Większość operacji związana jest pośrednio lub bezpośrednio z finansami, dlatego w Fakturomanii ewidencji operacji przepływów pieniężnych w formie gotówkowej lub bezgotówkowej można przeprowadzać w kilku miejscach.
W pełnej księgowości, a zatem również w spółce z o.o. bardzo ważnym jest, aby przepływy finansowe dodawać zgodnie z faktycznymi datami oraz zgodnie z wyciągiem bankowym.
Zagadnienie związane z procesem zarządzania finansami w Fakturomanii w sposób ogólny zostało również opisane w pokrewnym materiale "Zarządzanie Finansami w systemie".
Zdarza się, również że w związku z prowadzoną działalnością dochodzi do pobierania w różnych formach płatności:
1) tych nazwanych, przybierających najczęściej formę przedpłaty zadatku, zaliczki czy kaucji, które zostały omówione w tym materiale
2) oraz nienazwanych, których rola może być różnorodna, a przykładami najczęstszymi mogą być:
a) symboliczna opłata autoryzacyjna, która zostanie wykorzystana na poczet przyszłych wydatków, gdzie zostanie przez kontrahenta wystawiona w przyszłości faktura,
b) zapłata na podstawie faktury pro-formy, gdy nie otrzymujemy z jakiś przyczyn właściwej faktury przez długi czas lub (co niedopuszczalne) nie możemy doprosić się o taką fakturę.
W niniejszym materiale zostanie przedstawiony ten ostatni przypadek tj. z pkt. 2) lit. b).
Dokonaliśmy płatności na rzecz kontrahenta, ale nie otrzymaliśmy faktury, jak to zaewidencjonować?
Nie we wszystkich przypadkach wystawia się fakturę, niemniej co do zasady fakturę czy to właściwą czy zaliczkową wystawia się nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, ale też nie później niż 15stego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę lub dokonano płatności. Tak mówi zasada ogólna, istnieje jednak od niej kilka wyjątków, z którymi najlepiej jest się zapoznać w materiale Ministerstwa Finansów.
Jeżeli natomiast takiego dokumentu nie otrzymaliśmy w tym terminie, to rozliczenia takich rożnych płatności nienazwanych, dokonanych na rzecz polskiego kontrahenta najczęściej ewidencjonować w systemie będziemy przez moduł UAT.
1) Ewidencja wpłaty środków polskiemu kontrahentowi
W celu uzupełnienia ewidencji należy wpierw udać się do modułu "UAT", następnie wybrać "dodaj UAT".
W niniejszym schemacie musimy uzupełnić kilka danych takich jak:
Data dokumentu - którą jest data dokonania płatności (przykładowo księgowania na wyciągu bankowym),
Dokument źródłowy - którym będzie w niniejszym przykładzie wyciąg bankowy najczęściej wprowadzany jako WB MM/RRRR,
Opis operacji wraz z dekretacjami wskazującymi na przedmiot transakcji np:
a) "Pobranie opłaty autoryzacyjnej XYZ" albo
b) "Przedpłata środków faktura pro-forma NNNNNNN".
2) Co jeżeli po tym długim czasie w końcu otrzymamy fakturę kosztową?
W takim wypadku, jeżeli otrzymaliśmy fakturę od kontrahenta, a wcześniej dokonaliśmy ewidencji płatności środków przez moduł UAT, należy dodać w systemie taką fakturę jak standardowy koszt przez "Dodaj Koszt" z odpowiednią kategorię kosztową bez dodawania płatności dla części zaewidencjonowanej UATem.
Tutaj należy zatem pamiętać, że dokument dla, którego płatność została zaewidencjonowana przez moduł UAT, pozostaje w aplikacji jako "Nieopłacony" albo "Częściowo opłacony", a wynika to właśnie z tego, że płatność została zaewidencjonowana przez moduł UAT. Dodanie płatności z poziomu kosztu spowodowałoby zdublowanie płatności.
3) Co jeżeli kontrahent nie wystawił nam właściwej faktury i zwrócił nam środki, a ewidencji zapłaty dokonaliśmy wcześniej przez moduł UAT?
W takim wypadku niezbędne będzie również dodanie ewidencji przez moduł UAT, której przedmiotem będzie zwrot wpłaconych wcześniej środków. Taka ewidencja będzie bardzo podobna do wcześniejszej przedstawionej w pkt. 1)
W niniejszym schemacie musimy uzupełnić kilka danych takich jak:
Data dokumentu - którą jest data zwrotu płatności (przykładowo księgowania na wyciągu bankowym),
Dokument źródłowy - którym będzie w niniejszym przykładzie wyciąg bankowy najczęściej wprowadzany jako WB MM/RRRR,
Opis operacji wraz z dekretacjami wskazującymi na przedmiot transakcji np:
a) "Zwrot pobranej opłaty autoryzacyjnej XYZ" albo
b) "Zwrot przedpłaty środków faktura pro-forma NNNNNNN".
