Większość operacji związana jest pośrednio lub bezpośrednio z finansami, dlatego w Fakturomanii ewidencji operacji przepływów pieniężnych w formie gotówkowej lub bezgotówkowej można przeprowadzać w kilku miejscach.
W pełnej księgowości, a zatem również w spółce z o.o. bardzo ważnym jest, aby przepływy finansowe dodawać zgodnie z faktycznymi datami oraz zgodnie z wyciągiem bankowym.
Zagadnienie związane z procesem zarządzania finansami w Fakturomanii w sposób ogólny zostało również opisane w pokrewnym materiale "Zarządzanie Finansami w systemie" oraz w zakresie weryfikacji prawidłowości wprowadzonych przepływów finansowych w materiale Błędne saldo środków w aplikacji / saldo rachunku nie zgadza się z rzeczywistością.
W niniejszym materiale zostaną omówione komunikaty mogące wystąpić w związku z wprowadzanymi przepływami finansowymi.
SPIS TREŚCI
II. Komunikaty systemowe1) Komunikaty związane z dodawanymi wypływami (czyli obciążeniami), najczęściej kosztami
a) Braku środków na rachunku bankowym - konta 130-01.
b) Braku środków w gotówce (gdy prowadzony jest raport kasowy) - konta 100-01.
c) Braku środków w drodze (najczęściej brak środków u pośrednika płatności) - konta 135-01.
2) Komunikaty związane z poprawianymi operacjami sprzedażowymi
I. Algorytmy systemowe
W systemie zaimplementowanych jest wiele algorytmów zabezpieczających prawidłowość wprowadzanych operacji. Można wskazać, że w systemie został zaimplementowany tok rozumowania mówiący, że w celu wydania środków najpierw należy je wcześniej dodać innymi słowy tj. "żeby wydać pieniądze najpierw trzeba wprowadzić ich wpływ".
Zgodnie z ogólną zasadą chronologii księgowości, przepływy finansowe najlepiej jest uzupełniać zgodnie z datami, czyli zgodnie z wyciągiem bankowym, ewentualnie uzupełnianie najlepiej jest rozpocząć od dodania samych wpływów.
W związku z przepływami finansowymi na etapie zatwierdzania dokumentów lub płatności można wyróżnić komunikaty dedykowane dla wypływów (występujących przy obciążeniach) albo wpływów (występujących przy uznaniach).
Walidacje systemowe są bardzo szerokie i działają również w okresie przyszłym, jeżeli po dniu transakcji podmiot nie będzie posiadał środków, system zablokuje możliwość dodania płatności, ponieważ spowodowałoby to powstanie ujemnego salda kredytowego. Często transakcje dodane z późniejszą datą "konsumują" dane środki.
Jeżeli saldo środków w dacie dodawanej operacji lub dacie późniejszej nie jest wystarczające na pokrycie wskazanej operacji, niezbędne jest uzupełnienie wpływów lub zweryfikowanie dodanych już transakcji, czy na pewno zostały wprowadzone zgodnie z księgowaniem przykładowo wyciągu bankowego.
II. Komunikaty systemowe
Komunikaty związane z dodawanymi wypływami (czyli obciążeniami), najczęściej kosztami
Z uwagi na najczęściej występujące, pierwsze zostaną omówione komunikaty dotyczące kosztów.
W tym przypadku mogą pojawić się komunikaty, które są uzależnione od sposobu wprowadzania płatności, tj.
1) Komunikaty występujące na etapie zatwierdzania dokumentów kosztowych wraz z uzupełnioną datą księgowania płatności
2) Komunikaty występujące na etapie wprowadzania płatności do zatwierdzonych nieopłaconych dokumentów kosztowych przez "Menedżer płatności" lub przepływów finansowych wprowadzanych przez moduł "Finanse".
3) Komunikaty związane z poprawianymi operacjami sprzedażowymi.
Przy czym wszystkie dotyczyć będą niewystarczających środków. Takie komunikaty mogą pojawić się na etapie dodawania płatności za koszty, ale również na etapie wprowadzania przykładowo wypłaty z bankomatu lub odblokowywania dokumentu sprzedażowego dla którego została wprowadzona informacja o wpływie środków.
Wszystkie poniżej wymienione komunikaty dotyczą zatem braku środków w systemie na pokrycie wydatku/wypływu. W takim wypadku należy zweryfikować saldo środków w module Finanse na dzień płatności lub jakikolwiek późniejszy dzień. Istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że mogły:
a) nie zostać zatwierdzone dokumenty sprzedażowe z oznaczonymi płatnościami,
b) nie zostać dodane wpływy środków do poszczególnych zatwierdzonych faktur sprzedażowych lub raportu z kasy fiskalnej lub ewidencji bezrachunkowej,
c) nie zostać zatwierdzone przepływy finansowe inne niż związane z dokumentacją sprzedażową kosztową tj. najczęściej te dodawane przez moduł Finanse (np: wpłata/wypłata we wpłatomacie/bankomacie lub wpływ środków w drodze),
d) zostać wprowadzone wypływy z późniejszymi datami "konsumujące" środki dla wcześniejszego kosztu. Taka sytuacja najczęściej ma miejsce jeżeli na etapie rozliczenia jakiegoś miesiąca dodaje się płatności z miesiąca następnego, przykładowo rozliczamy luty, a wprowadzane są już płatności kosztowe mające miejsce w marcu. Tutaj płatności z marca co do zasady powinny zostać uzupełnione na etapie rozliczenia marcowego, czyli na etapie rozliczania lutego dany koszt pozostaje zatwierdzany jako nieopłacony, przy czym oczywiście płatność zostanie uzupełniona przy rozliczaniu marca.
1) Komunikaty występujące na etapie zatwierdzania dokumentów kosztowych wraz z uzupełnioną datą księgowania płatności
a) Braku środków na rachunku bankowym, najczęściej salda dotyczącego konta 130-01
Niniejszy komunikat najczęściej może wystąpić przy uzupełnianiu płatności kosztów z wyborem formy płatności: przelew, karta, oraz płatność online.
b) Braku środków w gotówce (gdy prowadzony jest raport kasowy) - konta 100-01.
Niniejszy komunikat najczęściej może wystąpić przy uzupełnianiu płatności z wyborem formy płatności gotówka.
c) Braku środków w drodze (najczęściej brak środków u pośrednika płatności) - konta 135-01.
Niniejszy komunikat najczęściej może wystąpić przy uzupełnianiu płatności kosztu z wyborem formy płatności "Kompensata 135".
2) Komunikaty występujące na etapie wprowadzania płatności do zatwierdzonych nieopłaconych dokumentów kosztowych przez "Menedżer płatności" lub przepływów finansowych wprowadzanych przez moduł "Finanse".
a) Kwota płatności nie może być większa od salda dostępnych środków na dzień operacji lub Operacja niemożliwa, ponieważ saldo w banku na dzień operacji lub jakikolwiek późniejszy dzień jest niższe od wprowadzanej wartości.
Niniejsze komunikaty najczęściej występują przy uzupełnianiu płatności przez:
- Finanse wybierając typy operacji: wypłata gotówki z banku, nieokreślony wypływ środków z banku, wypływ środków z banku do udziałowca.
- Menedżer płatności przy uzupełnianiu płatności kosztów z wyborem formy płatności: przelew, karta, oraz płatność online.
b) Operacja niemożliwa, ponieważ saldo gotówki na dzień operacji jest zbyt niskie.
Niniejszy komunikat najczęściej może wystąpić przy uzupełnianiu płatności przez:
- Finanse wybierając typ operacji wpłata gotówki do banku.
- Menedżer płatności przy uzupełnianiu płatności kosztów z wyborem formy płatności gotówka.
c) Operacja niemożliwa, ponieważ saldo środków w drodze na dzień operacji lub jakikolwiek późniejszy dzień jest niższe od wprowadzanej wartości
Niniejszy komunikat najczęściej może wystąpić przy uzupełnianiu płatności przez:
- Finanse wybierając typ operacji wpływ środków w drodze do banku.
- Menedżer płatności przy uzupełnianiu płatności kosztu z wyborem formy płatności "Kompensata 135".
3) Komunikaty związane z poprawianymi operacjami sprzedażowymi
W przypadku dokumentów dodających wpływy środków (np: faktury sprzedażowe, raporty z kasy fiskalnej lub ewidencje sprzedaży bezrachunkowej, wpływy środków dodane przez moduł Finanse lub UAT) podczas odblokowania w celu ich poprawy, może pojawić się komunikat o nieprawidłowych saldach. Niniejszy komunikat najczęściej oznaczać będzie, że środki pochodzące z danego dokumentu lub operacji zostały już wykorzystane na opłacenie wydatku.
Inaczej mówiąc, nie można odblokować dokumentu wprowadzającego wpływ środków, jeżeli niniejsze środki zostały wykorzystane już przez inną dodaną operację np: wraz z kosztem. Jeżeli ma nastąpić odblokowanie dokumentu dodającego wpływ środków, a środki z tego wpływu zostały wykorzystane, to najpierw należy należy odblokować wypływ (czyli operację obciążającą).