W sytuacji gdy występują wątpliwości co do tego, czy płatność do danej faktury została zewidencjonowana we właściwy sposób, należy w pierwszej kolejności przed przystąpieniem do korygowania - zweryfikować czy faktycznie błąd został popełniony.


Może się zdarzyć bowiem, że w widoku faktury jest ona oznaczona jako "Opłacono" z formą płatności, która nie jest zgodną z faktyczną formą płatności. Taki stan rzeczy nie musi oznaczać jednak, że został popełniony błąd - gdyż najważniejsze są zapisy księgowe.


Faktura mogła bowiem zostać najpierw dodana jako "Nieopłacona" z jedną formą płatności, z taką formą płatności zatwierdzona. Następnie mogła być do niej dodana płatność z zupełnie inną formą płatności.


Materiał w jaki sposób można dodać płatność do zatwierdzonego już dokumentu znajduje się poniżej:



Weryfikacja sposobu Płatności
Weryfikacji sposobu płatności możemy dokonać w "Danych księgowych" z poziomu podglądu dokumentu.

W tym celu należy udać się do zakładki "Lista Faktur" lub "Listy Kosztów", następnie kliknąć lewym przyciskiem myszy na interesującym nas dokumencie i kliknąć "Podgląd".

Po otworzeniu się dokumentu klikamy "Dane księgowe" znajdujące się w lewym dolnym rogu dokumentu.


Korekta na przykładzie dokumentu kosztowego



Następnie w okienku należy wybrać zakładkę "Księga Główna"



W dzienniku będą interesować nas zapisy na następujących kontach:

- 100-01 Główna kasa (transakcje gotówkowe)
- 130-01 Bieżące rachunki bankowe (transakcje przelewowe)
- 135-01 Inne aktywa pieniężne - Dz. Podst. (środki pieniężne w drodze) 


Zapisy na powyższych kontach po stronie Winien oznaczają wpływ środków do naszej firmy.
Zapisy na powyższych kontach po stronie Ma oznaczają wypływ środków z naszej firmy.
Analiza powyższych zapisów pozwoli ustalić czy faktycznie mamy do czynienia z błędem, który należy poprawić.

Jak poprawić zapisy księgowe, aby zgodne były ze stanem faktycznym?
Jeżeli stwierdzono błąd - usunąć go będzie można na 2 sposoby:
1) odblokować fakturę (jeżeli znajduje się jeszcze w buforze - nie został zamknięty okres rozliczeniowy),
2) albo skorygować płatności UAT'em (jeżeli miesiąc rozliczeniowy został już zamknięty).


1) Odblokowanie faktury

Odblokowanie dokumentu będzie możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy miesiąc księgowy w którym zatwierdzony został dokument - nie został jeszcze zamknięty - a więc nie nastąpiło księgowanie.


Zamknięcie miesiąca następuje w momencie zatwierdzenia deklaracji VAT/ wygenerowania JPK lub wyliczeniu zaliczki CIT.
Aby odblokować dany dokument należy w pierwszej kolejności udać się do widoku dokumentu. Następnie na dole strony powinien widnieć przycisk "ODBLOKUJ".
Jeżeli przycisk się nie wyświetla - operacja nie będzie możliwa, dokument został zaksięgowany.


2) Skorygowanie płatności UAT'em na przykładzie dokumentu kosztowego - na przykładzie, gdy płatność w rzeczywistości dokonano kartą płatniczą - nie natomiast gotówką

Korekty zapisów będziemy dokonywać przez sporządzenie dwóch UATów. Poniższe schematy przedstawiają korektę w przypadku dokumentu kosztowego. 

Dokument sprzedażowy będziemy korygować zamieniając strony kont 100/130 oraz zmieniając konto 202-xxxx na konto 201-xxxx jednocześnie zmieniając strony (WN z MA).


Korekta będzie składać się z dwóch etapów

a) Wyksięgowanie płatności

Zakładając, że przykład zawarty w niniejszym wpisie jest błędny i przy fakturze kosztowej nie odbyła się w rzeczywistości "Płatność gotówkowa" - lecz miała miejsce płatność kartą/przelewem bezpośrednio na konto, korygujemy to w następujący sposób:


W dniu dodanej płatności w systemie tworzymy UAT, który wyksięgowuje wartość z błędnego konta (w tym przypadku 100-01 - gotówka), operacja będzie zatem ewidencjonowana po prostu po odwrotnych stronach.
UAT korygujący będzie zatem prezentował się w następujący sposób:



b) Dodanie prawidłowej formy płatności

Należy oznaczyć prawidłową formę płatności, w przypadku uregulowania przelewem lub kartą, takim kontem będzie 130-01. 

UWAGA: Jeżeli rzeczywista data płatności jest inna niż pierwotnie ustawiona, należy w takim wypadku w niniejszym UAT (punkt b.) ustawić pole "Data dokumentu" na faktyczną datę płatności.