W przypadku spółki z o.o. mamy do czynienia z odrębnym bytem prawnym posiadającym własny majątek oraz "portfel". Nie można w związku z tym mieszać środków, korzystać ze środków spółki jako prywatnych lub środków prywatnych jako spółki. W przypadku dokapitalizowania spółki również powinno mieć takie zasilenie podstawy prawne, a wśród nich wyróżnia się między innymi najprostsze udzielenie pożyczki, bardziej sformalizowane dopłaty czy też podwyższenie kapitału zakładowego.


Niemniej mimo powyższego, w obrocie gospodarczym bardzo często spotyka się regulowanie drobnych opłat przez osoby związane ze spółką takie jak członkowie zarządu, wspólnicy czy inne osoby powiązane umownie.


Rozliczenie takich poniesionych wydatków najczęściej występuje w dwóch sposobach:

1) wariantu częstego - regulowanie wydatków ze środków tych osób, następnie sumaryczny zwrot środków np. przelewem.

2) wariantu mniej powszechnego - poprzez wypłatę zaliczki przez spółkę i z niej regulowanie wydatków przez takie osoby, a następnie zwrot niewykorzystanej pozostałej kwoty lub dopłatę osobie.


I. Ewidencja płatności

1) Zapłata za wydatek ze środków prywatnych

a) W przypadku płatności za koszt spółki uregulowany przez taką osobę, operację należy zewidencjonować przy pomocy formy płatności "Środki prywatne".


b) Po uregulowaniu wydatku przez taką osobę należy dokonać rozliczenia, czyli spółka winna zwrócić środki osobie płacącej. W przypadku zwrotu przelewowego ewidencja będzie przedstawiała się w sposób poniższy.


W celu ewidencji takiego zwrotu w Fakturomanii należy posłużyć się modułem Finanse, w którym należy wybrać następnie Typ operacji "Wypływ środków z banku do udziałowca". 

Treścią opisu operacji będzie zwrot środków za dany wydatek, po czym należy wskazać datę, uzupełnić kwotę zwrotu i zatwierdzić transakcję.



2) Wypłata zaliczki, następnie dokonanie płatności

Jeżeli najpierw nastąpiła wypłata zaliczki, z której będzie dokonywany zakup, niniejszą transakcję można rozliczyć bardzo podobnie, różnicą będzie jednak wskazanie innego opisu operacji tj. "Wypłata zaliczki na wydatki".


a) W przypadku wypłata zaliczki dla przykładu 1000 zł wypłaconej przelewem 30 czerwca 2023r. z rachunku bankowego schemat będzie wyglądał następująco.



b) W momencie wprowadzania dokumentacji kosztowej w formie płatności należy oznaczać formę płatności "Środki prywatne".

 

II. Gdzie można odnaleźć zestawienie transakcji dodanych z formą płatności "Środki prywatne"?

Zestawienie płatności z niniejszą formą "Środki prywatne" można odnaleźć udając się do modułu "Księgowość", następnie dokument "Księga pomocnicza" lub "Zapisy na koncie" wybierając konto 240-00001.

W niniejszych dokumentach wszystkie przepływy z użyciem tej formy będą znajdowały się na koncie 240-0001 w ułożeniu chronologicznym.


Dodatkowo wszystkie transakcje dodane przez moduł Finanse tworzą automatycznie UATy, dodane operacje można zatem odnaleźć również w module UAT w dacie ich ewidencji.