Większość operacji związana jest pośrednio lub bezpośrednio z finansami, dlatego w Fakturomanii ewidencji operacji przepływów pieniężnych w formie gotówkowej lub bezgotówkowej można przeprowadzać w kilku miejscach.
W pełnej księgowości, a zatem również w spółce z o.o. bardzo ważnym jest, aby przepływy finansowe dodawać zgodnie z faktycznymi datami oraz zgodnie z wyciągiem bankowym.
Zagadnienie związane z procesem zarządzania finansami w Fakturomanii w sposób ogólny zostało również opisane w pokrewnym materiale "Zarządzanie Finansami w systemie".
I. Gdzie można odnaleźć informację o stanie środków w systemie?
Niezwykle ważną rzeczą jest, aby salda środków w systemie odpowiadały stanu faktycznemu, z tego względu informacje o stanie środków można w Fakturomanii odnaleźć w dwóch miejscach:
1) Informacje ogólne w głównym panelu po zalogowaniu w systemie wybierając "Informacje", w którym to miejscu odnajdziemy informację podsumowującą na dzień bieżący. W tym miejscu system uwzględnia wszystkie dodane transakcje do aktualnego dnia włącznie, jeżeli zatem jakaś operacja nie została w systemie dodana, nie będzie również uwzględniona.
2) Informacje szczegółowe w module Finansów w sekcji "Podsumowanie dostępnych środków", w której możemy wybrać interesującą nas datę, tutaj możemy wyróżnić a) dane bieżące oraz b) dane na konkretny dzień.
a) Dane bieżące
W panelu głównym systemu znajduje się informacja o dostępnych środkach na dzień dzisiejszy.
b) Dane na konkretny dzień
Środki można też sprawdzić na konkretny dzień, w celu ich odnalezienia należy najpierw udać się do modułu Finansów, gdzie w tym celu wystarczy kliknąć „Finanse” w lewym menu.
Następnie po wybraniu modułu Finanse w polu z datą wybieramy datę, która nas interesuje.
System automatycznie pokaże nam:
- stan w kasie - gotówki przy prowadzeniu raportu kasowego,
- stan w banku - sumaryczne saldo środków na wszystkich rachunkach bankowych oraz
- stan środków w drodze - najczęściej środki znajdujące się u pośrednika płatności/kuriera lub ewentualne środki gotówkowe przy braku prowadzenia raportu kasowego.
II. Potwierdzenie prawidłowego Salda środków
Z rozliczeniem każdego miesiąca saldo środków w systemie musi być zgodne z saldem rzeczywistym gotówki lub saldem z wyciągu bankowego (tzw. saldem zamknięcia) na ostatni dzień rozliczeniowy okresu.
Jeżeli zatem na wyciągu bankowym naszego rachunku bankowego w styczniu 2023 z dniem 31 stycznia saldo widniało 42 664,76 zł, w Systemie musi również widnieć tożsame saldo, które widoczne jest z poziomu podglądu modułu "Finanse" w polu "Podsumowanie dostępnych środków".
III. Co jeżeli saldo jest nieprawidłowe?
1) Saldo należy w takim wypadku zweryfikować przez odnalezienie przyczyny różnicy, przyczyna może być różna, niemniej najczęściej będzie polegała na braku dodania płatności, albo na błędnie dodanej płatności. Weryfikacji dodanych przepływów możemy dokonać generując zapisy z poszczególnego konta (w aplikacji można wybrać każde konto księgowe, nie tylko 130-01).
W tym celu należy udać się do modułu "Księgowość", następnie wybrać "Dokumenty księgowe" oraz "Zapisy na koncie".
2) Jakie dokumenty będziemy sprawdzać z praktycznego punktu widzenia?
a) Generujemy zapisy z danego okresu np: 01.01.2023-31.01.2023, sortowanie 1 "Data", sortowanie 2 "Data" w formie pdf;
W przypadku przepływów na rachunku bankowym, będzie to konto 130-01.
W przypadku przepływów środków u operatora płatności, będzie to konto 135-01.
W przypadku przepływu gotówki, będzie to konto 100-01 (gdy prowadzimy raport kasowy) lub 240-0001 (gdy gotówka jest niesformalizowana).
b) Drukujemy zapisy (przykład zapisów poniżej), a następnie kładziemy je na biurku;
c) Generujemy wyciąg bankowy z danego okresu np: 01.01.2023-31.01.2023.
Z punktu widzenia księgowości, wyciągiem bankowym jest dokument który w "stopce" posiada informacje o podstawie prawnej jego wygenerowania dokumentu - prawa bankowego. Wyciąg bankowy posiada "saldo otwarcia" oraz "saldo zamknięcia", zatem konkretne kwoty otwarcia i zamknięcia miesiąca, dane te również bardzo ułatwiają przeprowadzanie weryfikacji operacji.
d) Drukujemy wyciąg bankowy, a następnie kładziemy go na biurku obok ww. zapisów;
e) Zapisy ze sobą porównujemy.
3) Sposób odczytania dokumentów na przykładzie "Zapisów na koncie 130-01", "100", "135-01" lub "240-0001".
Zapisy na kontach zespołu 1 (130-01 oraz 100-01) muszą być zgodne z wyciągiem bankowym lub raportem kasowym.
Saldo konta 240-00001 musi być również zgodne z rzeczywistością, gdy rozliczenie gotówkowe prowadzone jest przez konto rozrachunków z właścicielami przy użyciu metody płatności "Środki prywatne".
Sposób odczytania dokumentu:
- to co jest ewidencjonowane po stronie Winien (WN) - prawej - oznacza środki, które wpłynęły do firmy,
- to co jest ewidencjonowane po stronie Ma (MA) - lewej - oznacza środki, które z firmy wypłynęły.
Powyższy przykład przedstawia przepływy finansowe na rachunku bankowym, fragment interpretujemy w następujący sposób:
- zapłata za fakturę kosztową 90 zł z 3 stycznia 2023,
- wpływ od operatora płatności 150 zł z 4 stycznia 2023,
- zapłata za fakturę kosztową 61,50 zł z 4 stycznia 2023,
- wpływ od operatora płatności 200 zł z 6 stycznia 2023,
- wpływ za fakturę sprzedaży 450 zł z 11 stycznia 2023,
- zapłata za fakturę kosztową 61,50 zł z 11 stycznia 2023,
- zapłata ZUS 1986,33 zł z 13 stycznia 2023,
- wpływ od operatora płatności 400 zł z 19 stycznia 2023,
- zapłata za fakturę kosztową 100 zł z 19 stycznia 2023,
- zapłata PIT 426 zł z 20 stycznia 2023,
- wpływ za fakturę sprzedaży 250 zł z 25 stycznia 2023,
- zapłata za fakturę kosztową 256 z 26 stycznia 2023,
- wpływ od operatora płatności 250 zł z 30 stycznia 2023,
- wpływ za fakturę sprzedaży 500 zł z 31 stycznia 2023,
- zapłata za fakturę kosztową 150 zł z 31 stycznia 2023.
W polu "Per saldo" widoczne jest saldo WN (na plus) z podsumowania czyli 42664,76, które winno być zgodne z saldem końcowym wyciągu bankowego.
4) Poprawienie nieprawidłowości
W przypadku powstania niezgodności nieprawidłowo zaewidencjonowany dokument/operację należy odblokować oraz poprawić lub usunąć:
Tutaj pomocny może okazać się materiał: