) naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, 

d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów, 

e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów, 

f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia, 

g) prawniczych, z wyłączeniem usług wymienionych w poz. 31 załącznika do rozporządzenia, 

h) doradztwa podatkowego, 

i) związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, 56.21, ex 56.29, ex 56.30), wyłącznie: – świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz – usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering), 

j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, 

k) kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe, 

l) związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne, 

m) mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), 

n) parkingu samochodów i innych pojazdów, 

o) przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej).


W niniejszym materiale zostanie opisany sposób ewidencjonowania raportów z kasy fiskalnej w Fakturomanii.


II. Dodawanie raportów z kasy fiskalnej w Fakturomanii

Jeżeli prowadzimy kasę fiskalną, to w celu dodania raportu z kasy fiskalnej w systemie, należy kliknąć przycisk “Dodaj raport” znajdujący się w lewym menu w module sprzedaży.


 

Następnie ukaże nam się widok dodawania raportu z kasy fiskalnej. Widok ten składa się z 3 części:

  • dane podstawowe,
  • dane płatności,
  • pozycje


 

1) Dane podstawowe

W tej części należy uzupełnić podstawowe dane, które znajdują się na wydruku raportu z kasy fiskalnej.



a) Nr raportu

Są to dane identyfikujące dany raport z kasy fiskalnej. Na każdym raporcie znajduje się niniejszy numer, często w przypadku kasy fiskalnej stosuje się skrót ROM - Raport okresowy miesięczny z dopiskiem konkretnego okresu np: ROM 9/2024.


b) Data wystawienia

Inaczej data wydruku raportu z kasy fiskalnej. Data ta nie może być wcześniejsza niż data sprzedaży. Jeżeli jednak warunek ten nie zostanie spełniony pojawi się komunikat o błędzie, a co za tym idzie nie będzie możliwości zapisania niniejszego raportu w systemie.

Ewidencję raportów z kasy fiskalnej prowadzi się najczęściej miesięcznie.


c) Data sprzedaży

Data, której dotyczy dany raport z kasy fiskalnej.


Dzienne
Miesięczne
dzień, którego dotyczy raport
ostatni dzień, którego dotyczy raport (ostatni dzień miesiąca)

Data ta nie może być późniejsza niż data wystawienia. Jeśli warunek ten nie zostanie spełniony system ukaże nam komunikat o błędzie oraz nie będzie możliwości zapisania takiego raportu.


2) Płatności

Niezależnie od formy płatności mamy możliwość ewidencji raportu dobowego albo miesięcznego, sumarycznego dla całego okresu rozliczeniowego. W takim wypadku datę wystawienia oraz sprzedaży uzupełniamy zgodnie z wygenerowanym dokumentem (czyli np. 31 stycznia), zaś datę płatności wybieramy na 1 dzień miesiąca (czyli 1 stycznia).

Całość utargu (niezależnie od okoliczności czy sprzedaż została uregulowana gotówką (formalną lub nieformalną), kartą czy też przelewem) uzupełniamy w polu "Płatność online".

W celu wprowadzenia dziennych obrotów gotówkowych lub przelewów rozliczeniowych od pośrednika płatności (obsługującego terminal lub system płatności online np: przelewy24/payU/dotpay), należy posłużyć się modułem "Finanse".


Moduł Finanse - Wpływ środków w drodze

Dla wprowadzenia już konkretnych przepływów finansowych - płatności, niezbędne będzie posłużenie się modułem Finanse, tutaj z punktu widzenia obrotu pieniędzmi można wyróżnić trzy warianty:


a) Otrzymanie środków gotówkowych (formalnych) - które ma miejsce w przypadku prowadzenia raportu kasowego. W takim wypadku istnieje obowiązek sporządzania inwentaryzacji kasy, czyli w każdym dniu, w którym miała miejsce sprzedaż przeliczenia jej. Wprowadzenia do księgowości takiej formalnej gotówki pochodzącej z utargu zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej dokonuje się przez moduł "Finanse" wybierając typ operacji "Wpływ środków w drodze do gotówki" w wysokościach i datach odpowiadających przeprowadzonym inwentaryzacjom. Dokumentem źródłowym potwierdzającym przeprowadzenie operacji będzie raport kasowy za konkretny okres (zazwyczaj w formie RK MM/RRRR) lub kasa przyjęła (zazwyczaj w formie KP NN/MM/RRRR). 


b) Otrzymanie środków gotówkowych (nieformalnych) - w przypadku braku prowadzenia raportu kasowego inwentaryzacji kasy nie sporządza się, do systemu zatem wprowadza się po prostu zbiorczą informację o utargu.

Takie środki pozostają jako "Środki w drodze" i w tej pozycji widnieją z poziomu podglądu modułu "Finansów". Wpłatę na rachunek bankowy takich środków gotówkowych można wprowadzić przez moduł Finanse wybierając typ operacji "Wpływ środków w drodze do banku" w takiej wartości jakie zostały faktycznie wpłacone na rachunek i zaksięgowane.


c) Otrzymanie środków z płatności za pośrednictwem terminala płatniczego lub innych systemów online

W przypadku, gdy sprzedaż odbywa się przy użyciu terminala płatniczego lub aplikacji online, w pierwszej kolejności pieniądze znajdują się u pośrednika płatności. Dopiero następnie, po tym, gdy pośrednik przeleje nam te środki na rachunek bankowy - stają się one dostępne dla firmy (wpłata środków zazwyczaj następuje w wysokości po potrąceniu prowizji od obsługi operacji). Taką operację wpłaty od pośrednika można w aplikacji zaewidencjonować posługując się modułem "Finanse". 

Dla ewidencji niniejszych wpływów, które wpływają na rachunek bankowy, będziemy używać modułu "Finanse" przez opcję "wpływ środków w drodze do banku", gdzie musimy uzupełnić dokument źródłowy z którego wynika operacja (zazwyczaj wyciąg bankowy za konkretny okres w formie WB MM/RRRR), kwotę oraz datę.

Sposób postępowania jest analogiczny w przypadku, gdy kontrahenci regulowali płatności przelewami na rachunek bankowy.


3) Pozycje

W tej części wpisujemy sumy dotyczące danych stawek VAT. Można wpisać wartość netto, cenę netto albo wartość brutto. Nie ma to większego znaczenia, gdyż system wyliczy pozostałe wartości, ważne jednak aby w podsumowaniu były identyczne jak na dowodzie źródłowym - wydruku.



Następnie w celu zapisania uzupełnionego raportu klikamy w przycisk “Zapisz", a następnie "Zatwierdź".

Więcej informacji na temat prowadzenia kasy fiskalnej mogą Państwo również odnaleźć na stronie Ministerstwa https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00243