Faktury w walucie obcej

Zgodnie z przepisami - księgowość w Polsce należy prowadzić posługując się jedynie walutą krajową - PLN, a dokumenty otrzymane w innej walucie należy wyrazić w złotych i w taki sposób wprowadzić je do aplikacji. 

Z uwagi na fakt, że Fakturomania jest aplikacją dedykowaną dla niewielkich wielkości podmiotów, których zdecydowana większość transakcji odbywa się w walucie polskiej, na dzień dzisiejszy brak jest w systemie automatyzacji procesu wyliczania różnic kursowych.
Przy rozliczaniu transakcji transgranicznych niezwykle istotną kwestią jest odpowiedź na pytanie czy faktura jest:
a) od krajowego podmiotu czy też 
b) od podmiotu zagranicznego.


a) Jeżeli jest ona od podmiotu polskiego - to powinna mieć również kwoty wyrażone w polskich złotych, które to kwoty należy wprowadzić do aplikacji, proces księgowania w tym przypadku ogranicza się zatem do wprowadzenia danych dotyczących kwot faktury w polskich złotych.


b) Jeżeli faktura jest od podmiotu zagranicznego - sytuacja wygląda nieco inaczej. 
Tutaj należy odpowiedzieć na następujące pytania:
1. Czy dokumenty dotyczy zakupu usług czy towarów?
2. Czy kontrahent jest z unii europejskiej?
3. Czy kontrahent jest firmą czy osobą fizyczną?
4. Jaką stawkę VAT należy zastosować?
5. Czy VAT jest odliczalny dla zakupionych towarów / usług?


W razie wątpliwości odnoszących do odpowiedzi na ww. pytania można bezpłatnie uzyskać pomoc na Infolinii Krajowej Informacji Podatkowej działającej przy Ministerstwie Finansów, dostępnej pod numerem 22 330 03 30. 


Różnice kursowe
Na samym początku należy zwrócić uwagę, że do wszelkich operacji transgranicznych występujących w walutach obcych, płatności dodajemy wyłącznie "UATem" - manualnie. Na liście kosztów przy znaczku "pieniądza", winien widnieć znak "X".

Różnice kursowe w zależności od sytuacji mogą być przychodem lub kosztem. Przychodem są dla firmy w sytuacji, gdy otrzymaliśmy więcej środków niż by to wynikało z faktury przychodowej albo zapłaciliśmy mniej niż by to wynikało z faktury kosztowej.


Kosztem są dla firmy w sytuacji, gdy środków otrzymaliśmy mniej niż by to wynikało z faktury przychodowej albo zapłaciliśmy więcej niż by to wynikało z faktury kosztowej.

Bardzo pomocna w ocenie aktualnej sytuacji może okazać się poniższa tabela:
Jak wyliczyć kurs waluty?

Tutaj możemy mieć dwie sytuacje:

a) gdy posiadamy rachunek walutowy w banku - w takim wypadku stosujemy średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień otrzymania płatności lub jej wykonania;

b) gdy nie posiadamy rachunku walutowego w banku - w takim wypadku stosujemy kurs faktycznie zastosowany przez bank/kantor.


Żeby móc w prawidłowy sposób zaewidencjonować różnice kursowe, należy sprawdzić czy finalny rozrachunek jest ujemny czy też dodatni (otrzymaliśmy/zapłaciliśmy mniej lub więcej niż powinniśmy) - pozwoli to na wybór prawidłowego sposobu księgowania. 


Jak księgować różnice kursowe? Tutaj również możemy wymienić dwie okoliczności.


Sprzedaż
Przykład - Faktura na 100 zł.
Otrzymaliśmy od kontrahenta wartość 110 zł, wzrost kursu = 10 zł (płatność 110 zł zamiast 100 zł),
Otrzymaliśmy od kontrahenta wartość 80 zł, spadek kursu = 20 zł (płatność 80 zł zamiast 100 zł).

Zakup

Przykład - Faktura na 100 zł

Zapłaciliśmy kontrahentowi w walucie obcej 110 zł, wzrost kursu = 10 zł (płatność 110 zł zamiast 100 zł),

Zapłaciliśmy kontrahentowi w walucie obcej 80 zł, spadek kursu = 20 zł (płatność 80 zł zamiast 100 zł).


AD. 1 Gdy nie posiadamy rachunku walutowego w banku

 

A. Dokumenty sprzedażowe


W celu zaewidencjonowania takiej operacji należy udać się do modułu "UAT" -> "Dodaj UAT", gdzie datą dokumentu będzie dzień transakcji.


1) Wzrost kursu - (zysk na kursie) otrzymaliśmy 110 zł zamiast 100 zł




2) Spadek kursu - (strata na kursie) otrzymaliśmy 80 zł zamiast 100 zł




B. Dokumenty kosztowe


1) Wzrost kursu - zapłaciliśmy za fakturę kosztową 110 zł zamiast 100 zł (strata na kursie), czyli "straciliśmy" 10 zł




2) Spadek kursu - zapłaciliśmy za fakturę kosztową 80 zł zamiast 100 zł (zysk na kursie), czyli "zyskaliśmy" 20 zł



AD. 2 Gdy posiadamy Rachunek walutowy w banku


W takim przypadku niezbędne jest wykonanie jeszcze dodatkowej operacji - przed płatnością (zatem jeżeli mamy fakturę kosztową) albo po otrzymaniu wpływu (jeżeli mamy fakturę sprzedażową) tzn:


a) w momencie wymiany środków z PLN na walutę obcą (np: przed przelewem za fakturę kosztową wymieniamy PLN na EUR - brak w takim wypadku różnicy kursowej, dlatego, że powstanie ona nam dopiero przy dokonaniu płatności);

b) w momencie wymiany środków z waluty obcej na PLN (np: po otrzymaniu przelewu od kontrahenta za fakturę sprzedażową wymieniamy środki EUR na PLN - księgowanie należy zatem dodać w dniu wymiany).


Ewidencji takiej transakcji możemy dokonać zatem albo:

a) przed zapłatą za fakturę (gdy jest to koszt), lub

b) po otrzymaniu płatności za fakturę sprzedażową.


1) Ewidencja przed zapłatą za fakturę - przelew środków z rachunku PLN na walutę obcą (poniższy wzorzec), po którym przechodzimy do płatności za fakturę kosztową opisaną analogicznie do części - B. Dokument Kosztowy z części AD. 1



2) Ewidencja po otrzymaniu płatności za fakturę sprzedażową 

Najpierw otrzymujemy płatność w walucie obcej, którą ewidencjonujemy w sposób analogiczny do przedstawionego w lit A) części AD. 1


Następnie ewidencjonujemy wymianę waluty obcej na PLN.


Tutaj w wyniku przewalutowania możemy zyskać lub stracić w stosunku do dnia otrzymania płatności od kontrahenta, w zależności zatem od wyniku będą mogły mieć miejsce dwa księgowania.


a) Zyskujemy na przewalutowaniu, zatem po przelewie z rachunku walutowego na PLN mamy "więcej środków" niż w dniu otrzymania płatności.



b) Tracimy na przewalutowaniu, zatem po przelewie z rachunku walutowego na PLN mamy "mniej środków" niż w dniu otrzymania płatności.