Artykuł 9 ustawy o rachunkowości wskazuje, że "Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej". Zgodnie z ww. przepisem księgowość w Polsce należy prowadzić posługując się walutą krajową - złótówki/PLN, a dokumenty otrzymane w walucie obcej należy zawsze wyrazić w złotych.
Z uwagi na fakt, że Fakturomania jest aplikacją dedykowaną dla niewielkich wielkości podmiotów działających na terytorium Polski, których transakcje odbywają się w walucie polskiej, na dzień dzisiejszy brak jest w systemie automatyzacji procesu wyliczania różnic kursowych, które należy ewidencjonować manualnie.
Należy również mieć na względzie, że przy rozliczaniu transakcji transgranicznych niezwykle istotną kwestią jest odpowiedź na pytanie z jakiego typu podmiotem przeprowadzamy transakcję tj. czy jest to dokument otrzymany lub wystawiany:
1) od/dla krajowego podmiotu czy też
2) od/dla podmiotu zagranicznego.
Kontrahent polski
1) Jeżeli dokument pochodzi lub jest wystawiany dla podmiotu polskiego, to powinien on mieć kwoty wyrażone w polskich złotych, które to kwoty należy wprowadzić do systemu.
Kontrahent zagraniczny
2) Jeżeli faktura jest wystwiana lub pochodzi od podmiotu zagranicznego, to sytuacja przedstawia się inaczej, w zależności od rodzaju oraz pochodzenia kontrahenta będą mogły mieć miejsce różne sposoby ewidencji transakcji.
Tutaj należy odpowiedzieć na następujące pytania:
1. Czy dokumenty dotyczy sprzedaży czy też zakupu usług lub towarów?
2. Czy kontrahent jest z unii europejskiej czy spoza unii?
3. Czy kontrahent jest firmą czy osobą fizyczną?
4. Czy są Państwo zarejetrowani dla celów podatku VAT UE?
5. Czy kontrahent jest zarejestrowany dla celów podatku VAT UE?
6. Czy są Państwo czynnym czy zwolnionym podatnikiem VAT?
7. Jaką stawkę VAT należy zastosować?
8. Czy VAT jest odliczalny dla zakupionych towarów lub usług?
9. Przy zakupie jeżeli podmiot pochodzi z UE, czy transakcja stanowi import usług czy wewnątrzwspólnotową nabycie towarów?
10. Przy sprzedaży jeżeli podmiot pochodzi z UE, czy transakcja stanowi wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług czy wewnątrzwspólnotową dostawę towarów?
I. W jaki sposób rozpoznać różnice kursowe? Część teoretyczna.
Na samym początku należy zwrócić uwagę, że do wszelkich operacji transgranicznych występujących w walutach obcych, płatności dodajemy wyłącznie "UATem" - manualnie. Na liście kosztów przy znaczku "banknotu", winien widnieć znak "X".
Różnice kursowe w zależności od sytuacji mogą być przychodem lub kosztem.
1) Kiedy różnice kursowe stanowią przychód?
Przychodem są w sytuacji, gdy otrzymaliśmy więcej środków niż by to wynikało z faktury przychodowej albo zapłaciliśmy mniej niż by to wynikało z faktury kosztowej.
2) Kiedy różnice kursowe stanowią koszt?
Kosztem są w sytuacji, gdy środków otrzymaliśmy mniej niż by to wynikało z faktury przychodowej albo zapłaciliśmy więcej niż by to wynikało z faktury kosztowej.
Bardzo pomocna w ocenie aktualnej sytuacji może okazać się poniższa tabela:
3) Jak wyliczyć kurs waluty?
Tutaj możemy mieć dwie sytuacje:
a) gdy posiadamy rachunek walutowy w banku - w takim wypadku stosujemy średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień otrzymania płatności lub jej wykonania;
b) gdy nie posiadamy rachunku walutowego w banku - w takim wypadku stosujemy kurs faktycznie zastosowany przez bank/kantor.
Żeby móc w prawidłowy sposób zaewidencjonować różnice kursowe, należy sprawdzić czy finalny rozrachunek jest ujemny czy też dodatni (otrzymaliśmy/zapłaciliśmy mniej lub więcej niż powinniśmy), pozwoli to na wybór prawidłowego sposobu ewidencji operacji.
4) Jak na przykładzie różnice kursowe mogą wyglądać?
Tutaj również możemy wymienić dwie okoliczności.
a) Sprzedaż
Przykład - Faktura na 100 zł.
Otrzymaliśmy od kontrahenta wartość 110 zł, wzrost kursu = 10 zł (płatność 110 zł zamiast 100 zł),
Otrzymaliśmy od kontrahenta wartość 80 zł, spadek kursu = 20 zł (płatność 80 zł zamiast 100 zł).
b) Zakup
Przykład - Faktura na 100 zł
Zapłaciliśmy kontrahentowi w walucie obcej 110 zł, wzrost kursu = 10 zł (płatność 110 zł zamiast 100 zł),
Zapłaciliśmy kontrahentowi w walucie obcej 80 zł, spadek kursu = 20 zł (płatność 80 zł zamiast 100 zł).
II. W jaki sposób ewidencjonować różnice kursowe? Część praktyczna.
Ewidencja jest uzależniona od sposobu przeprowadzania transakcji przez podmiot, tj.
a) czy podmiot nie posiada rachunku walutowego i transakcje przeprowadza za pośrednictwem swojego bieżącego rachunku złotówkowego (opcja łatwiejsza dla rozliczenia),
b) czy podmiot posiada rachunek walutowy i transakcje przeprowadza za pośrednictwem tego rachunku walutowego (opcja trudniejsza dla rozliczenia).
Każdorazowo operację należy zaewidencjonować przez moduł UAT wybierając z panelu głównego "UAT", a następnie "Dodaj UAT".
A. Gdy nie posiadamy rachunku walutowego w banku
W każdym wariancie zgodnie z częścią teoretyczną będą wyróżniane różnice powstające w związku z dokumentacją sprzedażową lub kosztową. Różnice będą miały charakter dodatni lub ujemny.
W celu zaewidencjonowania operacji związanej z dokumentami należy udać się do modułu "UAT", a następnie wybrać "Dodaj UAT", w którym datą dokumentu będzie dzień transakcji.
Po stronie WN konta 130/135 - mamy wpływ środków na rachunek
Po stronie MA konta 130/135 - mamy wypływ środków z rachunku
1) Dokumenty sprzedażowe
a) Wzrost kursu - (zysk na kursie) otrzymaliśmy 110 zł zamiast 100 zł
b) Spadek kursu - (strata na kursie) otrzymaliśmy 80 zł zamiast 100 zł
UWAGA: KONTO KONTRAHENTA 201/202 FAKTUROMANIA JEST KONTEM PRZYKŁADOWYM, PRAWIDŁOWYM KONTEM JEST RZECZYWISTE KONTO PAŃSTWA KONTRAHENTA W OPERACJI GOSPODARCZEJ.
2) Dokumenty kosztowe
a) Wzrost kursu - zapłaciliśmy za fakturę kosztową 110 zł zamiast 100 zł (strata na kursie), czyli "straciliśmy" 10 zł
b) Spadek kursu - zapłaciliśmy za fakturę kosztową 80 zł zamiast 100 zł (zysk na kursie), czyli "zyskaliśmy" 20 zł
UWAGA: KONTO KONTRAHENTA 201/202 FAKTUROMANIA JEST KONTEM PRZYKŁADOWYM, PRAWIDŁOWYM KONTEM JEST RZECZYWISTE KONTO PAŃSTWA KONTRAHENTA W OPERACJI GOSPODARCZEJ.
B. Gdy posiadamy rachunek walutowy w banku
Gdy podatnik posiada rachunek walutowy w banku za pośrednictwem którego otrzymuje lub reguluje płatności sytuacja się komplikuje. W takim wypadku niezbędna jest dodatkowa ewidencja, a chodzi tutaj o ewidencję dodatkowego przelewu, który będzie miał miejsce, tj. ewidencję przelewu środków z rachunku polskiego na rachunek walutowy (w celu właśnie dokonania zapłaty z rachunku walutowego) lub ewidencję otrzymania płatności od kontrahenta zagranicznego na taki rachunek walutowy (które to środki następnie są przelewane z rachunku walutowego na rachunek PLN).
W związku zatem z transakcjami między rachunkiem polskim a walutowym wyróżnimy:
a) Wymianę środków z PLN na walutę obcą (przykładowo przed przelewem za fakturę kosztową wymieniamy PLN na EUR - przy której to transakcji nie powstaje różnica kursowa, dlatego, że powstanie ona nam dopiero przy dokonaniu płatności);
b) Wymianę środków waluty obcej na PLN (przykładowo po otrzymaniu przelewu od kontrahenta za fakturę sprzedażową wymieniamy środki EUR na PLN - ewidencję należy zatem dodać w dniu przewalutowania).
Ewidencji takich transakcji natomiast możemy dokonać zatem albo:
a) przed zapłatą za fakturę (gdy jest to koszt) lub
b) po otrzymaniu płatności za fakturę sprzedażową.
W celu zaewidencjonowania operacji związanej z dokumentami należy udać się do modułu "UAT", a następnie wybrać "Dodaj UAT", w którym datą dokumentu będzie dzień transakcji.
Po stronie WN konta 130/135 - mamy wpływ środków na rachunek
Po stronie MA konta 130/135 - mamy wypływ środków z rachunku
1) Dokument kosztowy
a) Ewidencja transakcji przed zapłatą za fakturę kosztową - zatem przelew środków z rachunku PLN na walutę obcą
b) Następnie przechodzimy do płatności za fakturę kosztową z rachunku walutowego
I. Wzrost kursu - zapłaciliśmy za fakturę kosztową 110 zł zamiast 100 zł (strata na kursie), czyli "straciliśmy" 10 zł
II. Spadek kursu - zapłaciliśmy za fakturę kosztową 80 zł zamiast 100 zł (zysk na kursie), czyli "zyskaliśmy" 20 zł
UWAGA: KONTO KONTRAHENTA 201/202 FAKTUROMANIA JEST KONTEM PRZYKŁADOWYM, PRAWIDŁOWYM KONTEM JEST RZECZYWISTE KONTO PAŃSTWA KONTRAHENTA W OPERACJI GOSPODARCZEJ.
2) Dokument sprzedażowy
a) Ewidencja otrzymanej płatności w walucie obcej
Jeżeli faktura została wystawiona na 1000 EUR oraz została opłacona przez kontrahenta w wysokości 1000 EUR, otrzymaną płatność należy dodać w niniejszej wysokości bezpośrednio do dokumentu sprzedażowego na całą kwotę w dacie wpływu środków na rachunek walutowy. Dodania płatności można dokonać postępując zgodnie z materiałem "Dodawanie płatności (sprzedaż i koszty)".
b) Następnie, po tym jak zostanie zaewidencjonowany wpływ na rachunek walutowy i podatnik dokona przewalutowania środków, należy zaewidencjonować wymianę waluty obcej na PLN.
Tutaj w wyniku przewalutowania znajdujących się na rachunku walutowym środków możemy zyskać (powstanie przychód) albo stracić (powstanie koszt), natomiast za punkt odniesienia należy przybać kurs wynikający z faktury. W zależności zatem od wyniku będą mogły mieć miejsce dwie ewidencje.
I. Wzrost kursu
Zyskujemy na przewalutowaniu, zatem po przelewie z rachunku walutowego na PLN mamy "więcej środków" niż wynika z faktury sprzedaży. Tutaj należy zwrócić uwagę, że fakt wpływu środków na rachunek walutowy pozostaje neutralny.
II. Spadek kursu
Tracimy na przewalutowaniu, zatem po przelewie z rachunku walutowego na PLN mamy "mniej środków" niź wynika z faktury sprzedaży. Tutaj należy zwrócić uwagę, że fakt wpływu środków na rachunek walutowy pozostaje neutralny.
