Często zdarza się, że w związku z prowadzoną działalnością dochodzi do pobrania różnej formy przedpłaty np: zadatku lub zaliczki.

O ile konkretne różnice między tymi dwoma formami przedpłat różnią się od siebie pod względem efektu zabezpieczenia, o tyle konsekwencje podatkowe są podobne.

Regulację prawną dotyczącą zadatku możemy odnaleźć w kodeksie cywilnym, a została ona opisana w art. 394. § 1 KC i brzmi:
"W braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej."


Zaliczka jest natomiast zwyczajowym pojęciem i co do zasady (w przypadku braku odmiennego postanowienia) jest ona zwrotna.

1) Konsekwencje podatkowe zaliczki, zadatku, przedpłaty

Co do zasady dla każdej pobranej kwoty na poczet wykonania usługi/świadczenia należy wystawić fakturę zaliczkową, są jednak pewne przypadki, w których jesteśmy zwolnieni z niniejszego obowiązku.

Więcej informacji na temat faktury zaliczkowej sprzedażowej mogą Państwo odnaleźć udając się do wpisu:
https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000129925-zaliczka-faktury-sprzeda%C5%BCowej 

2) Generalny obowiązek wykazania VAT należnego (wystawienia faktury zaliczkowej)

Istnieje ogólny obowiązek rozliczenia VATowskiego w przypadku otrzymania płatności - a tym samym wystawienia faktury zaliczkowej. Zwracamy uwagę, że zarówno dla zadatku jak też zaliczki dokumentem ewidencjonującym zdarzenie gospodarcze jest faktura zaliczkowa, ustawodawca nie przewidział bowiem wprost dokumentu o nazwie "Faktury zadatkowej".


Ustawodawca przewidział jednak pewne wyjątki, otóż w przypadku konsekwencji względem VATu należy mieć na uwadze art. 19a punkt 8 ustawy o VAT, gdzie obowiązek oVATowania nie powstanie, gdy ww. zadatek lub zaliczka dotyczą świadczenia usług z zakresu:
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- telekomunikacyjnych,
- wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT (tzn. np:

usługi związane ze zbieraniem odpadów niebezpiecznych)

- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

- ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

- stałej obsługi prawnej i biurowej,

- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b (miejsce świadczenia usług na rzecz podatnika), stanowiących import usług.


3) Dodawanie Zadatku/Zaliczki/Przedpłaty pobranej od kontrahenta, gdy nie wystawiamy faktury zaliczkowej, a więc korzystamy ze zwolnienia wskazanego w art. 19a pkt. 8 ustawy o VAT.

W wyżej wymienionych przypadkach zadatek/zaliczkę dodajemy w Fakturomanii przez zakładkę "UAT"(1) => "dodaj UAT"(2) w menu po lewej stronie.


Poniższy schemat przedstawia sposób księgowania pobranego przez nas zadatku/zaliczki.


a) Datą operacji (1) jest data pobrania/wpłaty zadatku, w razie płatności przelewem musi ona być zgodna z wyciągiem bankowym.

b) Dokumentem źródłowym jest potwierdzenie pobrania zadatku lub umowa (2). Opis operacji można ustawić np. jako "Pobranie zadatku"(3).



Konta księgowe

Pierwszym kontem będzie konto naszych środków (1). Kontem odpowiednim dla gotówki jest konto 100-01, zaś kontem dla rachunków bankowych konto 130-01.
W przypadku sprzedaży - zatem pobraniu zadatku przez Państwa, kontrahentem będzie kontrahent znajdujący się na koncie 201 po jego dodaniu w aplikacji - "Kontrahenci"(2).

Jeśli nie został on jeszcze dodany, należy wprowadzić go zgodnie z materiałem instruktażowym pod adresem https://www.youtube.com/watch?v=RYL1luV-cyQ 


Zwracamy uwagę, że w przypadku osób fizycznych w polu NIP wpisujemy "brak", podobnie do:

https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000129691-jak-wystawi%C4%87-faktur%C4%99-bez-nip-np-dla-osoby-fizycznej-

W dekretacji (3) można wpisać "Pobranie zadatku", następnie należy uzupełnić kwoty zadatku na kontach.


W przypadku pobrania zadatku przez Państwa od kontrahenta będą to konta:

konto 100-01/130-01 - po stronie WN (4)

konto 201 - po stronie MA (5).

Na koniec wystarczy już tylko zapisać UAT (6).




W przypadku zwrotu środków (np: zaliczki) ww. schemat księgowania należy zmienić przez zamianę stron punktu (4) oraz (5) - na przeciwne strony,
następnie zaś zmienić opis z "Pobrania zaliczki", na zwrot "zaliczki".

4) Dodawanie Zadatku/Zaliczki pobranej przez kontrahenta gdy nie otrzymaliśmy faktury zaliczkowej


W przypadku wpłaty przez Państwa zadatku kontrahentowi należy zamienić strony tzn.
Przy koncie 100-01/130-01 - po stronie MA (1)
Przy koncie kontrahenta 202-xxxxxx po stronie WN (2)


W przypadku późniejszego otrzymania faktury rozliczającej wpłaconą zaliczkę/zadatek, dodając koszt pozostawiamy go jako "nieopłacony", lub dodajemy płatność wyłącznie na różnicę wynikającą z wpłaconego zadatku. Istnieje zatem możliwość, że taka faktura będzie widniała na liście kosztów jako "nieopłacona" lub "częściowo opłacona" - księgowo jednak będzie rozliczona w sposób prawidłowy.

Uwaga: Powyższej metody nie stosujemy do metody kasowej.