Częścią aplikacji Fakturomanii jest moduł kadrowy, moduł kadrowy w obecnej formie pozwala na rozliczenie w sposób zautomatyzowany:


a) Umowę o dzieło (20% oraz 50% KUP),

b) Uchwałę o wynagrodzeniu Zgromadzenia Wspólników,

c) Umowę zlecenie (20% KUP),

d) Stosunku pracy - z wyłączeniem wynagrodzeń chorobowych itp.

e) Wynagrodzenia rozliczanego na zasadach ryczałtowych (do 200 zł z jednego tytułu).


I. Dokumenty


Moduł kadrowy umożliwia generowanie części dokumentów, które przedsiębiorca składa do Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.


Dokumenty do ZUS widoczne są w rozliczeniu pracodawcy każdego miesiąca, w którym zostało wypłacane lub dodane wynagrodzenie.

Dokumentami możliwymi do wygenerowania między innymi są:
- ZUS DRA,
- ZUS RCA,
- ZUS RZA,
- ZUS ZUA,

- ZUS ZPA.

a ponadto:

- Lista płac,

- Rachunek do umowy zlecenia,

- Rachunek do umowy o dzieło.

 

Dokumentami możliwymi do wygenerowania, które składamy w Urzędzie skarbowym są PIT-4R oraz PIT-11. 

Ww. deklaracja dla każdego z wynagrodzeń do pobrania będą w ostatnim rozliczeniu pracodawcy za dany rok, przykładowo, za rok 2018 będą one widoczne w widoku rozliczenia pracodawcy za miesiąc grudzień 2018.


UWAGA!

System nie umożliwia prowadzenia ewidencji czasu pracy, akt osobowych lub list obecności, w przypadku stosunku pracy bezwzględnie należy pamiętać o ww. obowiązkach. W przypadku umowy zlecenia niezbędne jest prowadzenie wyłącznie ewidencji czasu wykonywania zlecenia. 

II. Ustawienia pracodawcy


Klikając przycisk "Ustawienia Pracodawcy" możemy dokonać konfiguracji w zakresie płatnika składek oraz pobrać zgłoszenie do ZUS.



Po wyświetleniu się panelu "ustawienia pracodawcy" udostępniona zostanie opcja konfiguracji danych dotyczących płatnika składek (1). Zwracamy uwagę, że standardowa stawka wypadkowa wynosi 1,67 %, jednak przy wykonywaniu niektórych zawodów niniejsza stawka może się różnić. 

W panelu można również ustawić inne dane, przykładowo - dotyczące adresu korespondencyjnego (2) po których uzupełnieniu oraz zapisaniu (3) będzie możliwe pobranie zgłoszenia płatnika składek do ZUS (4).



III. Dodawanie pracownika

W celu rozliczenia pracownika, w pierwszej kolejności należy udać się do modułu kadr i nacisnąć przycisk "dodaj pracownika"



Następnie ukaże nam się panel dodawania pracownika, w którym należy uzupełnić jego dane podstawowe(nr 1), miejsce zameldowania(2) oraz zamieszkania(3). Jeżeli dane zameldowania oraz zamieszkania pokrywają się, należy w takim wypadku uzupełnić obydwa panele tożsamymi informacjami - dane w nich nie mogą pozostać puste.

Informacje o zatrudnieniu


Kolejnym panelem jest "INFORMACJE O ZATRUDNIENIU" (4), który dotyczy dokumentu na podstawie którego dana osoba została zatrudniona.

W miejscu dokumentu należy wpisać jego nazwę i numer (np. "Umowa o pracę numer X" lub "Umowa o dzieło numer X"). Pole wynagrodzenia musi zostać uzupełnione oraz odpowiadać co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu w przeliczeniu na pełny etat (w 2019 roku 2250 zł) - jednak jest to wyłącznie pole techniczne sprawdzające prawidłowość wysokości wynagrodzenia (nie jest zatem obowiązkowe wpisywanie rzeczywistego ułamka etatu). 

Wymiar pracy zapisany jako 1/1 oznacza pełny etat, zmieniając wymiar należy zmniejszyć ułamek - np. przy połowie etatu będzie to 1/2 (dla połowy etatu minimalne wynagrodzenie wynosi 1125 zł brutto). 

 

Ubezpieczenia społeczne

Najważniejsza przy dodawaniu osoby jest prawidłowa konfiguracja ubezpieczeń społecznych(5). Konfiguracji osoby dokonuje się na podstawie wypełnionego przez osobę zatrudnianą kwestionariusza osobowego.
 
UWAGA: ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne dla zleceniobiorców, zaś dla pracowników obowiązkowe.

Jeżeli zleceniobiorca nie podlega składkom ZUS (np. uczący się studenci do 26 roku życia), należy w takim wypadku wszystkie ustawienia zmienić na "NIE".


Ostatnim polem do uzupełnienia jest pole, które ma zastosowania wyłącznie przy kwocie wynagrodzenia wolnej od podatku (6). Zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku dochodowym, w 2019 roku kwota wolna od podatku wynosi 8000 zł w ujęciu rocznym.


W zaktualizowanej wersji systemu w ww. miejscu znajduje się również opcja "ulga dla młodych".



IV. Dodawanie wynagrodzenia


W następnym kroku należy dodać wynagrodzenie pracownika klikając przycisk "dodaj wynagrodzenie".




Po wyświetleniu się panelu dodawania wynagrodzenia w pierwszej kolejności należy wybrać wcześniej dodanego pracownika (1).


Kolejnym krokiem jest wybór okresu rozliczeniowego (2), w którym (ważne) należy wybrać okres którego dotyczyła umowa, nie zaś okres, w którym zostało wypłacone wynagrodzenie tzn. jeżeli osoba świadczyła usługi/pracę w październiku, zaś wynagrodzenie otrzymała w listopadzie, to należy wybrać październik po czym dopiero następnie dodać informację o wypłaconym wynagrodzeniu w listopadzie.


Wśród pozycji wynagrodzenia należy wypełnić nazwę dokumentu zatrudnienia (3) -

a) w przypadku umów o dzieło lub zlecenia będzie to rachunek (jego numer), 

b) w przypadku umów o prace będą nim umowy, 

c) w przypadku wynagrodzenia przyznanego uchwałą zgromadzenia wspólników - będzie to numer uchwały.

Następnie należy wybrać formę zatrudnienia (4) oraz wymiar etatu (5) - w przypadku pracy na część etatu należy zmienić ułamek np. na 1/2 lub 1/3 etatu. 

Pole numer 6 należy zaznaczyć w przypadku, gdy praca wykonywana była poza siedzibą pracodawcy, zaś pole numer 7, gdy zastosowanie odnajduje zryczałtowany podatek (umowy na łączną wartość do 200 zł). 


Ostatnim krokiem jest uzupełnienie wysokości wynagrodzenia (8) - nigdy w przypadku pełnego etatu, nie może być ono niższe niż minimalna stawka wynagrodzenia - tzn. dla pracy na pełny etat w roku 2019 jest to 2250 zł brutto, zatem dla pracy w połowie (1/2) etatu będzie to 1125 zł itd. - co jest uwarunkowane minimalną stawką godzinową 14,70 zł.



Dodane oraz zapisane wynagrodzenie przed jego zatwierdzeniem jest edytowalne, w tym celu jego edycji należy kliknąć "Wynagrodzenia" i "Podgląd".



Podgląd pozwala również na podejrzenie informacji dotyczącej PIT lub ZUS (1), skopiowanie wynagrodzenia (2) jego zatwierdzenie (3) oraz podejrzenie sposobu księgowania (4).



Otwierając informacje PIT lub ZUS, można również skontrolować stawki podatku, składek, sposób ich obliczenia. Rozwijając zaś poszczególne pozycje kliknięciem strzałki z lewej strony, podejrzeć  można podstawy poszczególnych składek ubezpieczenia, co może być szczególnie pomocne w przypadku składania raportów miesięcznych do ZUS.


W danych księgowych można również skontrolować w jaki sposób zapisywane będzie wynagrodzenie na poszczególnych kontach księgowych.



V. Rozliczenie pracodawcy


W celu ukończenia rozliczenia kadrowego - rozliczenia pracodawcy, najpierw należy otworzyć podgląd dodanego wynagrodzenia, następnie należy zatwierdzić je oraz dodać płatność (datę faktycznej płatności wynagrodzenia) - zwracamy uwagę, że niniejsze czynności można przeprowadzić dopiero po zapisaniu wynagrodzenia. 

-

Szczegółowo

Po sprawdzeniu poprawności wyliczonej przez system kwoty (2) należy ustawić datę wypłaty wynagrodzenia, która musi pokrywać się z datą faktycznej jego płatności. Jeżeli płatność nastąpiła gotówką należy domyślną formę płatności zmienić (4) (zwracamy uwagę, że od roku 2019 domyślną formą wypłaty wynagrodzenia jest przelew, zaś wypłata w gotówce może nastąpić wyłącznie wyjątkowo w przypadku złożenia przez pracownika/zleceniobiorcę stosownego oświadczenia). Po wykonaniu ww. czynności można oznaczyć dzień i formę zapłaty (5).



Następnie w celu finalizacji rozliczenia należy przejść do panelu rozliczeń pracodawcy (1) oraz wybrać odpowiedni miesiąc (2), czyli ten, w którym wynagrodzenie zostało wypłacone.

-

Przykład: 

W przypadku wypłacenia wynagrodzenia za styczeń w lutym, to rozliczenie pracodawcy styczniowe będzie zerowe, zaś wartości system zakwalifikuje w lutym (więcej https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000129869-dlaczego-wynagrodzenie-dodane-w-danym-miesi%C4%85cu-w-rozliczeniu-pracodawcy-widnieje-w-miesi%C4%85cu-nast%C4%99puj ). 


Zwracamy uwagę, że należy bezwzględnie pamiętać aby rozliczenia pracodawcy dokonać dopiero po uzupełnieniu, zatwierdzeniu i zapłaceniu wszystkich wynagrodzeń danego miesiąca. 

Następnie należy wybrać podgląd (3).



W kolejnym kroku można zobaczyć wysokość wyliczonych sumarycznych składek (1), a następnie zatwierdzić rozliczenie (2). Gdyby system nie pozwolił na zatwierdzenie rozliczenia, najprawdopodobniej oznacza to, że nie zostało opłacone lub zatwierdzone jedno z dodanych wynagrodzeń.



Po zatwierdzeniu rozliczenia na dole strony pojawią się dodatkowe panele, które pozwolą na sprawdzenie kwot płatności podatku oraz składek. Płatności oznaczamy przez wybranie daty faktycznej płatności należności (1 i 2). 

Po zatwierdzeniu rozliczenia (3), można pobrać listy płac oraz formularze ZUS (4). Jednocześnie pojawi się ikonka "dane księgowe" - w której odnajdziemy sposób ewidencji rozliczenia. 



ZUS PUE


Przy rozliczeniach kadrowych zalecamy Państwu składanie raportów miesięcznych przy pomocy portalu ZUS PUE znajdującym się pod adresem https://www.zus.pl/pue 


Do Państwa dyspozycji pozostaje również czteroczęściowy materiał szkoleniowy na temat zasad działania modułu kadrowego.


Materiały Instruktażowe


Poniżej zamieszczone zostały odnośniki do każdego z nich:











Dodatkowo materiały te dostępne są bezpośrednio z aplikacji w zakładce: https://app.fakturomania.pl/kadry/poradnik