Faktury zaliczkowe nie są jeszcze w pełni zautomatyzowane w aplikacji, z tego powodu istnieje manualny sposób na ewidencjonowanie tego typu dokumentów w aplikacji.


Jednocześnie informujemy Państwa, że obecnie toczą się prace nad wprowadzeniem pełni automatycznych zaliczek.


Procedura Wprowadzenia faktury zaliczkowej składa się z 5 etapów. 
Wszystkie etapy tej procedury zostały poniżej dokładnie omówione.


Dane użyte w przykładzie:


Nr faktury zaliczkowej: ZAL 1/8/2018
Data faktury: 20.08.2018
Zaliczka na kwotę 1000 zł netto (230 zł VAT) 1230 zł brutto
Końcowa faktura na 100 zł netto (23 zł VAT) 123 zł brutto
Data końcowej faktury: 25.09.2018
Łącznie: 1353 zł brutto


1) Etap pierwszy - wystawienie faktury zaliczkowej


Fakturę zaliczkową wystawiamy identycznie jak zwykłą fakturę sprzedażową. Jedyna różnica polega na tym, że w polu "uwagi" należy wpisać “faktura zaliczkowa”. 
Taką fakturę należy później zaksięgować standardową procedurą, która jest identyczna dla każdego typu faktur.


2) Etap drugi - wyksięgowanie wartości netto (która nie jest przychodem)


Zaliczka co do zasady nie jest dla spółki przychodem (ani kosztem dla kontrahenta), więc należy tę kwotę odpowiednio wyksięgować. Operację tą księgujemy za pomocą narzędzia UAT: "Dodaj UAT".



3) Etap trzeci - faktura końcowa


Fakturę końcową w chwili obecnej należy wystawić w zewnętrznym narzędziu. Wystawiając fakturę końcową, powinny się na niej znaleźć informacje o wszystkich fakturach zaliczkowych.


4) Etap czwarty - księgowanie faktury końcowej


Fakturę końcową należy zaksięgować narzędziem UAT. Tutaj księgować należy jedynie kwoty, który nie zostały uwzględnione w zaliczce. W tym przypadku całkowita wartość usług wynosi 1353 zł brutto.


Zaliczka była na kwotę 1230 zł brutto, a zatem nierozliczona jeszcze część to 123 zł brutto.
Tę brakującą część ewidencjonujemy w następujący sposób:




Pamiętać należy, że w tym UAT występuje również VAT.


5) Etap piąty - księgowanie przychodu z zaliczek


Ostatnim etapem jest zaewidencjonowanie przychodu, który pochodzi z zaliczek. 


W poprzednich etapach nie stanowił on przychodu opodatkowanego, ale wraz z wystawieniem faktury końcowej/wykonaniem usługi - staje się on przychodem podatkowym.


Tę zmianę również należy zaewidencjonować z pomocą narzędzia UAT w sposób analogiczny do przedstawionego poniżej.